Отрывок из книги А. Кожемяко «Эра умных продаж — аудит своими силами.»

Запрашиваемые документы

Перед началом аудита команде следует запросить следующие документы:

1. Стратегия развития компании.

2. Отчет о прибылях и убытках.

3. Отчет о движении денежных средств.

4. План капиталовложений (инвестиционный план).

5. Маркетинговый план.

6. План продаж.

7. План управления товарными запасами.

8. Организационная структура.

9. Штатное расписание.

10. Доступ к клиентской базе.

11. Система оплаты труда (мотивационная схема) с указанием KPIs.

Без анализа документов аудит получится однобоким, а его результат – недостоверным. Нельзя полагаться на одно лишь экспертное мнение сотрудников отдела продаж и маркетинга, ведь «человеческий фактор» никто отменял (человеческий фактор – ни что иное, как способность людей «подмешивать» свое эго в анализ ситуации, искажая результаты). В отличие от цифр, у людей всегда есть цели, и эти цели совсем не обязательно совпадают с целями компании. Кроме того, люди могут просто не видеть тех взаимосвязей, которые способна выявить команда аудита путем сопоставления цифр с мнениями сотрудников компании, выявленными в ходе опросов.

Программа аудита

Программа аудита представляет собой список задач, которые необходимо выполнить команде, чтобы получить требуемую программу преобразований в коммерческом блоке.

Несомненно, качество рекомендаций зависит от многих факторов: опыта участников, открытости коллег, которые предоставляют необходимую информацию проектной команде аудита, стадии групповой динамики, в которой работает команда. Очень много зависит от лидера – как распределены обязанности в команде аудита, насколько качественно поставлена работа с заказчиком, насколько эффективно преодолеваются психологические факторы, мешающие работе – командное соглашательство, ошибка атрибуции, капитанизм, усталость от принятия решений… И, конечно, успех команды во многом определяет качество планирования и обратной связи в группе. Обо всем поговорим дальше.

Пока что «зацепим» лишь один важнейший момент, который следует учесть при планировании – трудозатраты на каждую задачу аудита. Прежде, чем осуществлять планирование, нужно «прикинуть» трудозатраты. Обычно «веса» принято оценивать в баллах от 1 до 10. Однако я рекомендую перенять опыт разработчиков системы планирования Scrum и производить оценку трудозатрат с использованием последовательности Фебоначчи. Ряд Фебоначчи – это последовательность чисел, в которых каждое последующее число равно сумме двух предыдущих: 0, 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34… Все дело в том, что человеческий мозг – не вычислительная машина, и ему трудно уловить разницу между, скажем, 5 и 6 или даже между 8 и 10. Получается, что вроде бы веса выбраны разные, а различие трудоемкости неявно, слабоуловимо… И ряд Фебоначчи прекрасно решает эту задачу! Как правило, для нашей оценки хватает чисел от 1 до 21, то есть 7 членов ряда – вполне достаточно.

Ниже привожу программу аудита с указанием фактора трудоемкости. В дальнейшем мы разберем всю технологическую последовательность аудита подробнее, подробно рассмотрим каждый пункт. Рассмотрение под микроскопом не обещаю, для этого одной книги явно не достаточно. Да и цель у нас иная – книга написана для практиков бизнеса, в задачу которых не входит разработка методологии. Им нужен результат. Поэтому, рассмотрим каждый пункт лишь с той степенью детализации, которая необходима сотрудникам компаний для проведения аудита. В этом я, как автор, вижу свою задачу.

Задача аудитаТрудоемкость
1Назначить и обучить руководителя проекта аудита. Поставить задачу руководителю проекта аудита.2
2Руководитель проекта собирает проектную команду аудита и обозначает порядок работы команды.3
3Руководитель проекта назначает координатора проекта (Scrum-мастера).2
4Руководитель проекта представляет заказчику команду аудита и объясняет роли участников.1
5Договориться о еженедельном контакте Заказчика и руководителя проекта аудита.1
6Запросить требуемые документы.2
7Объяснить команде основные принципы Scrum. Договориться о порядке проведения ежедневных брифингов и еженедельных совещаний.3
8Подготовить карту целей.5
9Провести аудит запрошенных документов.13
10Провести АВС-анализ клиентской базы.13
11Провести аудит каналов.21
12Провести экспресс-анализ конкурентной среды.13
13Создать гипотезы целевых рынков.21
14Провести анализ структуры.21
15Провести анализ клиентов в работе по технологии формирования спроса. Подготовить табло ведения счета.8
16Разработать портрет сотрудников коммерческой службы.13
17Произвести расчет количества менеджеров.8
18Провести анализ документооборота в компании, связанного с деятельностью коммерческой службы.13
19Провести аудит CRM-системы.21
20Провести аудит компетенций сотрудников отдела продаж21
21Провести аудит программы обучения продукту.8
22Разработать программу адаптации сотрудников отдела продаж и маркетинга.21
23Провести аудит HR-активности.13
24Провести аудит маркетинговой активности.13
25Провести аудит смежных подразделений.8
26Разработать программу преобразований.13
27Подготовить рабочий файл для заказчика с указанием порядка ознакомления с разделами аудита.3
28Поставить задачу Заказчику внимательно ознакомиться с результатами аудита и написать вопросы. Договориться о необходимом времени на ознакомление.2
29Ответить на все вопросы заказчика в комментариях гугл-документов.8
30Собрать и подготовить проектную команду внедрения.8

© 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.

Rating: 5.0. From 1 vote.
Please wait...