Получить достоверные данные для собственников и менеджеров, отражающие реальное положение дел в компании, можно с помощью прозрачной отчетности.

Почему бухгалтерский учёт не обеспечивает прозрачность

Анализ бухгалтерской отчётности непригоден для получения полезной информации в интересах управления предприятием и сторонней оценки его финансовых результатов. Правила бухгалтерского учёта определяют завышение сумм статей актива баланса. А вот степень завышения определить невозможно, не имея результатов скрупулёзного управленческого учёта. Так, например, в сумму оборотных средств входят:

• Дебиторская задолженность (вся ли она будет получена?)
• Неликвиды на складе (можно ли за них выручить хоть копейку?)
• Полуфабрикаты (все ли они будут превращены в продукцию, можно ли их хоть кому-нибудь продать и почём?)
• То, чего уже не существует, но ещё не списано, так как в бухгалтерию не поступили соответствующие документы. И т.д.

(Подробный разбор бухгалтерской отчётности и построенной на её основе аналитики читайте в книгах [1 и 2].)

Уже поэтому прибыль, отражаемая в бухгалтерском балансе, никакая не прибыль, а налогооблагаемая база.

Почему же миллионы людей во всём мире так много анализируют бухгалтерскую отчётность? Да потому что другой открытой отчётности просто нет.

Что необходимо для создания прозрачной отчётности

Собственников и менеджеров интересует отчётность, выраженная не только в денежных единицах, но также и в штуках, тоннах и других показателях. Подробнее остановимся на учёте финансовых операций. Хотя перечисленные принципы сбора информации универсальны и пригодны для других частей управленческого учёта.

Денежными операциями будем называть не только факты платежей предприятию или его контрагентам, но и все внутренние операции движения товарно-материальных ценностей, которые надо учитывать.

Все денежные операции, кроме выражения в рублях, имеют экономический, физический, правовой и организационный смыслы. Отражение смысловых сущностей в управленческом учёте как раз и обеспечивает его прозрачность. Рассмотрим самый элементарный и универсальный для всех предприятий пример – покупку стула для работника.

У стула есть сущности:

• денежная (цена приобретения + стоимость доставки);
• экономическая (дата оприходования на складе с присвоением уникального инвентарного номера и отнесением к нему шифра производственных затрат (ШПЗ));
• физическая (стул доставлен на место использования/хранения в подразделение предприятия);
• организационная (работник, который отвечает за его использование);
• правовая (относящиеся к стулу документы в бухгалтерии и на складе).

Каждая сущность имеет свои атрибуты, например, для стула экономическая сущность характеризуется датой, инвентарным номером и ШПЗ. Применение совокупности всех атрибутов для каждой сущности обеспечивает прозрачность «жизни» стула на предприятии.

Для других операций число атрибутов каждой сущности может быть разным и порой существенным. Это требует тщательного подхода к выявлению всех атрибутов значимых для учёта и анализа. Если вы снабдите каждую операцию всеми атрибутами для всех её сущностей, то обеспечите возможность анализа всех операций в разрезе не только каждого из применённых атрибутов в отдельности, но и при одновременном выборе группы атрибутов.

При определении атрибутов необходимо учитывать и то, к какому виду затрат относится та или иная операция. То есть вам необходимо различным шифрам производственных затрат присвоить вспомогательные шифры, которые позволят вам разделить операции относящиеся к прямым, косвенным (накладным), условно постоянным и к переменным затратам. Это позволит правильно учесть влияние даже одного стула на показатели финансовой деятельности предприятия. (Подробнее смотрите в книге [3]).

Конечно, всё это трудоёмко и требует внимательности и скрупулёзности, но прозрачность и точность того стоят.

Как собрать необходимую информацию

Приведём минимально необходимый перечень мер, которые потребуются для решения этой задачи. Итак, чтобы собрать нужную информацию, надо:

1. Принять обязательные к исполнению управленческие решения, в том числе:

• разработать и внедрить исчерпывающую нормативно-справочную информацию и регламент её изменения;
• обязать работников предприятия, создающих финансовые документы, особенно в электронном виде, снабжать каждый документ исчерпывающим перечнем атрибутов;
• установить жёсткие сроки создания и обработки всех видов документов;
• разработать процедуры приёмки-передачи документов между инстанциями и их утверждения;
• разработать систему кнутов и пряников для исполнителей.

2. Провести работы по автоматизации управленческого учёта на базе эксплуатируемых вашим предприятием бухгалтерских и других учётно-управленческих программных продуктов, в частности:

• разработка интерфейсов пользователей для применения всех учётных атрибутов;
• разработка программных запретов создавать документы без отражения в них всех атрибутов соответствующих конкретному виду документа;
• разграничение прав доступа, чтобы пользователи применяли перечень учётных атрибутов минимально необходимый именно для их функций, а не выбирали из справочников, что попало, лишь бы заполнить поле экранной формы.

С какими трудностями вы наверняка столкнётесь

Трудоёмкость, повышенное внимание и скрупулёзность – не трудности, а характеристики технической работы. Трудности заключены в отрицательной реакции ваших коллег. Они будут мешать по следующим причинам:

• Обычная реакция на вводимые изменения, чаще всего выраженные в жалобах и нежелании что-то менять. Вы её преодолеете, проявив твёрдость.
• Страх части сотрудников потерять статус незаменимых, то есть монополию на какие-то информационные потоки или бизнес-процессы. Он проявится в различных формах саботажа. Например, затягивание времени, дезинформация, демагогия якобы о защите интересов собственников и предприятия в целом. Чаще всего это исходит от работников, приближенных собственникам. Да, будет трудно, но расставание с саботажниками выгодно лично владельцам.
• Страх разоблачения, потери «кормушки» и подчас уголовной ответственности. Здесь вас ждёт сопротивление с применением всего арсенала средств для его ведения. Чем выше цена потерь «добросовестных» сотрудников, тем более серьёзные методы они применяют.

Важные предупреждения

Представьте, что вы уже обеспечили желаемую прозрачность бизнеса на основе развитого управленческого учёта. В этом случае вам надо избежать ещё две опасности:

1. Не утопите себя в отчётах по мелочам, которые в любой момент сможете автоматически сформировать почти мгновенно. Отвлекаясь на мелочи, вы потеряете время, которое вместо предотвращения мелких потерь должно быть использовано на получение крупных доходов.

2. Даже если в отчётах вы увидите снижение целевых показателей, то не всегда оно является результатом упущений. Ведь могут быть обычные рыночные колебания или какие-то кратковременные причины. До принятия решительных мер разберитесь с причинами, вызвавшими снижение.

Прозрачный управленческий учёт – очень эффективный инструмент для управления вашим предприятием. Поставьте и используйте его.

© 2017, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.