Отрывок из книги А. Кожемяко «Эра умных продаж — аудит своими силами.»

Сначала об инструментах. Основным инструментом является доска задач. Как уже говорилось ранее, мы в своей практике пользуемся облачным сервисом www.trello.com. Он прост, удобен, бесплатен (на момент написания книги) и для присоединения к нему достаточно использовать google-аккаунт пользователя. На доске задач, как уже говорилось ранее, отображаются задачи в виде карточек и их ответственные. Изначально задачи помещаются в единый список (левую колонку доски), называемую бэк-лог – накопитель задач и назначаются ответственные. В процессе работы ответственные сотрудники могут оперативно переназначены по решению группы, основная идея Scrum – гибкость – не должна быть потеряна.

Доска задач содержит несколько колонок. Первая колонка «бэк-лог» — это общий список задач, куда погружаются карточки с задачами аудита единым списком. Вторая колонка носит название «спринт» (наименования «спринт» и «бэк-лог» предложены создателем метода, поэтому не вижу смысла их менять. Слово «спринт» подчеркивает стремительность выполнения задачи, и то, что группа должна на «спринте» изрядно выложиться. Изначально взято из спортивной практики). Обычная длина спринта – одна или две недели, наш опыт проведения аудита коммерческого блока показывает, что спринт удобно рассчитывать на одну неделю. Колонка «сегодня в работе» нужна для того, чтобы команда определила свою дневную фокусировку в этот день не обращала бы внимания на другие задачи из спринта и уж, тем более, из бэк-лога. В ходе работы команда быстро почувствует свои возможности, возьмет необходимый разгон и начиная со 2-3 спринта начнет планировать свою загрузку довольно точно.

Говоря об инструментах, мы затронули еще одно важное правило Scrum – исключение потерь. Одним из самых распространенных видов потерь является многозадачность. Конечно, нам всем бы хотелось ощущать себя Юлиями Цезарями, с его способностью делать несколько дел одновременно, но только боюсь, что вероятность рождения подобных индивидов существенно ниже статистической погрешности. Так что, не обольщайтесь. Занимайтесь одной задачей необходимое время, и лишь затем переключайтесь на следующую – в фокусе сознания мы способны удерживать лишь одну задачу одновременно.

При переключении между задачами наш мозг, если говорить упрощенно, совершает последовательно четыре операции: прерывает текущий процесс, обращается к памяти, выбирает там нужные ассоциации с новым процессом и лишь затем запускает его. Если задачи нетривиальные, то на полное переключение нам требуется около 15 минут драгоценного времени. Итак, восьмое правило – по возможности, исключите многозадачность. Конечно, есть вторая грань – усталость от выполнения задачи, что происходит, например, с людьми, работающими на конвейере. Например, наблюдая за своей эффективностью, я ввел для себя правило 1,5-2. Это время в часах, которое я отвожу на выполнение одной задачи без переключения на другую, если, конечно, задача не будет выполнена раньше. Дальше следует переключение, иначе возникает переутомление и, как следствие, потеря эффективности.

Но вернемся к доске задач. Существует еще пара колонок: «сделано» и «отказались». В колонку «сделано» перемещаются карточки с обозначением задач, которые, по мнению команды уже выполнены, в колонку «отказались» — задачи, которые в процессе проведения аудита потеряли свою актуальность (такое бывает). Тем не менее, карточки, потерявшие свою актуальность, не стоит удалять с доски задач – они могут понадобиться для анализа или вдруг «всплыть» в дальнейшем. Аудит системы продаж для команды, созданной из сотрудников компании – это всегда плохо формализованная задача.

Любые действия команды должны отображаться на доске задач – это правило, нарушать которое строго запрещено. Поскольку доска задач размещается в облачном хранилище, все члены команды имеют к ней доступ в любое время с компьютера или мобильных устройств, что крайне удобно, особенно, если проведение аудита затрагивает филиальную сеть компании и часть команды в определенные периоды проведения работ может находиться на удалении.

Возможности программы позволяют «развернуть» карточку и прописать детализацию каждой задачи. Как вы уже успели понять, разбивать все задачи бэк-лога на подзадачи нецелесообразно. Этим нужно заниматься, когда карточка переведена в текущий спринт. Список подзадач следует уточнить, когда смещена в «сегодня в работе». Наша команда подготовила типовую доску задача аудита. Эта доска содержит карточки, уже разбитые на подзадачи. Но это – следствие накопления опыта проведения аудитов, подобные типовые доски проектов следует создавать, когда технология уже достаточно отработана. Если аудит ваша команда проводит впервые, то лучше деление на подзадачи проводить, когда карточки перемещаются на очередной спринт.

Рис. 3. «Разворот» карточки задачи на доске аудита

На рис.3 хорошо видно, что представляет из себя карточка задачи на доске команды аудита. Вверху находится название задачи, далее в графе “Members” добавляются ответственные члены команды, ниже в графе “Description” мы рекомендуем добавлять ссылки на документы, в которых проводится анализ по данной задаче и даны рекомендации. Помните один из главных принципов Scrum? Каждая задача должна приводить к появлению ценности для заказчика. Поэтому, любой анализ, который команда проводит в ходе аудита коммерческой службы, должен завершаться рекомендациями заказчику. Потом все эти рекомендации будут сведены командой в программу внедрения, но это уже другая история – синтез. О синтетической стадии поговорим в конце книги, пока что речь о подготовке к проведению аудита. Далее идет та самая детализация задачи, о которой речь шла чуть выше. Для этого на карточке предусмотрено поле “Checklist”, позволяющее создавать подзадачи. Программа возле каждой подзадачи ставит поле, в котором, при выполнении подзадачи ответственный может поставить галочку, сигнализирующую о том, что подзадача выполнена. Карточка, в которой не все подзадачи выполнены, не может перемещаться в колонку «Сделано». Удобным полем является “Add comments”, где аудиторы могут указать важные для себя или для других членов команды комментарии.

Программа имеет много дополнительных полезных функций – к карточке можно прикрепить файл, установить дату ее исполнения, при написании комментария указать адресата, которому следует обратить внимание на эту заметку. На момент написания книги интерфейс программы не русифицирован, но главное, что программа поддерживает русские шрифты, так что никакого дискомфорта при ее использовании не возникает.

Любое планирование команда аудита проводит с использованием доски задач.

Вторым инструментом, который мы используем в ходе проведения аудита, является единая среда для обработки информации, к которой любой член команды имеет доступ и права редактирования. Наиболее удобной средой для таких проектов, как аудит системы продаж, считаю google-диск по причине уникальной возможности в создании и редактировании документов, электронных таблиц и презентаций прямо в редакторе, находящимся в «облаке». Google-диск, подобно Windoows, позволяет создавать структуру папок, доступную всем членам команды аудита в любой момент времени, кроме того, аудиторы могут предоставлять доступ к папкам или файлам другим сотрудникам компании, задействованном в ходе аудита. Удобство облачного хранилища с возможностью обработки файлов заключается в том, что компания может начать внедрять рекомендации аудита еще до его завершения!

Рис. 4. Структура папок проекта аудита в «облаке» Google-диск.

Организация облачного размещения и редактирования файлов позволяет команде работать с невероятной оперативностью, так как отпадает необходимость создавать промежуточные документы, пересылать документы друг другу, появляется возможность ставить гиперссылки на документы (в ходе аудита – это обычная практика, так как в выводах часто возникает необходимость дать ссылку на анализируемый документ), в тексте документов создавать задачи-комментарии с указанием ответственного (предоставить ответ на комментарий любого члена команды – обязательная практика). Очень удобным является поле, в котором члены команды видят действия над документами со стороны своих коллег. Подобная индикация заметно ускоряет работу.

Третьим инструментом является чат команды аудита. Он нужен для проведения ежедневных «летучек» команды аудита, а также для оперативной связи членов команды в ходе работы над проектом. Чат должен иметь возможность поддерживать видео- и аудио-конференции команды, а также текстовые сообщения, которые видят все члены команды. По желанию можно организовать чаты и между двумя сотрудниками, решающими частные задачи, общение по которым нет смысла выносить на обсуждение команды – это будет лишь информационный мусор, «белый шум». Не стоит засорять командный эфир потоками лишней информации. В качестве командного чата мы «облюбовали» сервис компании Google “Hangouts”, он также предоставляется бесплатно и поддерживает все необходимые нам функции.

Итак, мы имеем: правила Scrum, которые нужно донести до команды и неукоснительно соблюдать, набор инструментов – сформированная доска задач в www.trello.com, среда для создания документов google-диск и чат Hangouts, которые нужно активировать и удостовериться, что команда научилась ими пользоваться. Осталась последняя вершина нашей триады успеха – это сценарии и ритуалы.

© 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.