Евгений Михайленко

Недостатки классического управления проектами

Отрывок из книги Е. Михайленко Архитектура высокоэффективного бизнеса. Как перестать быть заложником обстоятельств и заставить бизнес работать на себя.

Классическое управление проектами имеет ряд серьезных недостатков, основной из которых то, что работа над каждым отдельным проектом ведется отдельно, без жесткой системной привязки к иным проектам и стратегическим целям компании в целом. Как следствие, информация по потенциальным сделкам, различным проектам разрозненна и хранится в различных источниках, мало связанных между собой. Это, в свою очередь, влечет неизбежную потерю времени на коммуникации, особенно при ведении удаленных проектов, искажение и потерю информации при осуществлении коммуникаций. При этом чаще всего отсутствует история проекта по всем стадиям жизненного цикла, нет общей финансовой картины по всему портфелю проектов.

По сути, классическое управление проектами с его основным недостатком закладывает все те «бесполезные действия» в ходе реализации проекта, о которых мы говорили выше. Влияние всех этих аспектов (перепроизводство, ожидание, ненужная транспортировка, избыточная работа, излишние запасы, ненужные движения, переделывание и так далее) можно минимизировать, если осуществлять управление проектами системно, в связке как с другими проектами в компании, так и со стратегией компании в целом.

В управлении проектами есть правило, гласящее: «предварительная подготовка и планирование предотвращают провал проекта». Как правило, основная проблема организации проектного управления в компании — это собрать всю деятельность в едином информационном пространстве, создать видение всей картины целиком, осознать, где возникают ограничения в сроках, бюджетах или ресурсах, оценить пути расширения узких мест.

Вопрос контроля в системном управлении проектами вообще стоит отдельного обсуждения. Проекты съедают в компании огромное количество ресурсов, поэтому и контроль над ними должен быть соответствующим. Это особенно актуально, если компания ведет деятельность на различных, географически отдаленных, территориях. Классическое управление проектами предлагает обложить руководителя проекта постоянными отчетами, но тогда Вы будете лишь узнавать о свершившихся проблемах, но не контролировать проект по сути. Системное же управление проектами в любой момент покажет Вам актуальное состояние проекта в любой точке мира. Вы сможете освободить руководителя проекта от сдачи отчетов, оставив ему время на его непосредственные обязанности: решение проблем проекта. Информацию о реализации проекта Вы получаете не от руководителя проекта, а от конечного исполнителя, тем самым вы получаете, во-первых, всегда свежую, во-вторых, не искаженную другими участниками проекта картину.

В холдинговых структурах, проекты реализуемые внутри дочерних компаний, часто контролируются управляющей компанией весьма поверхностно, так как она не получает детальной информации о том, что происходит с проектами в реальности. Большинство получаемых запросов от дочерних компаний просят либо отложить срок сдачи проекта, либо увеличить его бюджет. Главная причина этого – отсутствие единой эффективной системы контроля и мониторинга реализуемых проектов. Системное управление проектам помогает решить эту проблему, поскольку руководство проектной деятельностью осуществляется с точки зрения всей системы, а не ее отдельных элементов.

При классическом подходе к управлению проектами руководитель (менеджер) проекта жестко вписан в организационную структуру компании и находится где-то между высшим руководством компании и исполнителями. В то время, как в системном управлении проектами руководитель проекта становится ключевой фигурой компании в рамках своего проекта и приобретает все необходимые полномочия для его исполнения, в том числе, требовать выполнение необходимых для реализации проекта действий от других структурных подразделений, как находящихся на одном уровне в управленческой иерархии с менеджером проекта, так даже и с вышестоящих фигур. Это резко повышает уровень взаимодействия при реализации проекта и снимает искусственные формальные ограничения, налагаемые жесткой административной структурой. Таковые ограничения, существующие в классических структурах, могут быть настолько серьезными, что не только весьма затруднят реализацию проектов, но и зачастую делают их успешную реализацию вообще невозможной. На практике, часто проекты проваливаются лишь в силу того, что ответственное за их реализацию лицо не обладает достаточными полномочиями. При системном управлении проектами это ограничение не существует, поскольку надлежащие полномочия передаются менеджеру проекта. Менеджер проекта не связан формальными границами подразделений и в этом случае успех в реализации проекта становится менее зависим от личности конкретного ответственного менеджера и его положения и влияния в рамках конкретной организации.

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.