Павел Володин, Артем Мещеряков

Деструктивный период – путь к превосходству.
Как в непростые времена сделать свою компанию сильнее? Часть 2

Для наглядности мы приведем пример. С целью упрощения понимания мы умышленно расширили «коридор корректности» в применении правил создания архитектуры БС, то есть сделали правила более мягкими, чем в реальных проектах.

Возьмём две БС, работающие в одной и той же стабильной бизнес среде, в одном и том же сегменте, с одной и той же специализацией, с одинаковым временем работы на рынке.

Казалось бы, что при заданных параметрах и в одинаковых условиях внешней среды это должны быть БС близнецы. Практика показывает – это не так. Почему? Потому что БСI изначально иррациональная система, а БСII – это система 2-го уровня, имеющая среднюю ступень развития не ниже 2.1.1 (классификации БС мы приведем чуть позже). На рисунке 4 приведена БСI со схемой процессов, построенная в принятой во всем мире системе функционального моделирования IDEF0.

В данной схеме очень сильно упрощены основные потоки (сплошные линии связи со стрелками) и практически убраны вспомогательные (пунктирные линии связи со стрелками). Помимо всего прочего, в любой БС существуют неформальные, не регламентируемые потоки, которые нами не рассматривалась. Но уже на этом уровне можно наблюдать «узлы потерь и/или искажений потоков» (УП) (отмечены красными линиями). Чем вредны УП? На УП гарантированно происходит потеря ресурсов: информация, время, деньги, товар… Величина потерь может лежать в пределах от 10% до 100%. Потери, появляясь в каждом УП и накапливаясь, ведут к ещё большим потерям и, как результат, к снижению эффективности БС. Как мы говорили ранее, надеяться на то, что «как-нибудь всё само образуется», не стоит, так как низкоуровневые системы не имеют способностей регенерации. Исправить положение может только «стимуляция» и/или «инъекция» со стороны вышестоящего руководства, порождающая «аврал» (в 80% случаев), который ведет к еще большей потере ресурсов.

Теперь на основании схемы бизнес процессов (БП) на рисунке 4 создадим часть обеспечивающей ветки «персонал» (см. рисунок 5) или самую обобщенную организационную схему. ВАЖНО! Очень важно понимать следующую формулу «организационная схема ≠ «персонал». Организационная схема – это всего лишь часть обеспечивающей ветки «персонал».

На первый взгляд можно сказать, что это стандартная организационная схема с указанием подчинённости. Многие руководители даже могут сказать «у нас такая схема работает уже много лет, и всё нормально!». Мы не оспариваем это мнение. Мы предлагаем посмотреть на БС и БП более глубоко, более детально. Давайте совместим часть схемы БП (см. рисунок 4) и организационную схему (см. рисунок 5) в одну. При этом надо понимать, что схема БП является основой, организационная схема призвана обеспечивать существование БП. Получившаяся совмещенная схема изображена на рисунке 6. Синими стрелками показаны иерархические связи, красными стрелками – прямые функциональные связи, красными пунктирными стрелками – поддерживающие (второстепенные) функциональные связи. Хотим акцентировать ваше внимание на том, что мы сознательно взяли только часть схемы БП. Это позволит понять суть процесса и, при этом не будет слишком сложно для восприятия, как если бы мы взяли схему целиком.

Чёрными кружками отмечены «точки пересечения интересов» (ТПИ). Степень их напряжения зависит от силы связей их образовавших. Мы отметили только самые явные точки, но каждая из них является фактически не контролируемой «горячей точкой» с потерей КПД и почти гарантированным эффектом если не разрушения БС, то резким падением эффективности работы БС.

Серыми зонами (СЗ) с пунктирной границей отмечены области фактически не контролируемые, а это значит, что, в лучшем случае, процессы, проходящие в них или через них, будут иметь КПД, стремящийся к нулю.

А теперь мысленно вернитесь к схеме БП (см. рисунок 4), с которой началось моделирование. УП, отмеченные на этой схеме, совпадают или с ТПИ, или с СЗ.

Принципиальная разница между ТПИ и СЗ в механике их появления, но корень у них один – системные ошибки при проектировании архитектуры БС. Не вдаваясь в подробности — результатом их действия всегда является потеря КПД БС.

Как понятно из вышесказанного, даже из первичной диагностики части БС становиться ясно, что система не может нормально (т.е. с приличным КПД) функционировать без постоянных «симуляций» и «инъекций» — БС «больна». Если развернуть диагностику на всю схему БП, то картина только усугубиться.

Степень «болезни» БС можно вычислить и представить в цифрах. Но мы не будем этого делать по двум причинам. Во-первых, это пример, а не полноценное исследование. И в этом примере явно не достаточно данных для анализа. Во-вторых, подробные алгоритмы вычисления займут не одну страницу и могут сильно вас, уважаемый читатель, утомить. Кроме того, часть алгоритмов является авторской разработкой и используется авторами как уникальное товарное предложение (УТП) на рынке консалтинговых услуг (в международном понимании).

Вернемся к примеру. Очевидно, что никакие репрессивные меры не смогут принципиально изменить ситуацию в БС. Репрессии дают временный положительный результат. Однако в недалёкой перспективе приносят больше вреда, чем пользы. Ведь сокращение числа работников или даже числа отделов не уменьшит количество проблемных зон в БС. Вы можете возразить – нет отдела, нет связей, нет ГТ. ГТ нет, но на её месте возникнет СЗ с ещё большим разрушающим воздействием на БС. Никто не говорит о том, что нельзя «оптимизировать» или «реорганизовывать» БС. Но начинать надо не с организационной схемы, а с архитектуры БП. И на следующих схемах мы это покажем.

На рисунке 7 изображена БСII. Как мы уже говорили, БСII – это БС 2-го уровня.

Вы, уважаемый читатель, можете сказать, что УП (обозначены красными контурами) всё же есть! Мы согласимся с вами. Но давайте посмотрим на эти УП более внимательно. Так ли они фатальны для БС?

Давайте мы воспроизведём для БСII организационную схему, и вы сами увидите, что схема БП БСII отличается от схемы БП БСI, что естественно отражается и на организационной схеме (см. рисунок 8).

Теперь проведём уже известную процедуру совмещения обоих схем, как мы это уже делали для БСI, и частично отобразим связи. Значения стрелок полностью совпадает с предыдущими схемами (см. рисунок 9).

Как видно из совмещённой схемы на рисунке 9, на рассматриваемой части БС СЗ и «горячие точки» отсутствуют. Также можно заметить, что в схеме не используются «поддерживающие (второстепенные) функциональные связи». Можно сказать, что критических УП, которые могут привести к гибели БС, нет.

Для БС в целом действует правило — игнорирование УП на конкретном уровне декомпозиции может привести к тому, что свой разрушающий эффект эти УП проявят на более глубоких уровнях декомпозиции. При разработке детальной архитектуры БП это необходимо учесть. Существует ряд приемов устранения УП. Но это тема отдельной статьи, поэтому мы не будем уделять ей пристальное внимание и раскрывать подробно. При определении уровня декомпозиции, на котором необходимо устранять УП, необходимо руководствоваться принципом рационального расходования ресурсов на устранение УП. Рекомендуем оценить ресурсозатраты на устранение УП на каждом уровне декомпозиции и выбрать уровень с минимальными затратами ресурсов.

Отсутствие «поддерживающих функциональных связей» (красных пунктирных стрелок) в совмещенной схеме на рисунке 9 объясняется очень просто – они просто не нужны на данном уровне декомпозиции. БП полностью обеспечены исполнителями и, исходя из принципа «необходимости и достаточности + 10% эволюционного запаса», наложение этих связей не рационально.

Можно сделать следующий вывод: БСII имеет УП, что является деструктивным, но не фатальным для БС, БСII значительно более здоровая и жизнеспособная, чем БСI. Следовательно, с наступлением ДП у БСII имеет намного больше шансов не просто выжить, но и сохранить свой функционал. А при небольшой доработке и развиться без «запредельных» усилий со стороны руководства и сотрудников.

Основой преимуществ БСII является грамотно построенная архитектура БП. Данным примером мы нисколько не хотели уменьшить роль остальных служб в БС. Нашей целью было наглядно показать, что основой БС является именно архитектура БП. Чтобы не усложнять восприятие вам, уважаемый читатель, мы специально взяли лишь часть БС. Взяв часть БС, мы показали, что ошибка (а именно это и есть «системная ошибка), при проектировании непременно приведёт к сбоям в БС, а в ДП с высокой долей вероятности приведёт с её гибели.

Даже если в БСII всё же возникнет необходимость в репрессивных мерах, что в практике случается крайне редко, то столь непопулярную операцию можно провести с минимальными негативными последствиями для БС с существенным отодвиганием «точки не возврата» к минимальному значению, то есть к точке старта.

Грамотный бизнес-архитектор, обычно, заранее составляет несколько вариантов набора алгоритмов действий для тех или иных чрезвычайных ситуаций (ЧС). Вариаций ЧС, по воздействию, а не по форме и соответственно наборов алгоритмов в бизнесе не так много как кажется не искушенному наблюдателю.

Продолжение следует…..

ОБСУДИТЬ СТАТЬЮ НА ФОРУМЕ

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.