Евгений Михайленко

Как не потерять контроль над бизнесом при удаленном управлении

Держу свое слово и продолжаю тему про удаленное управление бизнесом. В первой части мы рассмотрели что необходимо, чтобы безболезненно перейти на такую форму организации бизнеса, при которой Ваше ежедневное присутствие в офисе не является необходимым. Теперь же давайте посмотрим, что нужно, чтобы данная система работала без сбоев и приносила Вам достойные плоды.

В первую очередь, удаленное управление бизнесом подразумевает жесткий контроль. Чем меньше времени Вы физически тратите на непосредственно бизнес, тем более плотный контроль необходим. Основная опасность для управления бизнесом на расстоянии заключается в риске потерять контроль над ситуацией и бизнесом. В природе не существует универсальных методов контроля, и причина этому разнообразие специфики бизнеса, различие производимых продуктов и оказываемых услуг, большое количеством планов развития ситуации. Искусство управления во многом состоит именно в умении выбрать правильные критические контрольные точки. Критические точки контроля можно определить, ответив себе на несколько вопросов: какие показатели наилучшим образом отражают цели компании; по каким внешним признакам я могу определить, что эти цели не выполняются; каковы методы оценки серьезных отклонений; каким образом я получу информацию о том, в чем причина тех или иные неполадок.

В первую очередь, нужно позаботиться о том, чтобы непосредственные наемные руководители операционной деятельностью Вашего бизнеса полностью понимали и разделяли Вашу стратегию. А это значит, что с ними необходимо детально и очень подробно проговорить все нюансы стратегии, перспективные направлении развития компании и выслушать их встречное мнение, понять и обдумать его. И по результатам, ВМЕСТЕ с ними, составить документ с описанием позиционирования компании и планируемыми показателями на период в несколько лет. Впоследствии Вам регулярно будет нужно возвращаться к данному документу (в том числе, при удаленных совещаниях), анализировать ход его выполнения и вносить в него коррективы.

Что необходимо контролировать?

Управленческий учет
Вам следует установить критерии, которые будут использоваться для оценки ситуации в Вашем бизнесе. Их целесообразно разделить на стратегические (реализация конкретных проектов, норма прибыльности, доля рынка, капитализация бизнеса и т.д.), и операционные (количество клиентов и структура клиентского портфеля, средний чек, уровень повторного обращения клиента и пр.).

Активы
Обеспечение сохранности активов при Вашем фактическом отсутствии становится критично важной задачей. Необходима действенная система контроля за их использованием и сохранностью, в идеале — с несколькими дублирующимися независимыми цепочками информации. В таком случае Вы сможете расслабиться, если по всем каналам к Вам будет приходит идентичная информация о состоянии активов. Уповать только на человеческую порядочность в данном случае не стоит.

Единая логика и способы руководства
Как уже было сказано выше, Ваш менеджмент должен понимать и разделять Вашу стратегию. Вы должны одинаково понимать цели бизнеса и идти к ним согласованными маршрутами. Не жалейте времени на обсуждение этих вопросов со своими сотрудниками.

Менеджеры должны понимать все тонкости бизнеса и быть преданы компании
Профессионализм и порядочность Ваших руководителей в условиях удаленного управления бизнеса становятся еще более значимым фактором, чем при обычной модели ведения дел. Необходимо нанимать сотрудников с развитым чувством ответственности и обязательности. При нахождении руководителя на большом расстоянии, очень многое зависит от ответственности сотрудников в офисе. При переходе к удаленному управлению бизнесом персонал, в первую очередь это касается топ-менеджмента, должен превратиться в «ключевой ресурс», то есть стать энтузиастами-профессионалами, а для этого необходимо внедрение эффективной системы мотивации: постоянная и переменная составляющая заработной платы, основывающаяся на результате, обучение, корпоративная культура, соревнования между сотрудниками, поощрения и ряд других.

Контроль рыночной ситуации
Вне зависимости от своего местонахождения, руководитель обязательно должен осознавать ситуацию в своей отрасли, анализировать шаги и планы конкурентов, оценивать угрозы внешней среды.

Цепочки информации и их эффективность
Ваши возможности по получению и передаче информации при удаленной работе существенно снижаются. Вы отсутствуете в офисе физически, а значит, не можете лицезреть происходящее собственными глазами, так сказать, пощупать и понюхать. И, соответственно, это должно компенсироваться всеми возможными способами. Ваши каналы обмена информацией ни в коем случае не должны ограничиваться только проведением регулярных совещаний. Используйте все что только можно: телефон, skype, интернет, видеоконференции, вызывайте ключевых менеджеров к себе физически, присылайте в офис Ваших представителей, установите в офисе видеокамеры с удаленным управлением. У Ваших менеджеров всегда должна быть возможность экстренной связи с Вами при чрезвычайной ситуации. Заведите правило, согласно которому любой из сотрудников обязан отвечать на вопрос коллеги как можно быстрее, но в любом случае, не позднее, чем в течение 24 часов.

Из множества программных продуктов, которые позволяют сохранить контроль, управляя процессами бизнеса на расстоянии, собственник может выбрать наиболее подходящий под его конкретные цели и задачи. Основные требования к такому продукту, это возможность:

• обмениваться сообщениями с работниками, независимо от расстояния и границ,
• иметь коллективный доступ к любым данным в корпоративной сети,
• следить за ходом выполнения каждой как поставленной Вами (это обязательно), так и поставленной иным Вашим менеджером (очень желательно) задачи.

Научитесь спокойно делегировать
Необходимо умение доверять своему коллективу. Порой это дается действительно непросто из-за боязни совершения ошибок Вашими менеджерами, провалов проектов либо общего регресса бизнеса. Но при нахождении вне офиса такое доверие просто необходимо для того, чтобы работники имели достаточные полномочия для принятия необходимых решений. Просто примите как факт, что иногда люди ошибаются. При предоставлении им полномочий нужно учесть, что временами их решения будут казаться неоправданными либо ошибочными (при этом, объективно это не обязательно именно ошибочные решения, может быть просто другие люди решают проблемы не так, как их бы решали Вы, и при этом не факт, что их решения неправильны). Спокойно относитесь к проблемам, воспринимайте входящую информацию без эмоций и, не поддаваясь панике. При нахождении на большом расстоянии от бизнеса собственник часто склонен преувеличивать существующие проблемы.

Работа с персоналом, что нужно помнить при удаленном управлении
Сотрудникам, чтобы освоиться с новым способом работы без постоянного непосредственного присутствия руководителя, необходимо время. Необходимо регулярно проводить совещания, во время которых будет осуществляться взаимная обратная связь: подчинённые смогут докладывать о состоянии дел и получать задачи вместе с инструкциями по их выполнению. Каждый ключевой сотрудник должен иметь способ экстренной связи с Вами. Перед отъездом Вам предстоит подобрать себе надёжного заместителя, которому можно делегировать часть полномочий. Следует заранее оговорить, какие задачи он может решать самостоятельно, а по каким вопросам он обязан связываться с Вами, при этом, нужно хорошо понимать, что принятые им решения могут отличаться от тех, которые в данной ситуации Вы приняли бы сами. Видео-конференции и переписка по электронной почте не могут полноценно заменить непосредственное общение.

ОБСУДИТЬ СТАТЬЮ НА ФОРУМЕ

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.