Евгений Михайленко

Среда управления

Успешное управление немыслимо без привязки к условиям среды, в которой оно осуществляется. Что же такое среда управления?

В первую очередь это система входов и выходов. Первый шаг на пути систематизации среды управления это классификация входов и выходов по различным признакам.

Входами являются: приказы, решения и письма, договоренности, в результате которых принимаются какие-либо решения, которые потребуют определенной обработки и совершения каких-либо действий. Люди являются не входами, а лишь «дверями» к ним. Вход — это поступившее письмо, а не курьер, который его доставил, отчет, а не менеджер, его составивший. В данном случаи персоналии не имеют значения, важны функции и производные от них информационные потоки, которые могут быть не только в привычном печатном виде, но и в виде тех или иных отметок в компьютерных программах, результаты определенных действий и т.д. Так, например, на конвейере совершение определенного действия над собираемым агрегатом одним работником и передача агрегата следующему по цепочке является для последующего работника входом.

На данном этапе ресурсы не имеют значения. Анализируйте лишь сами потоки. Физическая работа и материалы всегда должны, в том или ином виде, сопровождаться информационным потоком. Так, например, в ресторане физическое действие по передаче принятого официантом заказа от клиента на кухню должно сопровождаться, скажем, передачей повару листка с написанным на нем заказом и т.п. Опять же, не обязательно чтобы этот информационный поток был в бумажном виде, он может выражаться в нажатии определенных клавиш на компьютере и т.д. Но без такого информационного потока не существует и действия или физического обьекта. То, что не отражается в учете, о чем нет информации – не существует. Именно понимание этого факта делает из рядового исполнителя управленца.

Любой информационный поток должен подразумевать определенное последующее действие. К примеру, протокол совещания обязательно должен сопровождаться резолютивной частью: что, кому и когда сделать. В противном случае, это бумага «ни о чем». Опять же, при формализованных и внедренных бизнес-процессах такой своеобразной резолютивной частью может быть совершение определенных действий: передача детали на конвейере следующему работнику одновременно является входящим информационным потоком для следующего работника о том, что ему надлежит сделать с этой деталью свою часть операций.

Входы и выходы можно подразделить на внутренние (между структурными подразделениями одной компании) и внешние (связывающие компанию с внешним миром: контрагентами, государственными органами, общественными организациями и т.д.). Исходя из этого информационные потоки соответственно делятся на внутренние и внешние.

Суть управления заключается как раз таки в систематизации и выстраивании этих входов и выходов таким образом, чтобы функции бизнеса выполнялись наиболее эффективным, рациональным и скорейшим образом, потребляя при этом минимум ресурсов, а отнюдь не выдача «на гора» множества бумаг, передвижение людей по должностям и кабинетам, раздача «волшебных пендюлей». Если Вам пришлось «выписывать пендюли» это значит лишь то, что Вы сами где-то неправильно организовали входы и выходы. Уровень Вашей компетенции это количество правильно организованных Вами входов и выходов и их эффективное взаимодействие, слаженная работа системы, а не количество подписываемых Вами документов.

Создание среды управления представляет из себя тяжкий повседневный труд по анализу, обкатке и совершенствованию бизнес-процессов, а контрольная функция это не завершающее звено очередного цикла, а бесконечный процесс. В этом случае, Вы создаете успешную модель бизнеса на примере одной единицы и тиражируете ее необходимое Вам количество раз. Успешные бизнесмены сейчас упрекнут меня в том, что я эдакий «капитан очевидность», а вечные нытики, боюсь, так ничего и не поняли…

Ну а как иначе то? Первые прекрасно знают насколько отличается красивая теория от практики, ибо понимают, что между описанием бизнес-процессов и их внедрением лежит бездонная пропасть. И недобросовестные консультанты это тоже прекрасно знают, потому и стараются ни при каких условиях не брать на себя функцию по внедрению бизнес-процессов. Мы Вам нарисовали красивые картинки, а дальше Вы уж как-нибудь сами… Беда в том, что если Ваши сотрудники не понимают что и зачем Вы делаете, вместо успешного внедрения, Вы получите лишь их пустые глаза и полную растерянность. Отсюда следует закономерный вывод: в одиночку Вы с высокой вероятностью не добьетесь успеха. Куда как продуктивнее создавать управленческую среду среди (и из) единомышленников, которые понимают, что именно Вы делаете и осознанно принимают в этом участие. В этом случае возникает, так называемая, эволюция среды управления.

А где же взять таких понятливых сотрудников? Учить. Учить самому, заставлять учиться. Просто поражает разница в отечественном и зарубежным бизнес-образовании. Работая с иностранцами из более-менее развитых стран мне ни разу не приходилось дважды обьяснять что я хочу от них требуя самостоятельно нарисовать карты собственных бизнес-процессов и сколько же времени потрачено на элементарный ликбез наших родных специалистов! У меня порой закрадывалась мысль, что английским языком я владею существенно лучше, чем русским. Ан, нет! Просто у нас, по необьяснимой причине, в образовании жуткий перекос в сторону «учим что делать», вместо «учим как делать». Все русские специалисты более-менее понимают что же они производят в конечном итоге, но попробуйте спросить их как они должны это производить, причем даже не с точки зрения технологии, а с точки зрения прохождения продукта из подразделения в подразделение внутри своей компании… Очень удивитесь. А тому работнику, который сможет Вам внятно обьяснить цикл работы бизнеса от потребности рынка в продукте, до реализации этого продукта конечному потребителю можете смело ставить памятник. В подавляющем большинстве случаев, Вы услышите какое-то невнятное бормотание из общей экономической теории для студентов первого курса заборостроительного техникума, вместо четких и ясных ответов в стиле: я получу заказ от (название подразделения), в этом заказе будет (перечень информации о заказе), далее я сделаю вот это и вот это вот таким образом и вот в такие сроки передам далее заказ (название подразделения).

Почему умирает бизнес? Потому что все знают, что нужно делать, но никто, на самом деле, не знает как…

ОБСУДИТЬ СТАТЬЮ НА ФОРУМЕ

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.