Евгений Михайленко
Удаленное управление бизнесом
То, о чем пойдет речь ниже, является голубой мечтой многих руководителей. Как же это прекрасно, когда ты занимаешься чем-нибудь своим где-нибудь в приятном уголке мира, а твой бизнес живет своей жизнью, приносит регулярные прибыли, развивается. Проблемы решаются сами по себе, а бизнес не поглощает собой все время, не требует постоянных усилий и трудовых подвигов, а также личного присутствия. Зачем все это нужно? Ну, это и возможность проводить больше времени занимаясь своим любимым занятием, со своей семьей, быть полностью свободным в своих передвижениях, не тратить время на ежедневное стояние в пробках, экономия на аренде офиса, возможность выбирать себе работу, которая нравится, а также время, место и способ ее выполнения. Это возможный трамплин для развития новых направлений бизнеса и самореализации. Итак, друзья, давайте посмотрим, что же нужно для того, чтобы испытать на себе тот счастливый момент, когда Вы перестанете быть заложником своего бизнеса.
У меня для Вас две новости. Как водится, одна хорошая, другая … другая. Начнем с хорошей – это не фантастика, это вполне возможно. Ну а другая новость состоит в том, что это для того, чтобы прийти к такому положению дел нужно очень и очень постараться. Давайте попробуем проанализировать, что же именно нужно, чтобы сотворить такой рай на земле.
С чего начинается родина? Как любое сооружение начинается с фундамента, так и построение Вашего светлого будущего начинается с фундамента, которым в Вашем случае является философия, стратегия и общий смысл Вашего бизнеса. Вам необходимо полное понимание по всем вышеуказанным пунктам. Что, как и для чего делает Ваш бизнес, кому и что Вы продаете, как выглядят технологические и офисные процессы, в каких точках и по каким параметрам они контролируются, как и когда изменяются.
Планирование – единственное лекарство от хаоса, а приключения это последствия плохого планирования. Оперативное планирование состоит из составления и осуществления краткосрочных планов. Детальные планы составляются на основе стратегии и общих планов по проектам. Проектное планирование — по каждому проекту создавайте поэтапный план работ (проектами могут быть: выполнение контракта, открытие нового магазина, запуск нового производства и т.д.). Подробнее о работе с проектами и планировании смотрите в моей книге «Архитектура высокоэффективного бизнеса» на нашем сайте www.mihico.ru.
После того, как Вы внятно изложили себе всю основу бизнеса, стоит перейти к его регламентации, а точнее к описанию бизнес-процессов. Регламентируйте все бизнес-процессы. Формализованные бизнес-процессы – основа любого успешного бизнеса, да и не только бизнеса. Без них начинается неуправляемый хаос. Не формализовав все бизнес-процессы — Вы обречены каждый раз изобретать велосипед, бегать по граблям и вопрошать подчиненных: «почему ты не учел этого?», «почему вот это вообще не сделано?», «почему это сделано не так, как нужно?» В таких ситуациях кажется, что все подчиненные дураки и вредители, только Вы весь такой из себя… Одно из правил управления гласит: любое повторяемое в Вашей компании действие должно быть регламентировано, описано и каждый раз выполняться строго определенным предписанным образом. При необходимости, данное правило подлежит пересмотру или корректировке, но пока таковая корректировка не произведена, оно должно незыблемо соблюдаться. В описании бизнес-процесса Вы разбиваете задачу на этапы. Указываете оптимальные действия для решения поставленной задачи, кто, как и когда их выполняет, кому и как сообщает об их выполнении. При описании и внедрении бизнес-процесса каждый сотрудник, которого он касается, может внести свои предложения и комментарии. Обсуждаете. При необходимости корректируете. Опять обсуждаете, несколько раз обкатываете бизнес-процесс в различных возможных условиях. (О бизнес-процессах, их описании и внедрении подробно описано в упомянутой книге). Между прочим, описание бизнес-процессов – это тоже бизнес-процесс. А потому первые и важнейшие бизнес-процессы описываете Вы, в дальнейшем этим занимается менеджмент Вашей компании. Обязательно внедряется жесткое правило: «не выполняешь регламент – три года публичного расстрела за сортиром через повешенье».
Делегируйте всё, что только можно. Успешные руководители всегда очень ленивые люди. Просто наша лень заключается не в лежании на диване перед телевизором, а в умении привлекать других людей для того, чтобы они делали то, что нужно нам. Каждый раз, когда перед Вами стоит задача что-то сделать, Ваша первая мысль должна быть: «Кто может выполнить эту задачу кроме меня?» в совокупности с вопросами: «Как эта задача может быть выполнена с наибольшей эффективностью и наименьшим использованием ресурсов, что исполнителю для этого нужно?». Для типовых задач мы уже написали бизнес-процессы, которые содержат ответы на все эти вопросы. Задача исключительно нестандартна и у Вас нет способного на его выполнение сотрудника? Наймите подрядчика или аутсорсера. Если всю задачу целиком можете решить только Вы, то попытайтесь разбить ее на несколько частей. Может быть есть возможность делегировать отдельные части.
Создание базы данных. Обязательно создается база знаний, в которую собирается вся информация, которая может быть когда-нибудь использована неоднократно: нужные контакты, способы решения типовых проблем, материалы для обучения принимаемых на работу сотрудников, технологии, договорные базы, шаблоны документов, полезные ссылки и информация и т.д.
Отчётность – наше все. Подчиненные практически всегда ненавидят отчётность и, тем не менее, она жизненно необходима. Святое правило в Вашей компании должно звучать как: «нет отчета – нет проделанной работы». Форма отчетности может быть разной: бумажной, электронной, совершением определенных действий и т.д., какой угодно, главное чтобы отчетность была достоверной, дающей всю необходимую информацию, удобной в пользовании, объективной и своевременной. Каждый проект должен завершаться отдельным отчетом с обязательным анализом его хода и результатов, подведением итогов и резюмированием полученного опыта на будущее. Пока в Вашем бизнесе нет четко функционирующей системы отчётности и контроля, составлять любые планы и думать о будущем — бессмысленно.
Система постановки задач. Каждая задача должна быть формализована и зафиксирована. В идеале — устных не должно быть вообще, это дисциплинирует всех, в том числе и Вас самого, позволяет четко и своевременно контролировать выполнение всех поставленных задач. Постановка задачи включает в себя: объяснение сути задачи, комментарии к ней, сроки выполнения промежуточных этапов, формы и сроки отчетности, оценка результатов и другие необходимые аспекты. Каждой задаче необходимо присваивать тот или иной приоритет, срок исполнения и указывать какие ресурсы сотрудник может использовать для ее выполнения.
Контроль. Не зря старая русская пословица гласит: «доверяй, но проверяй!», эта пословица не пережила бы века, если бы не была исключительно справедлива. Примите как аксиому: выполнение задачи, которое не сопровождается контролем — остается на доброй воле сотрудников. А воля эта может быть и не доброй. А еще эта воля может быть некомпетентной или о задаче могут просто забыть или забить на нее. Если таких бесконтрольных задач будет много, то смиритесь с тем, что даже самые добросовестные работники вскоре перестанут быть таковыми.
Кадровая политика. Сейчас кадровики возмутятся. С квалифицированными кадрами на рынке и так беда, а тут еще и высокие требования. И чего? А кто, собственно нужен? Стадо баранов или коллектив профессионалов? Если условия, предлагаемые Вами сотрудникам адекватны, а Вы не можете найти персонал, начните набор персонала с замены кадровой службы. Каждый должен свой хлеб зарабатывать, а не просиживать рабочее время в соцсетях под видом поиска кандидатов. Впрочем, это вообще больная тема для всего отечественного бизнеса. Кадровиков, не зря получающих свою зарплату, я встречал всего дважды в жизни, остальные — глаза бы мои не видели. Совершенно душераздирающее зрелище! Такое ощущение, что в кадровики поперлись все, кого не взяли даже в риэлторы, мозги не позволяют работать головой, а лень — руками. Вам нужны добросовестные сотрудники, которые хотят развиваться и зарабатывать больше, а не просиживать время от звонка до звонка. Сотрудникам должны быть чётко понятны требования к ним и критерии оценки их работы, а также что им надлежит сделать для получения большего вознаграждения. Такая система сама выжимает недобросовестных сотрудников и лентяев, оставляя только ценных. Справедливая и прозрачная система оплаты труда — лучшая мотивация Ваших сотрудников. Про мотивацию и системы оплаты труда уже написано и еще можно написать тысячи томов различных научных и не очень трудов. Сейчас для нас важно понять основное – без действенной мотивации не работает ни одна, даже самая безупречная и золотая система. Не требуйте от сотрудников «трудовых подвигов». Не пытайтесь найти уникальных сотрудников, делайте так, чтобы самые обычные сотрудники достигали уникальных результатов. При этом, «кнуты» в системе мотивации также важны, как и пряники. Разумное применение кнутов позволяет существенно экономить на пряниках. Если нет наказаний за нарушение правил (в т.ч. бизнес-процессов), то на все Ваши усилия по наведению порядка всем будет глубоко наплевать. Важно отличать ошибки и проступки, ко вторым также относится и нарушение внедренных бизнес-процессов. Первые только разбираем и ни в коем случае не пытаемся найти виновных, разбираем сами процессы и корректируем их с целью устранения возможности повторения ошибок. Проступки же должны наказываться. Причем наказания не обязательно должны быть жестокими, но обязательно неотвратимыми.
Безопасность. Ее практически никогда не бывает слишком много. Ваши серверы не бэкапируются? Линии связи и клиентские базы не защищены? Отсутствует план действий при чрезвычайных ситуациях или сотрудники не знают его «на зубок»? Ждите беды. Рано или поздно «пруха» закончится и катастрофа неизбежна. Не ждите покуда грянет гром. Никогда не игнорируйте юридические вопросы и не экономьте на юристах. Заключайте с каждым сотрудником соглашение о конфиденциальности. В нём должны быть чётко прописаны: неприкосновенность Вашей клиентской базы, ответственность за разглашение коммерческой тайны и т.д., но не переоценивайте их действенность. Мне не известно ни одного случая реального привлечения к серьезной ответственности в России хоть одного лица, разгласившего коммерческую тайну. В любом случае, гораздо эффективней не допускать кражи, чем потом ловить и пытаться наказывать тех, кто взял то, что плохо лежит. Солдат спит спокойно только тогда, когда караулы выставлены, оружие начищено и готово к бою, а каждый боец знает что ему делать при «шухере».
Найдите соратника и единомышленника и сделайте его своим заместителем. Человек на этой ключевой позиции должен быть Вашим безусловным единомышленником, он должен видеть перспективы Вашего бизнеса также как и Вы сами. Совпадение с ним должно быть не только в профессиональном, но и в межличностном плане. Этот человек должен быть Вашей правой рукой, ибо он непосредственный реализатор Ваших идей, именно он занимается оперативным управлением бизнесом и его мотивация должна быть соответствующей. Если Вы не доверяете этому человеку – значит ищите того, кому Вы будете доверять, иначе добра не получится. Именно этот человек должен претворять в жизнь все Ваши «хотелки». Проблема чаще всего кроется в том, что в какой-то момент такой человек задумается, а зачем, собственно, ему Вы. Он и сам все знает и умеет. Никогда не стоит уповать на то, что в этом случае Вас спасут родственные связи или давняя дружба. Ничего подобного! Риски в таком случае еще больше увеличиваются и приобретают воистину катастрофические масштабы. Перед такими людьми Вы особенно уязвимы, и рано или поздно, Вы расплатитесь за ложное чувство покоя, вызванное самообманом в том, что уж кровный родственник или давний друг точно не подведет. А когда это произойдет, то такой человек воистину может Вас просто уничтожить, ибо он имеет доступ ко всем аспектам Вашей жизни, ко всем Вашим тайнам и знает все Ваши уязвимые места.
Техническое обеспечение. При удаленном управлении бизнесом этот аспект выходит на первый план и является ключевым. Всегда и при любых условиях у Вас должна быть возможность в случае необходимости мгновенно вмешаться в дела компании, получить всю объективную информацию о текущем состоянии дел в бизнесе и обо всех его аспектах. В этом Вашими неоценимыми помощниками будут являться современные IT-технологии. Корпоративные порталы, системы удаленного доступа, видеосвязь и многое другое позволяет работать из любой точки мира с таким же успехом, как если бы Вы физически находились в офисе.
Подводя итог, можно сказать, что процесс перехода на удаленное управление весьма непрост, но возможен и он того стоит. И первое что необходимо сделать – навести порядок в своем бизнесе еще до перехода на удаленное управление. Дистанционное управление хаосом не превратит таковой в порядок, а только преумножит имеющиеся проблемы. Переходный период не будет легким или коротким, он потребует от Вас значительных усилий, а также времени, денег, нервов, постоянного развития в области управления и самодисциплины.
Отдельного обсуждения достойна тема о том, как не потерять контроль над бизнесом при удаленном управлении. Я думаю, что в ближайшее время напишу статью по этому поводу. Желаю Вам удачи и терпения при внедрении удаленного управления бизнесом!
© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.
Свежие комментарии