Самым страшным проклятием времен моей работы в рекламных агентствах были встречи. Исключительно те, которые проходили внутри компании и касались обсуждения вопросов, которых легко могли изложить в одном правильно составленном письме.

Признаться, встречи очень любили. В основном те, кто не любил работать. Вот и собирались по поводу и без. Если это была встреча с клиентом, то мы тратили от 30 до 40 минут на дорогу, потом 10-15 минут сидели в переговорке у клиента и ждали их появления. Потом как минимум час в лучшем случае обсуждали вопросы, потому как в худшем клиент просто сообщал, что он хочет, не давая возможности ответить. Мы сидели и слушали монолог. Отчетливо было видно, сколько величайших актерских талантов загубил маркетинг и рекламная отрасль, так как по этим людям давно плакала сцена и они откровенно жаждали признания своего непревзойденного мастерства, что никак не могли обеспечить мы, 3-4 уставших человека из рекламного агентства со злым выражением лица, тщетно пытающиеся скрыть раздражение от некорректного поведения клиента под маской доброжелательности. Мы явно были самой неблагодарной аудиторией. После выступления-встречи опять от 30 до 40 минут на дорогу в офис, 10-15 минут на составление отчета о прошедшей встрече и еще как минимум час на обсуждение оного в кабинете директора, которая сама все переписывала и составляла заново, рассказывая то анекдоты, то истории ее прошлого. В итоге без особо тяжелых расчетов понятно, что около половины рабочего дня сгинула мало того, что безвозвратно, но и совершенно безрезультатно.

Чтобы сэкономить время, я работала в машине по пути на встречу и после. Так я выигрывала самое меньшее час. Вместе с этим я пыталась составлять отчеты о встрече уже во время самой встречи, что добавляло еще 10-15 минут, но час на обсуждение отчета в кабинете директора считался священным ритуалом, обходить стороной который мог быть приравнен своей тяжестью к преступлениям против церкви времен святой инквизиции. Благо, телесные наказания в офисе не приветствовались. Мне повезло.

Признаюсь, встречи с клиентами были меньшим злом. Каким бы убежденным любителем устраивания регулярных собраний с агентством клиент ни был, он отвечает за свой бизнес, ему нужен результат, от него требуют эффективности и исходя из этого встречи, ведущие никуда, он рано или поздно отменит, даже если очень сам тому не рад.

А вот внутри агентства все совсем наоборот и те, кого минула чаша вынужденной растраты рабочего времени своими же коллегами, истинно счастливые люди. Когда директор компании собирает сотрудников обсудить важные моменты текущей работы, на это в действительности не должно уйти больше времени, чем 10-15 минут. Некоторые высокоэффективные люди ухитряются и за меньшее время проговорить все вопросы, так как приходят на встречу подготовленные и на каждый вопрос и проблему уже имеют 2-3 варианта решения. Они вовсе не мизантропы и не относятся к числу очень стеснительных, по причине своего характера не переносящих собраний, людей. Они просто ценят и свое и чужое время, минимизируют лишние разговоры и автоматически превращают долгие обсуждения в короткие, но действенные и результативные сессии, помогающие рабочему процессу. Такие встречи важны и от них не отказываются, но они являются большой редкостью. Чем больше компания, тем долгих внутренних обсуждений больше, ведь несостоявшихся актеров, желающих блеснуть своими талантами и на стороне агентств немало и попытка увернуться, либо свести встречи к минимуму, непременно влечет за собой недопонимание, косые взгляды и недоброжелательно-настороженное отношение от коллег и начальников.

Так что, если вы из тех, кто желает уложиться в рабочее время, но чей начальник устраивает каждый день трехчасовые собрания, вынуждая сотрудников ежедневно задерживаться на работе; если для вас важен баланс работа-личная жизнь, но вам этого не позволяют; если вы максимально эффективно используете каждую минуту и не хотите терять время попусту, запомните – нельзя прямо заявлять, что человек тратит ваше время зря. Это либо приводит к скандалам, либо к вражде, но никак не решает проблему и способствует к появлению новых. А чтобы решить создавшуюся сложную ситуацию, можно попробовать следующие проверенные приемы, которые безотказно работали в случаях многих эффективных и целеустремленных людей, попавших в лапы к митингоманам.

1. Дайте понять вашему руководству, что вы не одиноки. Даже если пока нет семьи, все должны знать, что у вас есть тот, за кого вы ответственны. Это не должно быть преподано так, что вам не важна работа и вы не дождетесь, когда сбежите из ненависного офиса в кафе или клуб с друзьями. Важно, чтобы все понимали – даже если у вас дома просто живет маленький, толстенький хорек, вы его любите и дорожите им, он вас ждет после работы, у него график кормления и вы не можете сидеть на встрече, оставляя хорька голодным в неубранной клетке. Разьясните своему руководителю/коллегам что вы это делаете сознательно, дабы совершенствоваться и расти, что особо пригодиться в дальнейшей работе. Руководитель/коллеги бывают разными, но никто в здравом уме не сможет вас упрекнуть в том, что вы работаете над собой и воспитываете в себе чувство ответственности за других.

2. Если семьи нет, не ожидается и на всех животных, включая рыбок у вас аллергия, то выход можно найти в спорте. Тренажерный зал, плавание, йога, пилатес, кунг-фу и т.д. очень помогают снять стресс, найти гармонию, обрести духовный баланс и начать новый рабочий день с позитива, полным энергии и готовности к новым свершениям. В общем, дайте знать окружающим, что вы не просто существуете, а живете! Для вас важна работа, вы понимаете, что кто плохо отдыхает, выдает низкий результат, а вы намерены достичь высоких показателей. Поэтому вам дорога каждая минута, и чтобы успеть восстановиться после трудового дня, вы ходите на спорт, зачит – не можете засиживаться на всречах.

3. Если руководители/коллеги глухи к предыдущим пунктам и вы вынуждены часами слушать истории о личной жизни кошек вашего начальника вместо обсуждения насущных вопросов, ходите на встречи с компютером и предварительно извинившись, сообщайте, что прямо перед встречей вам позвонил клиент и потребовал срочно подготовить файл или выслать информацию. Как правило, при словосочетаниях “клиент” и “срочно”, желание поболтать у менее занятой части офиса бесследно исчезает и вам дают возможность заняться своим делом.

4. Была у нас бухгалтер, успевающая все и всегда, и на работе, и в семье. Не в пример директрисе, у которой дежурная фраза была — “Столько работы, что не знаю, с чего начать”. При этом никто мимо ее кабинета не мог проскользнуть, она сразу требовала к себе поболтать, всегда имея время выкурить подряд три сигареты и охать, что молодость ушла и кроме работы в жизни ничего нет. Многие были уже готовы выходить через окно, лишь бы не попадаться ей на глаза, но что делать бухгалтеру, предоставляющую отчеты и финансовые документы на подпись?! Случайно я оказалась свидетелем их совещания и так мне открылся секрет, почему бухгалтер быстрее всех покидала ненавистный всеми кабинет. Как только директриса отвлекалась на байки, бухгалтер делала непроницаемое лицо. Глаза у нее становились стеклянными, показывая, что мыслями она далеко. Слушая все до конца, она не отвечала, не вмешивалась и не реагировала. После окончания рассказа еще несколько секунд она сидела так, а потом спокойно продолжала оттуда, где ее прервали. Нулевой интерес и игнорирование болтовни возымел нужный эффект. Нас отпустили через очень короткое время.

5. Как правило, тем, кто просто хочет поболтать и провести время, все равно, с кем говорить. Поэтому когда я понимала, что оратор никогда не вернется к основной теме встречи, вставала и выходила из комнаты. Конечно грубо, но когда не оставляют другого выхода, то нужда заставляет. Остальные сотрудники тоже быстро просекли вариант спасения и от лишних вопросов мы отмазывались словами – клиент позвонил, пришлось срочно бежать.

Можно конечно, посоветовать человеку сменить работу, но ведь люди, тратящие свое и чужое время впустую, есть везде. Жаль, с ними не договориться, их трудно переделать. Они такие, таким видят и воспринимают мир. Поэтому смена рабочего места не поможет. Надо просто понять, как не попасть в ловушку митингоманов. На самом деле, ведь проблема не в незнании, как провести встречу или собрание, и не в неопытности, а в том, что те, кто должен следить за соблюдением регламента и рациональным использованием рабочего времени, сами грешат недобросовестным поведением. Любой продуктивный человек способен сам понять, как получить максимальную пользу от встречи за минимальное время. На совсем худой конец для любого желающего интернет полон советов и детальных, красиво оформленных презентаций с пошаговой инструкцией, как организовать плодотворную встречу. Кто хочет, тот найдет. Кому надо, тот использует.

Время самый ценный ресурс, его нельзя восполнить, вернуть назад. Не позволяйте никому манипулировать вашим временем и красть его у вас пустыми встречами не о чем.

© 2017, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.

Rating: 5.0. From 1 vote.
Please wait...