Так как в одной статье «нельзя объять необъятное», здесь рассматриваются только некоторые важные нюансы управления проектами со стороны предприятия-исполнителя.

Проекты могут быть самыми разными (строительство, внедрение программного обеспечения, поставка и монтаж оборудования, консалтинг и др.), но независимо от сути проекта выполнять его будут люди. Не предприятия, от имени которых подписаны договоры, а представители этих предприятий, большинство из которых незнакомы с обязательствами в договорах. Каждый из них имеет свои личные интересы и квалификацию, которая обычно не дотягивает до желаемой вами.

Местоимение «вы» здесь будет использовано для обращения к читателю, являющемуся руководителем проекта или одним из ключевых управленцев, задействованных в проекте со стороны предприятия-исполнителя.

Представителям предприятий-заказчиков полезно знать задачи, ограничения, помехи и прочие аспекты, с которыми приходится «сражаться» исполнителю. Это поможет им упростить достижение необходимых результатов проекта, заказанных и оплаченных их предприятием. Поэтому, если вы, читатель,- представитель заказчика, то тоже прочитайте написанное ниже.

Договор о выполнении проекта

К сожалению, при разработке текстов договоров их авторы исходят из предположений, что:

• Со стороны их предприятия нарушений не будет, так как все их работники – априори ответственны, заинтересованы в требуемой реализации проекта и добросовестны;

• Их сотрудники точно знают, что, как и когда надо сделать, чтобы проект был успешным;

• Точно знают и то, что, как и когда должны делать представители другой стороны;

• Подозревают в вероятных некомпетентности, необязательности, халтуре и злом умысле только представителей другой стороны.

• Конкретные люди и/или другие контрагенты, намеченные ими для выполнения обязательств по договору, не поменяются в ходе проекта;

• Все обладают мифическим здравомыслием, которое в обстоятельствах, подробно неописанных в договоре, сработает нужным для успеха проекта образом.

К тому же, в договорах обычно не описываются алгоритмы выполнения обязательств сторонами. Даже в относительно простых договорах поставки товаров описание процедуры приёмки-передачи – редкость. А с услугами – совсем беда. Это с огромной вероятностью может стать основой для конфликта сторон из-за разных мнений их представителей.

Поэтому, если у вас есть возможность участвовать в разработке договора о проекте, то постарайтесь включить в него пункты с формулировками, предвосхищающими разрушительные проявления «человеческого фактора». Это защитит не только ваше предприятие, а и заказчика.

Даже в тех случаях, когда текст договора является одним из условий тендера, проводимого заказчиком, представления о невозможности его изменения, например, дополнениями, ошибочны. А отсутствие попыток его дополнить – рискованное безволие. Дело в том, что составители тендерных договоров – не провидцы. Они доподлинно не представляют, какие изменения бизнес-процессов на их предприятии неминуемо возникнут во время реализации проекта, ведь сотрудникам заказчика обязательно надо будет взаимодействовать с работниками исполнителя. Этот факт является совершенно естественным поводом для составления дополнительного соглашения, защищающего обе стороны, и не противоречит условиям тендера.

Кроме того, ваше предприятие может не быть генеральным подрядчиком заказчика. Тендеры часто выигрывают не непосредственные исполнители, а составители «неизменяемых» договоров о такой «мелочи» и не задумываются. То есть вам может достаться роль слуги двух господ с совершенно неопределёнными условиями служения и приёмки работ. Поэтому обязательно позаботьтесь о себе, а заодно и о заказчике!

Подробнее о составлении договора, обеспечивающего базу бесконфликтного сотрудничества, рекомендую прочитать в статье: «Договор как инструмент увеличения продаж»

Учёт человеческого фактора

Интересы работников

Выше уже отмечалось, что у каждого человека есть личные интересы. Некоторые из них противоречат интересам предприятий, на которых люди работают. Например, естественный интерес в увеличении личного дохода по месту работы, присущий каждому работнику, противоречит интересам предприятия в увеличении прибыли. Да, бывают случаи, когда работники искренно связывают дополнительное вознаграждение с результатом своей работы, приносящим дополнительную прибыль предприятию, но такие случаи редки.

Строго говоря, все противоречия интересов работников и предприятий естественны в силу природы людей и человеческих взаимоотношений, включая трудовые. Наличие противоречий в интересах не означает, что работники обязательно будут реализовывать свои интересы во вред работодателям, но вероятность вредоносных и даже криминальных действий – высокая. Это касается поступков не только в рамках проектов. Зато вредоносные действия в проекте наносят ущерб не только своему предприятию, а и его партнёрам.

Такими интересами работников, например, могут быть:

• Сохранение собственной «незаменимости» для заказчика, которая может исчезнуть в результате проекта;

• Личная заинтересованность в проведении проекта фирмой, конкурирующей с вашим предприятием;

• Личные счёты с кем-то из коллег, которые получат и личные выгоды от успешной реализации проекта;

• Личное отрицательное отношение к вашему предприятию и/или непосредственно к вам;

• Страхи: перед потенциальным наказанием за совершение ошибок, ответственности за чужие действия, изменения собственных обязанностей и другие;

• Желание реализовать собственную доминантность (выпендриться) за счёт противодействия проекту;

• Криминальные;

• Другие объяснимые и/или иррациональные интересы работников предприятий участников проекта.

Знание о наличии таких интересов, их учёт и принятие мер для предотвращения вредоносных действий позволят вам упростить достижение целей проекта.

Подробнее в статье: «Как защититься от недобросовестных действий контрагента».

Квалификация работников

Если квалификация работников заказчика участвующих в проекте, мягко говоря, не дотягивает до желательной для успеха проекта, то, скорее всего, вам придётся не только смириться с этим, а и компенсировать её недостаток за счёт «трудовых подвигов» своих подчинённых. Конечно, вы можете походатайствовать перед компетентными представителями со стороны заказчика о замене таких работников, но вряд ли это поможет. Лучше продумывайте и включайте «защиту от дурака».

Даже если в профессиональных делах все участники проекта достаточно квалифицированы, то в экономических и правовых вопросах в лучшем случае – дилетанты. (Это касается и исполнителей экономических или около них проектов. Озвучивание работником экономических терминов не свидетельствует о его экономической грамотности). Этот прискорбный факт требует внимательного отношения к поступкам участников проекта, не задумывающихся об их стоимости и юридических последствиях.

Руководствуясь модными расплывчатыми, каждым по-своему понимаемыми, терминами, например: клиентоориентированность, лояльность, команда, работники из самых лучших побуждений способны нанести ущерб своим предприятиям. Поэтому не ленитесь разъяснять своим подчинённым, что каждое их действие в проекте имеет свою себестоимость и должно соответствовать обязательствам вашего предприятия по договору с заказчиком. Это особенно актуально, если выполнение проекта досталось вашему предприятию в результате победы в тендере за счёт низкой цены.

Ознакомьте своих работников с обязательствами и правами сторон по договору, разъяснив им, в каких случаях можно проявить «щедрость», а в каких справедливо отказать заказчику в чём-то, если не будет дополнительной оплаты. А то работники зачастую горазды услужить за счёт своего предприятия или дополнительного труда коллег. Объясните им и юридическую значимость действий и бездействий, как со стороны вашего предприятия, так и со стороны заказчика. Кстати, простои по вине заказчика и реакция на ложные рекламации – тоже не бесплатны для вашего предприятия. И время имеет стоимость. Недаром за просрочку выполнения обязательств на ваше предприятие могут быть наложены штрафные санкции, чреватые убыточностью проекта.

Отношение работников к исполнению их обязанностей

Вопреки мечтаниям теоретиков менеджмента, бессмысленно ждать от работников такого отношения к труду, какого хотите вы. Исключения, конечно, бывают, и даже кто-то может превзойти ваши ожидания, но только если вам повезёт. Дело в том, что интерес собственно к труду противоречит потребности людей (как биологических существ) в энергосбережении для упрощения физического выживания. Увы, подавляющее число людей трудятся постольку, поскольку это им необходимо для получения денег на существование.
Кроме того, у людей есть другие интересы, не связанные с профессиональной деятельностью. Семья, хобби, другие потребности социализации тоже требуют энергозатрат и времени. Поэтому работники совершенно естественно автоматически резервируют свои ресурсы для них, экономя на оплачиваемом работодателями труде.

Относительно редким благом для работодателя являются случаи, когда работники рассматривают профессиональный труд в качестве средства для социализации и предъявления собственной доминантности над себе подобными. В этих случаях они самомотивированы к труду, но лишь в пределах своих энергоресурсов.

Поэтому, в основном, вам придётся работать с теми, надлежащий труд которых маловероятен без применения действенных управленческих приёмов, преодолевающих природные и социальные ограничители трудоотдачи. Причём, это относится не только к вашим коллегам, а и к представителям заказчика, повлиять на которых вы вряд ли сможете, так как для этого у вас не может быть властных рычагов. Зато знание этого практически на 100% вероятного риска, позволит вам применять меры, защищающие ваше предприятие и обеспечивающие достижение поставленной заказчиком цели проекта.

Увы, халтура при работе «без присмотра» — естественное поведение большой части работников. Действенным инструментом для её предотвращения является технология управления работниками, подробно описанная в книгах «Откровенно об управлении предприятием» и «Биороботизация работников», основанная на документальной формализации исполнения обязанностей трудящимися.

Отчётность ваших подчинённых

Отчёты сотрудников – один из важнейших инструментов технологии управления ими. В тоже время, отчёты – и мощное средство защиты интересов вашего предприятия, да и заказчика тоже. Ведь ваша цель – не в том, чтобы защититься документами, а довести проект до надлежащего нужного заказчику результата.

Необходимость ежедневно составлять отчёты стимулирует производительный труд работников. Конечно, состав отчётов малограмотных разнорабочих должен быть элементарным, но и эти документы, которые должны заполняться быстро и просто, «подстёгивают» бригадира и заставляют его быть внимательнее и ответственнее. Для более квалифицированных работников отчёт ещё и форма донесения полезной для руководителей информации. Вне зависимости от того контактирует ли ваш работник с представителями заказчика или нет, отчётность необходима.

В целях данной статьи подробно рассмотрим только отчёты исполнителей непосредственно контактирующих с работниками заказчика. Они должны содержать:

• Фамилии, имена и отчества автора отчёта и уполномоченного подписать отчёт представителя заказчика с указанием его должности;

• Дату и время начала и окончания работ на территории заказчика;

• Состав и объёмы выполненных работ в данный день, включая их отнесение к определённому пункту плана проекта, и важные подробности;

• Дополнительные сведения (например, важная для выполнения проекта информация от заказчика и/или о нём);

• Особые отметки, например, информация о непроизводительных ожиданиях (простоях) и/или о непредусмотренных договором аспектах;

• Текущие договорённости с уполномоченным представителем заказчика о продолжении работ;

• Приложения (фотографии, скриншоты, образцы и др.);

• Подписи работника и уполномоченного представителя заказчика.

Такой отчёт имеет ещё ряд полезных свойств. Так, в отличие от актов, протоколов, соглашений и других официальных документов, отчёт рассматривается в качестве рабочего документа, принятого у исполнителя. Он удобен и заказчику тем, что упрощает контроль за исполнением обязательств вашего предприятия. Отчёты избавляют представителей сторон от «забывчивости» о том, что было и о чём и как договорились в оперативном порядке. Они дисциплинируют и представителей заказчика, которые тоже должны действовать в рамках договора, не допуская нарушений. При возникновении спорных ситуаций отчёты – прекрасный инструмент для предотвращения конфликтов. А уж если всё-таки конфликт разгорелся, то они превращаются в официальные документы, способные спасти от произвола, особенно когда текст договора – расплывчатый.

Только не надо проявлять необоснованный скептицизм по поводу юридической силы отчётов. Они прекрасно работают, даже если заказчик в несоизмеримо более тяжёлой весовой категории по сравнению с вашим предприятием. Проверено мною на десятках проектов. Естественно, в отчётах нет места выдумкам. Они должны составляться с чувством такта по отношению к представителям заказчика. И если было исправленное упущение или нарушение со стороны исполнителя, то и это полезно упомянуть, чтобы повысить доверие со стороны представителей заказчика.

Напомню, проект нужен вашему предприятию для получения выгоды, а не для услужения заказчику с «громким именем» за свой счёт. А чтобы выгода была получена, то всё надо учитывать и считать.

Учёт при исполнении проекта

Учитывать и считать важно всегда, и жизненно необходимо в проектах, которые вы выиграли в тендерах, «уронив» цену. А уж если ваше предприятие – субподрядчик в таком проекте, да ещё и имеет своих субподрядчиков, то пренебрежение тщательным учётом затрат – прямой путь к убыткам.

Представьте, что ваш договор с заказчиком имеет «расплывчатые» формулировки, не выверенные под специфику вашего исполнения обязательств, и действия заказчика мало чем ограничены. В таком случае по ходу реализации проекта высоко вероятно, что заказчик «прозреет», увидев насущную необходимость изменения тех или иных требований к работам подрядчика. Он обязательно это сделает, несмотря на удорожание исполнения для вас. Что будете делать? Просто подчинитесь, чтобы не испортить отношения?

Знание реальных затрат на тот или иной проект мне неоднократно позволяло наглядно показать заказчикам, что их требования экономически некорректны. Естественно, я не раскрывал конфиденциальную информацию, но и работать в убыток уже никто не заставлял. Ведь заказчикам нужен результат проекта, а не выжимание соков из подрядчика.

Чтобы решить учётные задачи присвойте каждому проекту так называемые шифры производственных затрат (ШПЗ), и обяжите всех своих сотрудников — участников проектов сопровождать финансовую и иную отчётность соответствующим данному проекту шифром. У вашего предприятия есть учётная программная система, внеся в которую ШПЗ, вы легко сможете отфильтровать и посчитать затраты по проекту.

Да, знаю, что, скорее всего, вашим бухгалтерам лень этим заниматься, и они боятся лишней, на их взгляд, информации в базе данных, которая может попасть на глаза фискалам. Но они «забывают», что убыточные сделки налоговые органы очень любят. Поэтому вашему предприятию необходимо отслеживать затраты по каждому отдельному проекту, а то вдобавок к убыткам вам ещё начислят дополнительные налоги и штрафы.

Отсутствие управленческого учёта сплошь и рядом приводит к тому, что руководители и финансисты предприятий, затрачивающие большую долю личных усилий на управление проектами, даже не подозревают, что сами паразитируют на других видах деятельности своих предприятий, а ведь могли бы зарабатывать дополнительные деньги.

Кстати, распространённое мнение о полезности убыточного стартового входа к клиенту, который якобы позволит заработать на следующем проекте,- просто глупо. Ведь велика вероятность, что следующий проект данного заказчика достанется такому же наивному конкуренту. Учитывайте и считайте деньги правильно и вовремя.

В связи с этим дополнительно рекомендую вам прочитать статьи «Пренебрежение азами экономики предприятия – способ суицида бизнеса», «Какие выгоды может вам дать развитый управленческий учет», «Клиентоориентированность. Бизнес-мифы, пожирающие деньги ваших предприятий» и, особенно, книгу: «Что надо знать о деньгах с детства».

***

Есть ещё много важных аспектов управления проектами, о которых не пишут в учебниках, но о них в другой раз. Следите за публикациями на моём сайте!

Успехов вам в достижении целей заказчиков в выгодных для вашего предприятия проектах!

© 2017, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.