Евгений Михайленко

Бизнес-процессы.

Отрывок из книги Е. Михайленко Архитектура высокоэффективного бизнеса. Как перестать быть заложником обстоятельств и заставить бизнес работать на себя.

Любой эффективный бизнес, по своей сути, в своем чистом виде представляет собой некий механизм по зарабатыванию денег участвующим в нем лицами. Разумеется, бизнес может выполнять и иные функции: образовательные, социально-значимые, личностного развития, самореализации, благотворительность и так далее, но эти функции не являются для бизнеса первичными, иначе мы имеем дело не с бизнесом, а некоей иной сущностью. Задача же бизнеса, в первую очередь, приносить доход участвующим в нем лицам, а не осуществлять затраты. Эффективность бизнеса в его классическом понимании может быть измерена в том, какие ресурсы и в каком количестве расходуются на получение прибыли. Для того, чтобы требуемые ресурсы расходовались в минимальном обьеме с максимальной эффективностью и было введено понятие бизнес-процессов. Бизнес-процессы существуют в любом виде бизнеса, даже если они не осознаются участниками бизнеса, тем не менее, они есть.

Для чего необходимо выявлять, описывать и оптимизировать бизнес-процессы:

• Чтобы оптимизировать деятельность компании, сделать ее более результативной и успешной. Именно описание бизнес-процессов помогает определить, где мы тратим неоправданно много ресурсов, какие процессы нами незаслуженно забыты, и от этого страдает общая результативность компании, а какие процессы нам вовсе не нужны, потому что отнимают ресурсы, не принося никаких результатов;
• Чтобы автоматизировать деятельность компании. Любая информационная система, внедряемая в организации, будет работоспособной и эффективной только в том случае, если в нее заложены модели бизнес-процессов, основные алгоритмы работы компании;
• Чтобы регламентировать деятельность компании. Только при наличии четких зафиксированных бизнес-процессов можно добиться того, чтобы каждый сотрудник понимал, чем он занимается, какую роль выполняет в компании, что от него зависит, какими он наделен правами и полномочиями, каков ожидаемый результат его работы;
• Для оптимизации управления компанией. Управлять упорядоченными процессами проще, чем хаотичной деятельностью.

Мы можем очень легко провести грань между функциями бизнеса и бизнес процессами. Функции описывают то, что делается, бизнес-процесс – как это делается. Так, например, в кадровой службе компании существует функция обеспечения бизнеса необходимым персоналом, это собственно функция: обеспечить. Бизнес-процессы же во исполнение данной функции описывают, как именно это обеспечение делается. В данном случае, бизнес-процесс, осуществляющий функцию обеспечения персонала будет включать в себя:

• поиск необходимого персонала;
• его привлечение в компанию;
• отсев неподходящего персонала;
• оформление на работу подходящего;
• его обучение, движение и так далее.

При этом, каждый из шагов будет осуществляться по некоторому алгоритму, описывающему конкретные шаги исполнителя по исполнению бизнес-процесса.

Бизнес-процессов не может быть больше чем функций. Если существует какой-либо бизнес-процесс, который не относится ни к какой функции, этот процесс должен быть убран, он никому не нужен и только зря потребляет ресурсы.

Общая логика системного управления людьми строится по следующей схеме:

• Понимание что и для чего мы делаем;
• Понимание как мы это делаем;
• Понимание кто это делает;
• Понимание как мы контролируем то, что мы делаем;
• Понимание как мы можем делать то, что нам нужно лучше, чем делаем сейчас.

На практике это выглядит так:

• Мы хотим зарабатывать деньги, предлагая на рынке некоторые услуги.
• Эти услуги мы оказываем вот таким образом;
• Этим занимаются вот эти люди (с описанием их конкретных ролей);
• Деятельность этих людей и конечные результаты мы контролируем по вот этим показателям вот таким образом;
• Мы знаем, как оказывать эти услуги с большей эффективностью и стремимся к этому.

Любой бизнес-процесс должен подразумевать результат. В противном случае – это бесполезная суета, отнимающая ресурсы у компании.

Крайне важным с точки зрения бизнеса является понимание того, что в бизнес-процессах ключевое значение имеет выполнение той или иной функции с максимальной эффективностью, а не персоналии исполнителей. То есть бизнес-процессы должны быть выстроены таким образом, чтобы эффективность системы не зависела от личностей работников, составляющих эту систему. Это, кстати, имеет решающее значение для нивелирования негативной зависимости бизнеса от работников – «звезд». Повторюсь: бизнес должен строиться таким образом, чтобы совершенно обычные люди могли достигать уникальных результатов. Не нужно искать уникальных сотрудников, это тупиковый путь, сделайте систему такой, чтобы самые обычные сотрудники были максимально эффективны. Система должна быть выстроена таким образом, чтобы Ваши сотрудники не могли не выполнить свои функции. Система бизнес-процессов в компании должна быть такова, чтобы работники могли и хотели выполнить свои непосредственные обязанности, не могли не выполнить их, причем надлежащим образом и с максимальной эффективностью.

Ради интереса, знакомясь с новой компанией, я всегда провожу один и тот же эксперимент, я заключаю спор с собственником: знают ли его сотрудники свои должностные обязанности. Подвести итог спору всегда очень легко. Достаточно пригласить любого сотрудника среднего звена и попросить на память озвучить бизнес-процессы, в которых сотрудник участвует и назвать свою роль в них. Если человек сможет назвать больше половины, я готов признать себя проигравшим спор. Пока такого не случалось ни разу… Ответы всегда настолько размыты и неполны, что говорить о том, что работник хотя-бы полностью понимает свою КОНКРЕТНУЮ роль в компании, не приходится, а если никто даже не может четко сказать свои обязанности и роли, о какой эффективности можно вообще вести речь?

Все бизнес-процессы можно разделить на основные (то есть те, которые непосредственно приносят компании прибыль), вспомогательные (те, которые обеспечивают выполнение основных бизнес-процессов) и управленческие (с помощью которых осуществляется управление компанией). Первых функций всегда существенно меньше, чем вторых, ибо они включают в себя массу аспектов: кадры, бухгалтерия, закупки, содержание офиса, обеспечение безопасности, маркетинговые мероприятия и множество других аспектов. Тем важнее чтобы эти бизнес-процессы были максимально эффективны и отвлекали от основных как можно меньше ресурсов. Раздутые и неэффективные вспомогательные бизнес-процессы могут «съесть» любую прибыль от основных, если не контролировать их самым жестким образом. Вообще, эффективность бизнеса очень хорошо можно характеризовать по соотношению расходования потребляемых ресурсов на основные и вспомогательные бизнес-процессы. Эффективность государства и экономики конкретной страны также можно оценить по нагрузке излишними вспомогательными процессами основных процессов, но в случае государств, необходимо учитывать, что основными процессами для них являются не только зарабатывающие и пополняющие казну государства, но и оборона, здравоохранение, образование, обеспечение правопорядка, социальные программы и так далее.

Бизнес-процессы мы также можем разделить в зависимости от потребителя результатов этого процесса – внутренних и внешних. Это необходимо для того, чтобы определить требования к результатам этих процессов, а они могут разительно отличатся в зависимости от того, потребляется результат процесса внутри компании или вовне.

Чем выше системность работы и построения бизнеса, тем меньше в нем случается ошибок и тем меньше приходится делать ненужной работы. Рассогласование же системы ведет к хаосу. На четвертом уровне управления Вы даже не выстраиваете сами систему, вы делаете так, чтобы система выстроилась сама, не могла не выстроиться и была бы максимально эффективной. В идеале, следует стремиться к тому, чтобы все ключевые процессы были саморегулируемыми и необходимые корректировки вносились в них без воздействия извне.

Между прочим, не лишена определенного смысла и высказываемая временами мысль о том, что работа над проектом является частным случаем бизнес-процесса. Это во многом верно. Пожалуй, самым существенным различием между бизнес-процессом и проектом называют уникальность результатов последнего, в зависимости от специфики бизнеса это и верно, и нет. Для некоторых видов бизнеса именно проектная работа и является основным бизнес-процессом (творческий бизнес, проектирование, строительство уникальных обьектов, научные исследования и тому подобное). Впрочем, с точки зрения систематики, жесткое разделение на проекты и бизнес-процессы не так уж и существенно, ибо управление ими осуществляется в рамках одной системы и строится на одних и тех же базовых принципах.

Прочесть всю книгу
ОБСУДИТЬ СТАТЬЮ НА ФОРУМЕ

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.