Евгений Михайленко

Преимущества системного управления проектами

Отрывок из книги Е. Михайленко Архитектура высокоэффективного бизнеса. Как перестать быть заложником обстоятельств и заставить бизнес работать на себя.

Системное управление проектами строится на принципе взаимодействия систем, с учетом законов их существования и развития, и применения методов работы с системами и в системах, таким образом, мы приходим к пониманию того, что проекты могут эффективно управляться только при их рассмотрении во взаимосвязи друг с другом и со стратегией компании, с учетом условий внешней среды и особенностей самой системы, в которой будет осуществляться реализация проекта. Таким образом, мы создаем систему, которая соединяет видение будущего, стратегию и проекты по его реализации в единое целое. Это целое и определяет смысл работы и мотивацию команды, реализующей Вашу идею.

Ключевой задачей системного управления проектами является обеспечение реализации стратегических планов компании за счет повышения качества проектного управления, это достигается за счет создания и поддержки корпоративной системы управления проектами.

Давайте посмотрим, чем характеризуется системное управление проектами:

1. Наличием системы связи достижения целей конкретного проекта со стратегическими планами всего бизнеса.
2. Гибким управлением проектами в режиме реального времени 24 часа 7 дней в неделю из любой точки мира. Каждое лицо, участвующее в проекте, вовлечено в общее информационное пространство по проекту, руководитель проекта, в свою очередь, контролирует соответствие проекта общим целям бизнеса и выделенным на его конкретный проект ресурсам, оперативно реагирует на любые отклонения в ходе его реализации. Наличествует система изменения функционала участников проекта в режиме реального времени без расходования на это дополнительных ресурсов, времени и усилий. Обеспечивается возможность мгновенного подключения в работу любого лица, а также удаления из проекта ненужных в нем сотрудников. Это исключительно важно, поскольку чаще всего загрузка тех или иных узких специалистов в рамках конкретного проекта неравномерна и такие специалисты без труда могут быть использованы в нескольких проектах параллельно.
3. Единой средой реализации проекта, которая позволяет выстраивать и отслеживать все взаимосвязи участников проекта, выявлять и устранять все действия и процессы, снижающие или просто не добавляющие ценности к продукту на выходе. Обеспечением взаимодействия не только вертикально по управленческой иерархии компании, но и широким задействованием горизонтальных связей без ненужного вовлечения руководителей.
4. Гибкой и легконастраиваемой системой мгновенного получения необходимой информации и отчетности в понятной и доступной форме, эффективной системой коммуникации, которая способствует избеганию искажения и потери данных в ходе реализаций проектов.

Основные преимущества системного управления проектами (список неполный):

• Увеличение эффективности бизнеса. Улучшение качества реализации проектов. Снижение расхода ресурсов на достижение целей проекта, ускорение его реализации, накопление опыта, приобретенного при реализации проекта и его использование в дальнейшем. Повышение гибкости и адаптации Вашего бизнеса, улучшение отношений с клиентами (как следствие успешной реализации проектов);
• Совершенствование информационного обмена. Сокращение затрат на хранение и передачу информации между участниками проектов при одновременном сокращении времени, требуемого для необходимых согласований. Возможность получения полной и абсолютно объективной картины текущего состояния дел в бизнесе, эффективности инвестиционных вложений и производительности инвестиций.
• Повышение качества и скорости принятия управленческих решений. Возможность без труда определить приоритетное направление расходования ограниченных ресурсов, увидеть области их неэффективного расходования и принять соответствующие меры. Упрощение осуществления анализа возможных последствий и рисков инвестиционных проектов от перераспределения ресурсов в различных направлениях инвестирования.
• Улучшение контрольных функций. Более эффективный контроль проведения организационных преобразований и возможность эффективного контроля окупаемости инвестиций (ROI) на различных этапах проекта. Контроль бюджетов, загруженности персонала и многое другое.
• Повышение компетенции и взаимодействия внутри коллектива. Успешная совместная работа способствует обмену опытом между сотрудниками, налаживанию коммуникаций, оздоравливает психологический климат, способствует вере людей в собственные силы и побуждает людей на творческий поиск все более совершенных путей достижения коллективно значимых целей.
• Повышение эффективности управления мотивацией сотрудников. Появляются новые инструменты нематериальной мотивации, снижаются риски неэффективного использования возможностей сотрудников, поощряется наиболее полное раскрытие потенциала и способностей каждого участника проекта.
• Накопление и применение опыта. Возможность трансляции накопленного опыта на смежные отрасли рынка. Получив опыт в одной области, Вы без труда можете применить его в смежных областях, а это новые рынки для Вашего бизнеса.
• Управление рисками. Системный подход к управлению проектами позволяет управлять рисками как в ходе принятия решения о запуске проекта, так и на любом этапе в ходе его реализации.
• Улучшению качества труда каждого сотрудника. Когда люди ясно видят цель, процессы прозрачны, они ощущают себя частью команды, которая делает общее дело, коммуникации налажены, ресурсы есть, система мотивации работает – все это приводит к качественному скачку производительности каждого сотрудника.
• Повышение репутации Вашей компании на рынке. Каждый успешно завершенный проект — плюс еще один положительный балл в пользу Вашего бренда.

Итак, что же нам дает системное управление проектами?

В части управления инициацией проектов:

В первую очередь это генерация идей. Системное управление проектами позволит предоставить сотрудникам единую систему, форму и сервис по сбору идей для новых проектов. Оценка проектов. Организованное в системе в реальном времени обсуждение проектов позволяет без труда осуществлять их первичную оценку профильными экспертами. Сводный отчет по новым выдвинутым инициативам. Stage-gate процесс отбора проектов. Система позволяет отразить весь цикл заявки на новый проект от появления идеи до его запуска. Весь процесс прозрачен как для инициатора, так и для экспертных групп. Связь проектов со стратегией компании позволяет отбирать и запускать в реализацию только значимые проекты, а также ранжировать степень этой значимости для каждого отобранного проекта.

В части управления портфелем проектов:

Обеспечивает связь проектов с общей стратегией бизнеса. В единую систему связываются стратегические планы компании и реализуемые ей проекты, по статусам отдельных проектов отслеживается реализация сводного плана. Каждый участник проекта осознает вклад его задач в успех бизнеса в целом. Через интерактивные отчеты любой руководитель может оценить ход продвижения каждого конкретного проекта, получить его детальный анализ и отследить все события, которые происходят в проекте в режиме реального времени. Участники проекта объединены в единую информационную систему, в которой сведена вся необходимая информация по проектам. Онлайн коммуникации и инструменты совместной работы с документами позволяют сотрудникам оптимально выстроить процесс реализации проекта. Система позволяет регулярно отслеживать ситуацию по проектам и, в случае необходимости, подключать к разрешению проблем экспертов из различных подразделений. Руководитель проекта получает помощь в тот момент, когда она ему действительно нужна.

В части управления человеческими ресурсами проектов:

Системное управление проектами позволяет оценить как проектные, так и непроектные задачи сотрудников, что дает целостный взгляд на использование ресурсов компании. Диаграмма Ганта отображает текущую загрузку сотрудников по проектам и задачам и позволяет подобрать ресурсы на новые проекты. Отражение рабочих часов по проектам и задачам, их согласование руководителями проектов и менеджерами подразделений позволяет организовать детальный учет трудоемкости проектов и управлять эффективностью загрузки ресурсов. Распределение проектных ролей и указание ставок специалистов позволяет учесть вклад каждого сотрудника в результаты проекта. Сотрудник, в свою очередь сможет в режиме онлайн отслеживать свое вознаграждение по конкретному проекту. Системное управление проектами позволяет получать полную информацию по действиям всех сотрудников, в масштабе, как каждого сотрудника, так и компании в целом, планировать трудозатраты, отслеживать эффективность мотивации персонала, получать табели, отчеты, графики, и иные показатели в едином формате и в одной системе и много другое.

В части закрытия проектов:

Системное управление проектами позволяет регламентировать процесс завершения проекта и обеспечивает занесение всей необходимой информации для размещения проекта в архив и формирования выводов по проекту. Процедуры экспертной оценки позволяют оценить проект по различным критериям и сформировать итоговое значение результатов проекта. Формируется база знаний (know-how, lessons learned), которая имеет неоценимую роль для реализации иных проектов.

В части процессов и методологии:

Системное управление проектами позволяет автоматизировать весь цикл разработки, обсуждения и согласования регламентов и правил. Подключение экспертов из узких предметных областей позволяет быстро концентрировать проектный опыт компании в нужном направлении. Создаются типовые отчеты по различным видам проектов и областям учета. Они становятся доступны заинтересованным сотрудникам по умолчанию. Каждый руководитель проекта сможет самостоятельно создать для себя дополнительные отчеты по требуемым формам с требуемой информацией. Осуществляется контроль исполнения регламентов. Через шаблоны типовых проектов, обязательные поля и документы фиксируются ключевые контрольные точки регламента или бизнес-процесса.

В части обучения системному проектному управлению:

Хорошо организованное системное управление проектами позволяет спланировать деятельность по обучению сотрудников, хранить учебные материалы, видеокурсы и другие необходимые материалы. Системное управление дает возможность сформировать содержание учебных курсов и материалов, исходя из опыта работы по разнообразным проектам и соотношения этих проектов со стратегией компании, типизировать часто встречающие проекты, решения, процессы, которым можно обучить и сделать это обучение системным. За счет отражения всего взаимодействия по проектам в режиме реального времени сотрудники компании могут в нужный момент подключиться к любому рабочему вопросу проекта и дать оперативную консультацию руководителю проекта по разрешению проблемы.

В части эффективности работы каждого отдельного сотрудника:

Сотрудники начинают ощущать себя частью сплоченной команды единомышленников, воплощающих в жизнь общие идеи, а это исключительно важно с точки зрения мотивации. Для рядового пользователя участие в системном управлении проектами не столько система отчетности, сколько система помощи этому участнику проекта в выполнении его проектной роли. Единые стандарты работы по проектам невероятно повышают эффективность межличностного взаимодействия. Руководители освобождаются от рутинных операций по подготовке отчетности, что позволяет им сосредоточиться на реализации стратегических инициатив, управлении по отклонениям, а не оперативном контроле каждого проекта, что, в свою очередь, дает возможность с легкостью контролировать реализацию большого количества проектов.

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.