Павел Володин

Как сделать презентацию: принципы успешного выступления.

Тема, о которой мы сегодня поговорим — презентация. Наверняка каждый из вас, бывая на различных конференциях, сталкивался с разными докладами и презентациями. Один докладчик своим докладом зажигает аудиторию и его презентация проходит, что называется, на одном дыхании. У другого докладчика аудитория «сидит в ноутбуке», спит или просто покидает зал. Разобраться в причинах успехов и неуспехов, посмотреть на методологию создания презентации и призвана эта статья.

Стиль презентации: «красный» или «синий». Решение противоречия «Какой стиль выбрать?»

Сначала давайте разберемся в том, какие по стилю бывают презентации.

Вспомните или просто найдите в Интернет видео с презентаций, которые делал Стив Джобс. Яркий, фееричный, с высокой динамикой движения и жестикуляцией… Даже танцы на сцене в его стиле вести презентацию были. Одним людям настолько живой и энергичный стиль презентации может нравиться — «Драйв! Круто!». Другим он может быть непонятен — «И зачем эти непонятные телодвижения?». Презентации в таком стиле называются красными.

Бывают и полярные ситуации. Презентация очень логичная, структурированная… Информация излагается последовательно, что нередко делает такую презентацию похожей на лекцию в институте. Реакция на такую подачу материала также неоднозначна. Одним людям такой стиль нравится — «Все понятно, все по полочкам разложено». Другим при таком изложении материала становится скучно — «Что за презентация! Занудно и неинтересно».

Чтобы достойно выйти из сложившейся ситуации необходимо решить противоречие, изображенное на рисунке 1.

Рисунок 1. Противоречие в принятии решения о стиле чтения презентации.

Давайте посмотрим, как работает противоречие. Если принимается решение о чтении презентации в красном стиле (верхнее поле), то будет получен положительный эффект — презентация понравится людям-драйверам, которым присуща энергичная работа и кипучая деятельность (сплошная стрелка от верхнего поля к правому полю). Но, в то же время, такая презентация будет не по душе людям-логикам, для которых характерна вдумчивая аналитическая работа (пунктирная стрелка от верхнего поля к левому полю). Аналогичным образом можно описать презентацию синего стиля. Она понравится людям-логикам и будет скучна для людей-драйверов.

Возникает вполне логичный вопрос «Как сделать презентацию интересной для всей аудитории?». Давайте разберемся с методикой, которая позволяет это сделать.

Удача любит подготовленных!

Чтобы презентация была успешной, эффективной и запоминающейся необходимо твердо придерживаться правила — к презентации необходимо тщательно готовиться! Что значит «тщательно готовиться»? В это понятие вкладывается целый комплекс работ:

1. Задачи презентации. Презентация должна иметь под собой четко сформулированные стратегические и тактические задачи. Презентатор должен понимать, зачем он выполняет каждое конкретное действие.

• Поиск и анализ информации. Нельзя «наваливать» в презентацию информацию по принципу «чем больше — тем лучше». Любая информация в презентации должна быть уместна, иметь усиливающий эффект. Она должна стимулировать у аудитории желание продолжить общение.
• Структура презентации. Информация должна подаваться инфоблоками. Каждый новый инфоблок должен быть продолжением предыдущего. Основные задачи презентации должны излагаться как стройная цепь задач.
• Психология в презентации. Существует множество приемов для усиления эффекта от презентации. Например, жесты, работа голосом, эмоции, мимика… Умелое применение этих приемов поможет подчеркнуть наиболее важную информацию. К примеру, акцентируя внимание на какой-либо характеристике презентуемого оборудования, можно жестом обозначить это оборудование на слайде и чуть-чуть повысить тон голоса.

• Давайте рассмотрим каждый пункт. Постановка задач зависит от множества факторов. Важнейшим из них является аудитория. Сколько людей будет на презентации? Что это будут за люди? Какие критерии принятия решения у них есть? Какие из критериев для них наиболее важны? Ответить на эти вопросы не всегда просто, надо приложить усилия, анализируя потребности аудитории. Но если ответить на эти вопросы, то можно получить исчерпывающий список задач людей, которые будут смотреть презентацию. Разумеется, этот список будет неполным, но он с большой долей вероятности будет правильным. Хотелось бы обратить внимание на тот факт, что чем меньше слушателей и больше информации о них, тем проще анализировать их задачи. Для большой аудитории это сделать несколько сложнее. В дальнейшем, при написании презентации в программных пакетах, нужно показывать не продукт, предлагаемый компанией, а то, как этот продукт решает задачи слушателей. Тогда презентация будет интересной.

  Поиск и анализ информации. Решение этой задачи упрощается, если решена предыдущая. Фактически, идет уже системный поиск информации. Отбирается только та информация, которая будет интересна слушателям. Например, если известно, что среди слушателей подавляющее большинство — сотрудники и руководители коммерческих служб, то информация о технических характеристиках продукта или его дизайне будет малоинтересна. В данной ситуации уместно использовать иной способ подачи информации. Например, вместо «Наше оборудование надежно, что позволяет увеличить время межсервисного обслуживания» можно сказать так «Надежность нашего оборудования позволяет экономить 15-18% бюджета на сервисное обслуживание». Коммерсанты, которых мало интересует «время межсервисного обслуживания» наверняка заинтересуются 15-18% экономией бюджета на ремонт.

  Структура презентации. Это настолько важный пункт, что ему чуть ниже отведен целый параграф статьи.

  Психология в презентации. Попробуйте на минуту представить, что находящийся перед вами человек размахивает руками, быстро ходит взад-вперед и кричит на вас. Думаю, что многих такое отношение к себе утомит довольно быстро. Может быть, что и разозлит! А теперь давайте представим полярную ситуацию. Неподвижный человек негромким и монотонным что-то вам рассказывает. Уверен, что на многих такой стиль подачи информации окажет снотворное действие. Именно для того, чтобы презентация не была скучной, но одновременно с этим не сильно раздражала, важно использовать инструменты психологического воздействия дозировано.

  Структура презентации.

  Выше мы уже говорили о необходимости последовательно излагать информацию в презентации. Теперь поговорим об этом подробнее. В одной из методик тестирования памяти есть такое упражнение:

  Испытуемому на 10 секунд показывается картинка, на которой изображен стол, накрытый скатертью, а на столе 10 столовых предметов. Затем картинка закрывается, а испытуемому предлагают назвать столовые предметы. Хорошим считается результат, когда испытуемый смог назвать 7-8 предметов из 10. Затем задание усложняют и формулируют задачу так: «В какой последовательности будут падать предметы, если потянуть за левый задний угол скатерти?». Можете провести эксперимент с кем-нибудь из коллег или домочадцев. Результат будет интересным. Большинство людей назовут 1, 2 или 3 предмета и, скорее всего, будут сомневаться в том, правильно ли они их назвали. Если провести аналогии между этим экспериментом и созданием презентации, то можно понять, что слушатели в аудитории запомнят только ту информацию, которая касается непосредственно их самих или каким-либо образом может быть полезна в решении их задач. Чтобы презентация была максимально эффективной, запоминающейся, необходимо придать ей структуру. Структура презентации в общем виде изображена на рисунке 2.

  

  Рисунок 2. Пример структуры презентации.

  Как создается структура и как она работает. Очень важным, ключевым , является при разработке презентации «золотое правило трех». Как видно на рисунке, вся презентация состоит из трех этапов: вводная часть, содержательная часть, заключительная часть. Каждый из этапов состоит из трех последовательных информационных блоков. Почему из трех… Помните скатерть, которую тянули за угол? Структура презентации построена так, чтобы информация из презентации запомнилась максимально — три элемента, три смысловых блока!

  Теперь немного о том, как наполнять структуру информационным содержанием. Анализируя задачи аудитории, о чем мы говорили выше, составляем их список и ранжируем с помощью АВС-анализа. Три наиболее важных задачи и будут наполнять Инфоблоки 1, 2 и 3 на каждом этапе. При чтении презентации на этапе Вводная часть это может выглядеть так: «Сегодня я хотел бы подробнее остановиться на решениях нашей компании в области систем для высокопроизводительных вычислений, систем хранения данных и систем резервирования данных». Когда каждая из тем раскрывается подробнее на этапе Содержательная часть, то информация подается шире: «Сейчас я хочу более подробно остановиться на системах для высокопроизводительных вычислений», после чего можно детально рассказать об этих системах. Заключительная часть резюмирует все вышесказанное и побуждает аудиторию к продолжению контакта: «Итак, мы с вами посмотрели на решения нашей компании в области систем для высокопроизводительных вычислений, систем хранения данных и систем резервирования данных…». После этого приводят аргументы, усиливающие позицию презентатора: «Внедрение таких решений позволит вам сократить издержки на содержание ваших ИТ систем». В конце презентации докладчик должен быть готов ответить на вопросы аудитории.

  Очень важно!!!

  Очень важно при создании презентации в программной среде соблюдать несколько простых правил. Проведите небольшой эксперимент. Возьмите обычную книгу и попросите несколько человек открыть ее. Затем спросите, куда «упал» взгляд человека, когда он открыл книгу. В подавляющем большинстве случаев это будет верхний левый угол. Это происходит потому что мы привыкли воспринимать информацию так: слева направо, сверху вниз. Информация в TV внизу обычно делается в виде бегущей строки по той же причине. Иначе мы ее просто не заметим. Поэтому, работая над созданием слайдов важно помнить, что:
  — Информация располагается сверху вниз и справа налево;
  — Таблица воспринимается лучше текста, схема (диаграмма, график) воспринимается лучше таблицы, картинка воспринимается лучше схемы (диаграммы, графика);
  — Анимированный объект привлекает внимание больше стационарного.

  Также перед самой презентацией важно проверить работоспособность используемого оборудования: компьютер, проектор, акустическая система ит.д. Заставлять аудиторию ждать, по меньше мере, неприлично.

  Резюме.

  Подводя итоги, еще раз хотел обратить ваше внимание на ключевые моменты при создании презентации:
  — К презентации надо готовиться!
  — Презентация должна иметь четкую структуру подачи информации.
  — Презентация должна рождать позитивное отношение к вам и к вашей компании и стимулировать продолжение отношений.

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.