Евгений Михайленко

Техническое обеспечение бизнес-процессов

Отрывок из книги Е. Михайленко Архитектура высокоэффективного бизнеса. Как перестать быть заложником обстоятельств и заставить бизнес работать на себя.

Выбирая информационную платформу для управления бизнес-процессами представляется крайне важным предусмотреть чтобы соответствующее программное обеспечение отвечало следующим требованиям:

1. Интеграция программного обеспечения с электронной почтой:
1.1. Возможность формирования задач непосредственно из электронных писем;
1.2. Автоматическая рассылка напоминаний о сроках на почту сотрудников;
1.3. Обязательна возможность вставить в тело задачи электронную переписку, электронные документы, презентации и тому подобные материалы;
1.4. Эффективная система навигации внутри платформы и возможность поиска по темам, проектам, адресатам, архивам и т.д.
1.5. У ключевых менеджеров должна быть возможность отправить сообщение всем пользователям на электронную почту одновременно.

2. Интеграция программного обеспечения с приложениями MS OFFICE (или другими офисными продуктами, которые используются в Вашей компании), а также иными распространенными программными продуктами, разными форматами данных, которая должна выражаться в:
2.1. Необходимо наличие возможности вставлять в тело задачи в соответствующем сообщении документы MS OFFICE;
2.2. Возможность вставлять в тело задачи файлы иных форматов (видео, тексты, картинки, фото, скриншоты, отчеты 1С и тому подобное);
2.3. Возможность копировать сообщения из программного продукта непосредственно в приложения MS OFFICE без промежуточной конвертации;
2.4. Возможность распечатки любого фрагмента или сообщения из системы (для пользователей, имеющих доступ к конкретным задачам).

3. Древовидная форма представления сообщений в задачах с возможностью создавать записи с вложениями в них на разных уровнях задач. Это существенно упрощает навигацию и способствует систематизации информации.

4. Должны быть следующие возможности доступа к программному обеспечению и задачам в нем:
4.1. Возможность работы с системой всех сотрудников компании, которые могут иметь отношение к групповой работе с задачами;
4.2. Возможность одновременной работы необходимого количества сотрудников;
4.3. Разграничение уровней доступа к различным задачам (возможность инициатору задачи определять, кто имеет доступ к конкретным задачам);
4.4. Возможность руководителю непосредственно видеть задачи всех своих подчиненных;
4.5. Возможность удаленного доступа к системе;
4.6. Возможность работы с программным обеспечением с мобильных устройств.
4.7. Техническая невозможность исполнителя редактировать текст и параметры задачи, а также удаления задачи или ее частей в поставленной ему задаче;
4.8. Система должна автоматически регулярно бекапироваться во избежание потери информации при аварийной ситуации.

5. Алгоритм постановки задачи должен включать следующие возможности:
5.1. Установить инициатора задачи (может не совпадать с тем лицом, которое непосредственно ставит задачу);
5.2. Установить заинтересованных в задаче лиц (для их информирования о наличии и ходе исполнения задачи);
5.3. Устанавливать одного или нескольких исполнителей по задаче. При этом, всем лицам, указанным в п.п. 5.1.-5.3. при запуске задачи должно направляться на почту автоматически сгенерированное сообщение соответствующего содержания;
5.4. Устанавливать сроки выполнения задачи (при необходимости – их переноса и корректировки);
5.5. Устанавливать приоритет задачи (низкий, средний, высокий);
5.6. Возможность закрытия задачи должна быть только у ее инициатора или назначенного им лица;
5.7. Необходима также поддержка функции приостановить задачу (если в дальнейшем она будет возобновлена);
5.8. Возможность удаления ошибочно поставленных задач.

6. С точки зрения функций программного обеспечения как базы данных, должно быть обеспечено следующее:
6.1. Система сохраняет все записи и приложенные документы.
6.2. При закрытии/завершении задачи, она не удаляется, а переносится в неактивные, при этом, доступ к задаче остается прежним (для тех же лиц, которые имели доступ к задаче, когда она была активна);

7. В плане организации и навигации между существующими задачами сортировка задач должна быть возможна по следующим параметрам:
7.1. Поставленные мной / поставленные мне / те, в которых я для информации;
7.2. По важности / по дате постановки / по дате завершения / по исполнителю / по инициатору.

8. С точки зрения интерфейса:
8.1. Интуитивный, понятный и не перегруженный излишними функциями интерфейс;
8.2. Запуск системы должен автоматически осуществляться одновременно с почтой, желательно в отдельной вкладке того же почтового клиента;
8.3. Выделение цветом или отметкой тех задач, в которых есть обновления, которые пользователь еще не видел, напоминание о сроках задач.
8.4. Если в Вашей компании трудятся люди разных национальностей, говорящие на разных языках, необходим также и мультиязычный интерфейс с возможностью переключения между языками.

9. Работа со статистикой:
9.1. Необходима возможность создавать статистические отчеты (по срокам; по исполнителям и так далее).

10. Наличие «защиты от дурака». Система должна максимально ограничивать возможность ошибки путем невозможности для пользователей осуществления некорректных действий. Для этого применяется ряд технических способов, в том числе, защита от редактирования определенных частей документов, не подразумевающих их изменения (редактируемые поля форм), невозможность логических ошибок (например, установить срок исполнения задачи задним числом и так далее) и другие способы. Дураки — лучшие тестировщики любой системы надежности.

Исходя из специфики Вашего бизнеса, возможно для Вас актуальны будут какие-либо еще дополнительные функции и возможности программного обеспечения.

При этом, необходимо понимать, что успешно приживаются только такие системы, которые предоставляют конечным пользователям удобные и эффективные инструменты выполнения текущих задач, облегчающие коммуникации между сотрудниками. Препятствиями к этому обычно являются:

• сложность интерфейса программного обеспечения из-за избыточной функциональности;
• статичный план задачи из-за отсутствия доступа исполнителей и средств совместной работы;
• потребность в специализированных IT-специалистах, которые должны поддерживать систему.

Практика показывает, что наиболее легко внедряются системы, которые по своему интерфейсу чем-то напоминают социальные сети и форумы (с учетом специфики, разумеется).

Наличие четко обозначенной стратегии обеспечивает успех внедрения управления бизнес-проектами «сверху», а наличие удобного интерфейса и средств совместной работы позволяет обеспечить эффективные коммуникации в компании и внедрение этой системы «снизу».

При этом, не стоит забывать что сама по себе автоматизация не является решением всех проблем. Автоматизация должна накладываться на уже отлаженные бизнес-процессы, либо сопровождать отладку бизнес-процессов, в противном случае, из обычного хаоса Вы получите тот же хаос, только автоматизированный.

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.