Евгений Михайленко

Подготовка к внедрению формализованных бизнес-процессов

Отрывок из книги Е. Михайленко Архитектура высокоэффективного бизнеса. Как перестать быть заложником обстоятельств и заставить бизнес работать на себя.

Подготовка к внедрению изменений должна включать в себя на первом этапе частные неформальные беседы с ключевыми людьми в системе. Еще раз обращаю внимание, что таковыми ключевыми людьми являются не только официальные руководители, но и неформальные лидеры, обладающие существенным влиянием в системе. Привлечение ключевых фигур на свою сторону представляется исключительно важным. Такие люди могут оказать Вам неоценимую помощь или же наоборот блокировать все Ваши начинания. Этот этап можно считать успешно осуществленным тогда, когда подавляющее большинство таких людей не только не собираются препятствовать изменениям, но и сами желают их наступления. Важно замотивировать этих людей, привести их к осознанию того, что вводимые изменения необходимы прежде всего им самим, сформировать потребность в этих изменениях. Ключевые люди компании должны поддерживать изменения не только неформально, на уровне «кивания головой», но и публично, деятельно.

Далее должны последовать групповые обсуждения. При этом, рекомендую первую групповую беседу провести собрав вместе ключевых людей и определив с ними методику, порядок и сроки внедрения изменений. Тем самым Вы создадите команду Вашей поддержки, определите все необходимые для внедрения изменений предпосылки и условия, очертите для себя детальный календарный план действий.

Далее должны быть проведены беседы в рамках отдельных служб и подразделений. При этом, важно чтобы на таких беседах присутствовали руководители и неформальные лидеры в соответствующих направлениях и при этом они поддерживали Вас и внедряемые Вами изменения. При этом, хорошо если эта поддержка осуществляется публично.

Как было отмечено, избежать того или иного сопротивления нельзя, так как сама природа человека консервативна, но необходимо стремиться минимизировать его, поняв, прежде всего, первопричину этого неприятия. Для минимизации сопротивления, а также ради повышения эффективности процесса перестройки необходимо:

  • определить существующее положение и сформулировать ясные, реалистичные и измеримые цели и задачи изменений, соотнести затраты и усилия на достижение изменений с их целью;
  • определить порядок и процедуру внедрения изменений, определить что будет наиболее сложным в ходе внедрения изменений;
  • заручиться поддержкой вносимых изменений со стороны тех, кто способен на соответствующем уровне Вас поддержать;
  • обеспечить субъекты изменений информацией по целям и последствиям планируемых изменений;
  • сформировать рабочую группу, организующую и проводящую изменения, в которую следует вовлечь топ-менеджеров, пользующихся авторитетом и уважением среди коллег, (императивно важно — они должны поддерживать Вашу идею изменений, и быть согласны друг с другом и Вами, хотя бы по ключевым аспектам новшеств и технологии их внедрения);
  • придать рабочей группе особый статус, наделив ее членов достаточными полномочиями;
  • выработать систему управления изменениями, позволяющую осуществлять плановое развитие и контроль за осуществляемыми изменениями и компанией в целом;
  • определить критерии достижения целей изменений;
  • обеспечить наличие требуемых для внедрения изменений ресурсов.

Тут стоит подробнее остановиться на агентах влияния или активистах. Кто годится для этой роли лучше всего? Неформальные лидеры. В любом коллективе, так или иначе, но появляются люди, которые даже не обладая официальными чинами и полномочиями, тем не менее, обладают определенным влиянием. Понаблюдайте за своим коллективом, и Вы без труда заметите их. Посмотрите с кем люди с удовольствием ходят обедать, чье мнение по нерабочим вопросам считается авторитетным, с кем люди советуются на отвлеченные темы. Эти люди и есть Ваш «актив» или агенты влияния, если Вы научитесь грамотно с ними обращаться, они станут для Вас существенным подспорьем.

Вариантов продавливания своих идей через агентов влияния возможно два. Заимствуя терминологию спецслужб это использование агентов влияния «в белую» и «в темную».

В первом варианте, агент влияния осознает, что его используют для продвижения той или иной идеи в коллективе. Во втором варианте – нет. При втором варианте агенту влияния подается та или иная информация, на основе которой он подводится к нужной Вам мысли, в таком случае, агент влияния считает, что продвигаемая идея принадлежит ему самому и не догадывается, что эту идею в его голову вложили Вы. Далее же агент влияния сам будет агитировать остальных работников за ту или иную идею. После того, как в коллективе наберется критическая масса поддерживающих идею нововведения людей, внедрение новшества пройдет как по маслу.

Очевидно, что провести, таким образом, например, идею об уменьшении зарплаты у Вас все же вряд-ли получится. В реальной жизни приходится принимать и непопулярные решения, также как и проводить их в жизнь, но на то Вы и руководитель.
При работе с персоналом на этапе внедрения изменений не забывайте о потребности каждого человека в безопасности и склонности системы сопротивляться изменениям. Сотрудники компаний сопротивляются изменениям не потому, что они плохие люди или неквалифицированные специалисты. Сопротивление – это нормально, это природное свойство каждого человека.

Для сотрудников компании каждое изменение будет не только казаться связанным с определенным неудобством, часто люди воспринимают изменения как упрек своим профессиональным качествам, показателем, что они выполняют свою работу недостаточно хорошо. Очень важно работать с такими страхами, помогать людям преодолевать их.

Прочесть всю книгу
ОБСУДИТЬ СТАТЬЮ НА ФОРУМЕ

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.

No votes yet.
Please wait...