Деструктивный период – путь к превосходству. Часть 3

Павел Володин, Артем Мещеряков

Деструктивный период – путь к превосходству.
Как в непростые времена сделать свою компанию сильнее? Часть 3

Классификация бизнес систем.

Приведем краткую классификацию бизнес систем по количеству элементов и особенностям функционирования.

В основу проектирования архитектуры БС положены БП и их дальнейшая декомпозиция до уровней – «операция», «функция», «работа», «действие» Уровень «действие» в архитектуре применяется редко, поскольку он чаще используется для инжиниринга БС.

Для полноты дальнейшего понимания материала проясним некоторые моменты и особенности архитектуры БС.

БС создается для получения какого-либо результата, где именно БП – это способ достижения результата. БП выполняют роль «оси» или «хребта». «Ось» поддерживается четырьмя обеспечивающими ветками: «ресурсная», «коммуникационная», «финансовая», «техническая». Можно сказать, все перечисленные ветки являются ресурсами. Однако для удобства проектирования были выведены три специализированные ветки. Иногда выделяют ещё ветку «персонал» или «исполнители» и на её основе строят организационную структуру. Работа всех веток должна быть направлена исключительно на обеспечение функционирования «оси». Именно такой подход позволяет создать БС с максимально возможным КПД и избежать неоправданных потерь ресурсов. В архитектуре БС ветки имеют нелинейную структуру.

Если БС рассчитана на ведение нескольких БП, то их проектируют с учётом приоритетности направлений и с соблюдением общих правил построения систем.

Очень важно понять принципиальное отличие архитектуры БП и в целом БС от IT решений. Значимость IT – специалистов очень велика для каждой компании. Тем не менее, IT является инструментом обеспечения функционирования «оси». Иными словами IT отвечает на вопрос «как это сделать?», в то время как архитектура и инжиниринг отвечают на более глобальный вопрос «зачем это делать?». Рабочие конфликты интересов между бизнес архитекторами и IT специалистами неизбежны и, при грамотном управлении, они весьма полезны. Но решающее слово остаётся за архитектором (тут нет признаков тирании или проф. деформации, ответ прост – вся полнота ответственности за конечный результат лежит на архитекторе).

Непосредственно по классификации БС: на данном этапе развития технологий есть смысл говорить о трех уровнях развития систем, в каждом из которых есть три ступени. Уровни обозначают принципиальный эволюционный скачок, а ступени — усложнение системы в пределах изначальной конфигурации.

Для удобства проектирования БС БП разбивают на составляющие и объединяют в элементы или блоки (полноценным БП может считаться процесс, части которого есть в каждом блоке). И на ознакомительном уровне обозначаются существительными, а при дальнейшей декомпозиции обозначаются глаголами.

БС первого уровня первой ступени «БС 1.0.1» (см. рисунок 10).

БС первого уровня относятся к простейшим системам и содержат в себе три основных блока – Источник, Преобразователь, Рабочее тело.

Первый элемент – «Источник» (И) – блок, работа которого заключается в «расщеплении» внешнего потока ресурсов на полезные для БС составляющие и бесполезные. Далее полезные составляющие внешнего потока ресурсов проходят следующие этапы: фильтрация, сортировка, хранение и направление сублимированных составляющих в разные части БС. Иными словами всё, что входит в БС, должно проходить через блок «И». Только в этом случаи вероятность появления ошибки «неуправляемых потоков» может быть сведена к минимуму. Среднестатистический минимум составляет 3-5%.

Второй элемент – «преобразователь» (П) – под этим термином понимаются действия, способные изменять какие-либо принципиальные свойства исходного материала или информации, предоставляемых «И» (степень изменения пока в расчёт не берётся).

Третий элемент – «Рабочее Тело» (РТ) – под этим термином понимаются действия, направленные на достижение конечного результата, то есть основной цели БС.

Дальнейшее усложнение БС первого уровня выражается исключительно в типах связи «на своём горизонте». Часто систему первого уровня принимают за систему второго уровня, когда БС имеет следующую конфигурацию (см. рисунок 11).

Типы связей при Условном Управлении (УУ) в БС первого уровня принципиального влияния на работу БС не оказывают.

Как определить уровень БС? Простую проверку уровня БС можно выполнить следующим способом. Берём любого исполнителя (человека) в БС и отвечаем на вопросы – «Что он делает в данный момент времени?», «В каких процессах, операциях, функциях, работах, задействован в данный момент времени?», «Каков его общий КПД?», «Какова детализация КПД?». При этом очень важным условием является не «поднимать на уши» отдел, где работает этот сотрудник, а сделать это параллельно текущим БП и не нарушая их. Если вы не можете ответить на хотя бы один из поставленных вопросов, то Вы не управляете системой как таковой, а лишь получаете статистику по результатам работы БС. На основе статистики принимаются управленческие решения. Можно сказать, что это реактивный способ работы, присутствующий практически во всех компаниях. Возникает вопрос – а за что Вы платите этому сотруднику (то есть расходуете ресурс БС)? Если сотрудник получает оклад то, помимо расходования обеспечивающих ресурсов БС, он расходует и финансовый ресурс. Если сотрудник получает «%» от полученной прибыли, то расход ресурса обеспечения все равно есть. При этом мы не берем в учет деструктивную деятельность сотрудника (сознательную или нет), на ликвидацию последствий которой вы также будете расходовать ресурсы БС.

Этот мини-тест не раскрывает в полной мере функциональное и конструкционное отличия БС первого и второго уровней. Но является простым, очень информативным и позволяет легко понять, с БС какого уровня вы работаете.

БС второго уровня первой ступени «БС 2.0.1» (см. рисунок 12).

БС второго уровня являются продуктом вертикального развития (эволюции) БС. БС второго уровня включают в себя четыре элемента, три из которых – это элементы БС первого уровня, доведенные до ступени 1.3.3, а также элемент «Блок управления» (см. рисунок 12).

На ступени 2.0.1 могут быть использованы элементы системы первого уровня, версии 1.3.3. Далее, при развитии системы второго уровня три базовых элемента также трансформируются и уже не могут быть приравнены к элементам первого уровня. Таким образом, максимально развитые элементы системы первого уровня позволяют системе сделать «эволюционный скачок» на второй уровень, где появляется Блок Управления (БУ). При дальнейшем развитии системы эти элементы также должны измениться. Можно записать это в виде формулы, например И1.3.3=И2.0.1, но И1.3.3.≠И2.0.2.

Вы, уважаемый читатель, можете сказать, что системы первого и второго уровней отличаются не сильно, всего лишь наличием БУ. Однако, это не таки, различия очень существенны. Ниже мы покажем, в чем они заключаются.

Элемент (БУ) – позволяет контролировать прохождение всех БП в БС не по конечному результату БП, как это было в системах с УУ, а на уровнях значительно более глубоких, вплоть, до уровня «действие». При этом БУ снимает необходимость постоянного личного контроля БП со стороны руководства. Иными словами пока БП идет «в штатном» режиме и все параметры в норме, руководитель может не обращать внимания на этот БП и быть уверенным, что результат будет соответствовать запланированному. Однако у руководителя есть возможность мониторинга любого БП на любом уровне без непосредственного вмешательства в функционал – принцип «всевидящего ока».

В системах второго уровня руководитель имеет возможность вмешаться в БП на любой стадии его выполнения. Следовательно, руководитель имеет возможность влиять на результат путём внесения своевременных корректив непосредственно в процесс, а не исправлять ситуацию, получив результаты. Но при этом очень важно ещё раз повторить, что руководителю необязательно постоянно контролировать процессы для поиска сбоев и ошибок – это делает созданная система.

В крупных организациях настраивается «горизонт принятия решения», обычно с цветовой кодировкой. Приведем пример деления (указывается для наглядности работы системы).

При этом очень важно отметить, что руководители более высокого горизонта влияния имеют доступ к информации о прохождении БП и могут вмешаться в процесс исправления ошибки на любой нижестоящей стадии.

Накопление ошибок в системах имеет лавинообразный характер. То есть при правильном проектировании и реализации БС физически не может возникнуть ошибка стадии «функция», минуя стадию «работа». Если на стадии «работа» руководитель обозначенного горизонта смог исправить ошибку, то она не разовьётся дальше и не потребует вмешательства руководителей более высокого горизонта. С другой стороны, открытость и прозрачность системы не позволит скрывать ошибку на каком-либо горизонте влияния, следовательно, подключение к решению проблемы руководителей будет своевременным.

При такой архитектуре БС многие управленческие функции могут быть автоматизированы, что позволит руководителю распределять своё рабочее время более рационально. Руководитель получит возможность в большей степени выполнять функции по развитию и улучшению БС, вместо выполнения функции «контролера», «жандарма» и «пожарного» в одном лице. Также структура БС позволит оценивать роль каждого исполнителя с минимальным влиянием «межличностного фактора». Именно при такой системе получение ответов на вопросы «мини-теста», о котором мы говорили выше, поставленных при описании УУ не составит труда.

БС третьего уровня

БС 3.0.1 (см. рисунок 13) – это система высокотехнологичного уровня, её создание возможно только на базе успешно работающей не менее полугода БС 2.3.3.
Теоретически БС 3.0.1 можно создать на основе «полигонного прототипа» БС 2.3.3. т.е. когда есть работающая фирма «Х», в которой проходит «обкатку» БС, но по каким то причинам руководство приняло решение о параллельном запуске фирмы «У» (технология создания «полигонного прототипа» — тема отдельной статьи). В таком случае за основу БС 3.0.1 «У» можно взять БС 2.3.3 «Х», но на практике такие случаи встречаются крайне редко и требуют привлечения специалистов – бизнес архитекторов высочайшего класса.

Элемент Блок коррекции (БК) – представляет собой автоматизированный комплекс исправления ошибок в БС. В отличие от БС второго уровня при возникновении ошибки на любом горизонте влияния система пытается автоматически исправить ошибку путём предоставления алгоритмов действия исполнителю. И только когда действия по предлагаемым системой алгоритмам не дали нужного результата, система требует подключения руководителя ответственного за этот горизонт влияния, который до этого момента может занимать позицию наблюдателя.

В БС третьего уровня вопрос структуры блоков стоит жестче, чем в БС второго уровня. Можно сказать, что максимально развитые элементы системы второго уровня не могут являться основой для «эволюционного скачка» системы на третий уровень. Можно записать это в виде формулы, например И2.3.3≠И3.0.1. Таблица ошибок и горизонтов влияния также трансформируется для БС третьего уровня.

БС третьего уровня строятся на закономерности – 80% ошибок в системе носят типовой и/или периодический характер. Часть из них можно убрать путём модернизации архитектуры на предыдущем уровне, путём доработки архитектуры БС. Таким образом можно снизить число ошибок на 15-20% от первоначальных 100%. Остальные ошибки при помощи специалистов накапливаются и обрабатываются. Затем для них вырабатываются алгоритмы решения в «ручном режиме» управления, которые потом заносятся в БК как первичная основа. В зависимости от ступени БС БК может принять на себя решение 35-55% ошибок. Следовательно, в системе третьего уровня на долю руководителя приходится решение от 25 до 50% ошибок. Таким образом, при более сложной структуре и увеличенном функционале БС третьего уровня позволяют существенно уменьшить время исправления ошибки, а также уменьшить нагрузку на руководителя. БП становится значительно легче в управлении, а его эффективность возрастает. БС третьего уровня открывает возможность участия руководителя в гораздо большем количестве БП или высвобождает время для другой деятельности.

Хотелось бы сказать что система «накапливает опыт», но это будет не правильным определением, так как даже самые совершенные системы не обладают искусственным интеллектом (ИИ) и не могут самостоятельно формировать алгоритмы решения задачи.

Для чего же нужно усложнять БС до указанных уровней? Причина проста – чем выше уровень системы, тем она более рациональна и, следовательно, более эффективна и жизнеспособна. Развитая система значительно более адаптивна к ДИВУ (Динамично Изменяющимся Внешним Условиям) и может не только существовать в экстремальной внешней среде, но и динамично развиваться, занимая место менее развитых БС. Системный парадокс заключается в том, что гораздо более сложная система (БС третьего уровня) показывает себя более гибкой – она быстрее восстанавливается по сравнению с БС первого и второго уровней.

Мы не стали, уважаемый читатель, слишком углубляться в БС третьего уровня. Мы показали их обзорно, как вершины, к которым необходимо стремиться. К сожалению, в России компаний, имеющих в своей основе БС третьего уровня, единицы! В то время как многие крупные компании мира уже давно внедряют у себя решения третьего уровня, что позволяет им экономить солидные бюджеты и оптимизировать БП во времени.

Экономические выгоды и перспективы.

Если мы возьмем любую БС и декомпозируем ее до уровня операций, то сможем оценить каждую операцию, исходя из критерия отношения получаемой от операции пользы (прибыли) к затратам на выполнение этой операции. Возьмем для примера операцию «телефонный звонок». Сколько стоит эта операция в рамках объемов бизнеса БС в целом? Можно оценить затраты на амортизацию оборудования, эксплуатацию систем связи, стоимость времени работы сотрудника и так далее. Сумма затрат даст нам стоимость операции. А какова польза этой операции? Если сотрудник работает по контракту, сумма которого известна, то простая математическая операция даст нам понимание стоимости единицы времени. Например, если проект на общую сумму 120 млн. рублей выполнялся в течение 120 часов, то можно сказать, что польза часа проекта составляет 1 млн. рублей. Если этот час был потрачен на телефонные переговоры, затраты на которые составили, например, 10000 рублей, то можно составить отношение и сказать, что затраты одного часа телефонных переговоров окупились стократно. Неплохой результат, верно?

Выше мы говорили о системных ошибках. Наличие ошибок и их следствий в системе ключевым образом влияет на затраты на выполнение операции, увеличивая время на выполнение операций. Причина этого проста. Многие БП в системах дублируются без особой необходимости. Существует множество лишних взаимосвязей, СЗ, УП. Все это приводит к лишним затратам времени и ресурсов, снижает получаемую пользу и увеличивает затраты на выполнение. При этом требуются еще и люди для выполнения лишних операций, что только увеличивает затраты. На практике это может привести к тому, что потребуется не один час телефонных переговоров, а два часа. И это уже будет не стократная цифра окупаемости, а вдвое меньшая. А если потребуется не два часа, а, скажем, десять! Финансовые потери для своего бизнеса, мы полагаем, вы можете оценить сами.

По опыту работы мы можем сказать, что построение правильно функционирующей БС с правильной архитектурой позволяет сократить затраты на 15-50%. Много это или мало – судить вам! Но мы уверены, что построение устойчивых во времени и эффективно работающих БС стоит того, чтобы уделять этому пристальное внимание и инвестировать в будущее. Если вы готовы встать на путь построения эффективной БС, то мы готовы вам в этом помочь.

Теперь давайте вернемся к тому, с чего мы начали статью – к тому, что большинство компаний тратят ресурсы на борьбу с конкурентами. Можно продолжать тратить средства и пытаться обойти конкурента на повороте и дальше. Эта борьба будет лишь изматывать компанию. А получаемыми конкурентными преимуществами можно будет пользоваться лишь небольшое время – конкуренты быстро вас догонят. Мы же предлагаем вам задуматься об «эволюционном скачке» вашей компании. Это очень непростое управленческое решение. Но именно такие решения позволяют получить целый комплекс долговременных преимуществ. Именно такие решения сделали сына обычного фермера знаменитым на весь мир промышленником Генри Фордом. Именно такие решения сделали известным Григория Елисеева, который надолго оставил позади своих конкурентов, открыв свой знаменитый магазин, ставший, впоследствии, прототипом всех современных супермаркетов. Что мешает вам идти по этому пути? Ничего!!!

ОБСУДИТЬ СТАТЬЮ НА ФОРУМЕ

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.