Очень популярная тема сегодня – Time management. Ну и конечно, не поспоришь – времени всегда в обрез, все куда-то спешат, торопятся. Надо успеть сделать кучу дел, получить образование (да не простое, а лучше всех), построить карьеру (да не простую, а самую крутую), выйти замуж/жениться (да не просто так, а раз и навсегда), родить детей (идеальных), воспитать их (кто бы сомневался – самых лучших), завести друзей (нужных), купить квартиру, отремонтировать, и еще машину, и дачу не забыть, и еще 3 раза в год по европам в отпуск (каждый раз в новое место) и конечно, при всей этой канители надо ухитриться не (пардон) откинуть копыта преждевременно.

Возможно ли успеть это все?

А почему бы и нет? Ведь все в жизни возможно, и у других получается! Значит и у вас получится!

Но что для этого нужно?

А вот как раз для этого и нужно знать, как управлять временем.

Для обучения управления временем есть множество тренингов, книг, учебных пособий. Написано, снято, переведено и т.д. огромное количество материала, но что толку, если люди несмотря на это обилие информации и советов, не могут спланировать ничего, т. к. они не умеют или не хотят уметь управлять своим временем. Может боятся что не смогут? Странно, ведь хотят же!

Мой сотрудник, очень милый и сообразительный молодой человек. Он тоже очень хочет уметь управлять своим временем. Назовем его – Федор. У него есть девушка. Они любят друг-друга и конечно, дорожат своей личной жизнью, своим личным временем. Молодые люди хотят быть вместе вечерами после работы, выходные проводить вместе, гулять держась за ручки, готовить обед вместе ну и т.д.

Вопрос — что делает Федор для того, чтобы максимально увеличить время, проведенное с любимой? Как он строит свой день для того, чтобы быстрее встретиться с ней после рабочего дня? Посмотрим на его среднестатистический день.

Рабочий день в нашем офисе начинается в 10:00. Вроде нормальное время для того, чтобы прийти на работу вовремя, а для некоторых так вообще неслыханная роскошь! Может быть, но не для Федора. Он в 10:00 только просыпается. Соответственно, на работу приходит не раньше 11:30. Как вы наверное, догадываетесь, он не успел позавтракать (ведь он торопился), поэтому он голоден. По дороге на работу он покупает творог и сметану. На рабочее место Федор попадает не сразу – сперва он идет на кухню и на правах голодного человека завтракает. На здоровье, Федор, только ты ведь работать начинаешь в 11:45, вместо положенных 10:00. Нет, конечно это не конец света. Просто человек опоздал. А если учесть, что мы говорим про рекламное агентство, большинство клиентов которого начинает работу аж в 9:00 и они звонят, пишут, дают задание, просят ответ и все срочно пресрочно, то посвященным становится ясно, что дело близко к скандалу. Но Федор у нас, как говорилось, малый милый и сообразительный, так что сразу, в 11:45 засучив рукава, начинает работать в поте лица, чтобы все сделать вовремя и в 19:00 уйти домой к любимой.

Тут совершенно незаметно подкрался обеденный перерыв. Федор ведь легко позавтракал, поэтому уже проголодался. Засим в 13:00 Федор, как пунктуальный человек, идет обедать. Возвращается он в 14:30, т.к. ровно часа на обед не хватает. Но ведь не только обедом одним сыт человек, ему ведь и пообщаться надо с друзьями (обеденное время это личное время), поэтому Федор еще как минимум пол часа общается, черпает так сказать, вдохновение, делится опытом и с чувством исполненного долга в 15:00 опять приступает к работе.

И что сейчас? Надеюсь вы не забыли про девушку, которая ждет любимого с работы и тоскует? Ей ведь тоже нужно с Федором пообщаться! А для этого есть столько возможностей – Facebook, Skype, Mail Агент, WhatsApp и т.д. и т.п. Вот и переписывается Федор периодически с ней. Нет, он не отвлекается, он по уши в работе, только отвечает на ее сообщения. Ведь в конце концов, что важно в жизни? Разве не любовь? Не друзья? Не личная жизнь? Спорить не будем – это важно.

А что дальше? Ну а что может быть дальше? Наступает конец рабочего дня, а у Федорушки нефигушки не готово. Так, на пару писем успел ответить, а отчет не сделал, презентацию не закончил, бриф от клиента (СРОЧНЫЙ!!!) даже не открыл не говоря о том, что не обработал!

И вот тут начинается самое главное – тут к Федору приходит понимание, что сделать это все надо было еще позавчера. И если он не сделает все сегодня (ну хоть половину дел), то плакал его годовой бонус (на который он хотел с любимой слетать на Гоа) а также медным тазом накрывается увеличение зарплаты, которое он так ждал. И вот сидит наш Федор, вроде бы сообразительный молодой человек, и вместо того, чтобы бежать к любимой после рабочего дня и готовить вместе с ней ужин или наслаждаться уже приготовленным ею ужином, делает то, что мог вообще без проблем успеть в рабочее время. Хотя теперь, получается, что он на самом деле тратит свое личное время на работу.

В 24:00 (это в лучшем случае), Федор уходит с работы домой. А так как эта карусель продолжается изо дня в день, то он нередко вынужден работать и в выходные.

Если посмотреть с одной стороны, со стороны Федора и его близких, то он все делает правильно – он дорожит личными отношениями, не оставляет без ответа друзей и любимую, будучи на работе, он успевает уделять время им – самим дорогим людям. Но ведь есть и другая сторона – Федору нужны деньги, работа нужна ему, т.к. необходимо заработать на жизнь и без работы это у него не получается. Но он не может сделать работу вовремя, так как самое важное для него – близкие люди и он пытается отдать максимально времени и внимания им, хотя, делая это, он оставляет их без внимания, так как пропадает до полуночи на работе, чтобы успеть то, что он не успел, потому что отвлекался на них же в то время, как должен был работать.

Тяжелая ситуация? А для некоторых и до боли знакомая.

Как вы думаете, доволен ли Федор этой ситуацией? А его девушка? А друзья, разве не талдычат ему – ты что делаешь, что ты в этом офисе нашел, ты ведь там ночами сидишь, работы по горло, а платят копейки, уходи, найди что-то лучше, ты ведь умный, у тебя получится!

Нет, не получится. И в этом нет ничьей вины, кроме как самого Федора. Ведь не в количестве работы дело, а в том, как Федор эту работу выполняет. Точнее, как он распределяет свое рабочее время.

Я не предлагаю тут какую-то идеальную формулу, я просто предлагаю подумать и распределить время так, чтобы успеть выполнить задания и не задерживаться на работе до полуночи.

Надо просто прийти на работу вовремя (кстати, за опоздание на мин. 15-20 не просят обяснительную и зарплату не снимают), просмотреть дела, распределить их по приоритетности, прописать время, которое нужно для выполнения каждой задачи, надо понять, что вы сделаете сами, а что можно делегировать. На это уходит мин. 10-15, не больше.

Сперва делегируйте часть заданий другим. То, что вы сами ручками не выполняете, то, что должны вам предоставить коллеги (другой отдел, подчиненные). Если надо срочно отвезти документы клиенту, вы ведь сами не будете отвозить, а попросите водителя?! Если надо заказать билет, вы ведь скажете секретарше и не станете сами обзванивать турагентства?! Почему? Да потому, что у каждого есть свои обязанности, вот почему!

То же самое касается и других дел. Вы лучше знаете, что можно передать другим, а что есть именно ваша задача. Пока остальные выполняют их часть задачи, вы легко успеваете сделать свою. Потом у вас остается время на то, чтобы просмотреть то, что сделали коллеги, комментировать или подправить, и вот, работа готова. Главное, не отвлекаться каждые 5 минут.

Это все было проговорено Федору несколько раз. Ему даже предложили вариант (можно даже назвать это экспериментом) – он прописывает для каждого дела время, сколько нужно для ее выполнения. (Человек, проработавший 3-4 года на одной позиции, понимает, сколько времени ему нужно для каждой задачи +/-10 минут). После выполнения каждого задания, каждого пункта, ему предложили отвлечься на личную жизнь на мин. 10 – ответить девушке, другу, сделать личный звонок. Не постоянно отвлекаться, а именно выделить время для ответов. Так он мог отдохнуть от работы и подготовиться к выполнению следующей задачи в списке. По этому расписанию Федор успевал все и даже лишнее время у него оставалось. Эта правда!

Что сделал Федор? Он даже не попробовал. Ему показалось чудовищным, что он не будет сразу отвечать на сообщения друзей или любимой. Соответственно, он все еще задерживается на работе, все еще недоволен, его друзья и девушка считают, что он работает слишком много, но на деле он жертвует рабочим временем для личных отношений и потом вынужден пожертвовать личным временем, чтобы успеть сделать работу. В итоге, он не успевает ничего, все недовольны и его снижают в должности. То есть, на работе провал и в личной жизни не все гладко.

Это просто один пример из многих. Можно долго говорить, объяснять, утверждать, что каждый отдельный пример уникален и что не у всех так, как у Федора. Что может быть и у Федора все не совсем так, как написано и что все это не совсем правда. Спорить можно долго и о многом, но ведь все мы понимаем, что верно вот что – если не концентрироваться на одном, если распылять свое время, если пытаться сделать все и сразу, если не систематизировать и не ставить приоритеты, то время будет потрачено зря, впустую.

Вдумайтесь в эту фразу – управление временем. Все, что вам нужно, это начать управлять тем временем, что есть в вашем распоряжении, эффективно. Не просто тратьте время, а распределяйте ее. В начале дня распишите все задачи и поставьте напротив них две колонки. В одной вы запишете изначально примерное время, которое нужно на ее решение по вашему мнению, а во второй то время, которое понадобилось реально. И вечером взвесьте и подумайте, почему времени понадобилось больше или меньше? Что на это повлияло, какие факторы? Что это были за факторы? Зависящие от вас или от других? Можно ли на них подействовать, обратить в свою пользу? Улучшить?

Сначала на эти упражнения у вас будет уходить время, но потом вы сможете это все делать мысленно, не третья даже секунды на записи. Вы научитесь управлять временем и успевать больше. Вы построите успешную карьеру и будете счастливы в личной жизни.

Попробуйте. Удачи!

© 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.