Пишу это всем, кто каким-то боком вовлечен в этот процесс: менеджерам по исследованиям, тендерным отделам, подразделениям, заказывающим исследования. Пишу в помощь! Инструмент и подход!

Вот вам! Свел свои мысли и опыт в конкретные рекомендации на тему того, как правильно (на мой взгляд) проводить тендеры агентств в сфере исследований потребителя. Хотя, думаю это можно будет применить и в других сферах, но я останусь лучше в зоне своей экспертизы ;)

Для любителей МАЛОБУКВ: вот 2 слайда… если готовы взять на веру. Если нет, читайте целиком.

Что мы выбираем? и что мы сравниваем? (немного эмоций и осознания)

МЫ ВЫБИРАЕМ РЕШЕНИЕ! Основная задача тендера — выбрать не агентство, а решение! Оптимальное решение для наших бизнес и исследовательских задач! В итоге, конечно, мы выбираем агентство, но не за красивые глаза или известное имя, а за адекватность предложенного решения.

ПОЛНОЙ СРАВНИМОСТИ НЕТ! Нам нужно выбрать продукт мысли и опыта (экспертизы). Часто, для решение одной задачи мы получаем разные решения и все они могут быть адекватными. А как их сравнивать, если они по сути трудно сравнимы? А сделать их сравнимыми можно только вложив решение одного в руки другого. Но значит ли это, что этот другой сможет воспользоваться правильно решением другого? Нет!

ЧЕЛОВЕК и КОМАНДА ВАЖНЫ! На самом деле мы выбираем человека (или группу людей), который будет вести наш проект! Его голову, стиль мышления, общения, профессиональные навыки, экспертизу, опыт, понимание наших потребностей и так далее. Это особенно важно для сложных и нестандартных исследовательских задач. Методы и технологии важны, но они будут работать правильно только в умелых руках. А работать вместе будет эффективнее (быстрее, грамотнее), если партнеры понимают друг друга с полуслова. Вспомните как вы себе бригадира для ремонта подбирали… или врача? только по цене или по опыту? Неа, сто пудов!

Далее о самом подходе. Кратко без лирики и долгих объяснений и обоснований.

ПРОЦЕСС: 9 ШАГОВ

1. Составляем задание на исследование: четкое описание бизнес задач и решений, которые необходимо принять, список ключевых вопросов, на которые нужны ответы. СМЫСЛ — сформировать понимание того, как вы хотите использовать исследование! Самый главный, и часто самы трудный шаг — четко сформулировать что и зачем нам нужно.
2. Отправляем это одно задание всем участникам! СМЫСЛ — все участники в равных условиях на отправной точке.
3. Подготовка предложений агентствами. Здесь рулит агентство, если нужно звонит и уточняет задачи и т.п. помогаем, уточняем, даем агентству работать так, как оно умеет и как ему нужно для достижения результата. СМЫСЛ — помочь уточнить понимание задач для агентства, посмотреть на адекватность и понимание задач со своей стороны.
4. Анализ первичных предложений сразу, не ждем, пока все пришлют. В них должно быть четкое описание как ваши задачи решаются, описание подхода, сроки и цены. СМЫСЛ — кто первый тот первый и обратную связь получит, заслуженно.
5. Отправляем уточняющие вопросы. Фактически задаем уточняющие вопросы если не все понятно: почему именно этот метод? почему выборка такая? почему, почему, почему? и Как решаем задачи? как получаем ответ? как, как, как? и что на выходе? В итоге должна быть обоснованная картинка и по выбору метода, выборки, дизайну исследования. Важно здесь не навязывать свое видение, а уж тем более видение по подходу других агентств. СМЫСЛ — ну нам же надо нормальное предложение получить, и иногда такие решения появляются, что и не сразу поймешь их крутизну и клёвость ;)
6. Доработка предложений (если нужно). Могут потребоваться дополнительные обсуждения — проводите их с агентством, отвечайте на вопросы, помогайте. Количество версий предложения от одного агентства максимум 3. СМЫСЛ — проверяем скорость, понимание, стил работы и т.п.
7. Сравнение предложений и Выбор! Вот это самое трудное и неработающее. Ниже прям отдельно подход. СМЫСЛ — Пусть даже нужны будут докрутки и доделки и финальная цена будет отличаться от предложенной, но с выбранным агентством это точно будет проще, и на выходе получить искомое вероятность выше, так как есть понимание ваших задач и потребностей.
8. Дайте нормальную обратную связь всем агентствам! СМЫСЛ — Почему их не выбрали? — они смогут сделать выводы и в следующий раз они может быть смогут решить эти недостатки. (ни фига не работает, на сколько я знаю, очень редко кто объясняет проигравшим объективные причины)
9. Доработка решения с выбранным агентством! СМЫСЛ — Дорабатываем предложение и устраняем недочеты, если они были, добавляем детали, которые необходимы для решения ваших бизнес/исследовательских задач, проводим оптимизацию стоимости. Экономим время.

СРАВНИВАЕМ и ВЫБИРАЕМ

И так мы выбираем РЕШЕНИЕ. Они могут быть разными. Сравнимость очень часто не полная. Это не лампочки выбирать. Но главное, что это решение позволяет в полной мере помочь решить наши бизнес задачи. Фактически мы делаем в какой-то степени субъективную оценку предложений, а потом, взвесив все за и против, делаем выбор.

Были попытки сделать какой-то скоринговый подход, но только это не работает. Уж слишком много тонкостей, да и в разных ситуациях важность факторов может быть очень разной. Наиболее подходящий путь — это создание комитета или экспертной группы, которая обсуждает предложения и приходит к консенсус по выбору.

Нужен специалист по исследованиям. Только специалист или эксперт может проверить адекватность и оптимальность предложений. Хорошо, если он есть у вас в компании.

Что делать если специалиста по исследованиям нет?

1. Вот решения, в порядке убывания их эффективности
2. Найдите эксперта на стороне (фрилансер или консультант) и дайте ему сделать работу по подготовке предложений и проведению сравнения. За денежку ;)
3. Найдите эксперта на стороне и просто посоветуйтесь с ним. Покажите предложения, узнайте мнение, уточните рекомендацию и по выбору и по подходам.

Не хотите привлекать эксперта вообще, попросите агентства более детально описать, что вы получите на выходе, попросите вставить примерный вид ключевых моментов, чтобы понять суть. Здесь вам будет проще понять — получите вы то, что хотите или нет. И обязательно узнайте отзывы и об агентстве и о менеджере, который будет вести ваш проект. У каждого есть свои особенности и для кого-то одно хорошо, а для кого-то другое. Вам нужно будет выбрать то, что подходит вам.

Выбор должен быть понятен! В итоге, когда вы сделали свой выбор, он должен быть понятен и обоснован. Понятен Вам, тендерному отделу, руководителю или руководству. Также должен быть понятен и обоснован невыбор других участников. Это должно лечь в основу обратной связи для «проигравших» участников.

Роль Тендерного Отдела — ПОМОЩЬ!

Затрагивал эту тему в одной заметке. Я на 100% уверен, что решение о выборе должен принимать не тендерный отдел, а тот человек, которому с этим работать. Этот человек должен иметь полномочия и нести ответственность за свой выбор и за итоговый результат.

Тендерный может помочь заказчику с общением, сбором предложений, переговорами по цене. Агентствам с прохождением всяких внутренних процедур, или заполнением каких-то форм. Хотя я считаю, что это издевательство над агентствами, заставлять их заполнять кучу бумаг до принятия решения о выборе. Это надо делать тогда, когда выбор сделан.

И еще тендерный может дать свою РЕКОМЕНДАЦИЮ о выборе. Но она не должна быть блокирующей, так как все это часто не зона экспертизы тендерных отделов. Это наиболее актуально для таких сложных и насыщенных по взаимодействию задачах, как исследования, маркетинговые активности, ай-ти проекты, консалтинговые проекты, тренинги и т.п. Но о правилах выбора с тендерным отделом нужно минимум договориться! И это возможно, проверено, нужно лишь чуть-чуть захотеть и чуть-чуть привстать со стульчика ;) Там тоже хорошие люди работают, просто у них свои задачи.

Буду рад любым дополнениям, упрощениям и уточнениям. Хочу, чтобы это легло в основу стандартов работы по выбору агентств и хоть как-то упростило жизнь всем участникам этого процесса.

© 2017, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.