Пару месяцев назад мне пришла мысль о том, что мы фактически живем в мире «отчетов»! Мы об этом особо не задумываемся, но это факт. И большинство этих «отчетов» — это не просто какая-то интересная фигня, а это что-то полезное и помогающее нам жить.

Вот несколько примеров.

1. Мы получаем смс-уведомления от мобильного оператора, в которых видим состояние нашего баланса. Или получаем выписку о списаниях и начислениях по e-mail.

2. Смс-ка после оплаты банковской картой стала нормой, мы видим, сколько списалось денег и сколько осталось.

3. Когда мы проводим оплату или делаем заказ в интернет магазине, получаем сразу несколько «отчетов» — и от банка или платежного оператора типа Веб-Маней, и от магазина, «заказ принят, вы заказали вот это…» с инструкциями о том, как и где можно получить заказ.

Примеров подобных отчетов масса, и их число растет: экран смартфона — это интерактивное табло, которое показывает нам пропущенные звонки, непрочитанные письма, пришедшие обновления приложений, чек из магазина, табло прилета/вылета в аэропорту, рекламная газета в продуктовом магазине, вообще, любая реклама, табло курса валют, часы в метро, которые показывают, как давно ушел предыдущий поезд, сами часы, календарь, градусник, приборная панель в авто… и еще много-много всего!

Что же такое «отчет»?

Это не кипа бумаг с табличками и графиками, в которых трудно разобраться без сами знаете чего;) такое старое шаблонное восприятие. Но суть «отчета» осталась — это нечто, что содержит измерение, констатацию ключевых и важных фактов, сообщение выводов, идей и мыслей, которая нужна нам для принятия каких-то решений или для инициации каких-то действий.

И формат отчета ушел на второй план. Теперь формат — это всего лишь инструмент, помогающий донести мысль в доступной, понятной и действенной форме! Но наиболее частые форматы в бизнесе — это, конечно, презентации или текстовые документы, содержащие таблицы, графики и текст. Хотя уже достаточно сильно развились и новые цифровые форматы.

И здесь на поверхности лежит само определение Клёвого отчета:

Клёвый = Простой, Понятный, Действенный! то есть, клиентоориентировнный! Ну и он, блин (это от моей аналитической частички души), должен быть красивым;) мы все продолжаем судить по обложке — первая реакция определяет, во многом, последующую;)

Мда… Америки не открыл;) Но почему вопрос с отчетностью в бизнесе звучит так часто? Почему руководство говорит, что не может добиться всех необходимых данных и выводов для принятия решений, а аналитические отделы говорят, что не вылезают с работы и выпускают эти отчеты пачками, и что уже все перерыто вдоль и поперек, и горы таблиц….

На бытовом уровне все просто! Если градусник показал больше 37 — мы бежим ко врачу. Если прозвенел будильник — мы встаем. Если пришла смс-ка с отрицательным балансом на счете — мы пополняем счет.

Все вроде просто! но если бы так всегда было?!

Многие скажут, в бизнесе не все так просто. Каждый бизнес обрастает огромным массивом данных, разными показателями, и здесь уже одной «температурой» не обойтись. Анализировать бизнес и его параметры становится все сложнее, а делать это нужно все быстрее. И это правда!

А некоторые скажут, ну да, пойди сделай простой отчет на наших массивах?! Если просто показать все важные параметры на общем уровне, нужно минимум 30 столбцов и 50 строчек в таблице. Тоже верно!

И что? Значит ли это, что наши отчеты и презентации должны быть сложными и непонятными? Или что они не могут быть простыми?

Нет! Мало того, из-за роста объема информации и данных простота и понятность отчетов и информационных материалов становится все более и более актуальной.

Так в чем тогда проблема? Почему иногда так трудно сделать этот КЛЁВЫЙ отчет?

На мой взгляд, есть всего два основных барьера:

1. Отсутствие понимания ВАЖНОГО!

2. Отсутствие понимания ЗАДАЧ, определения «ЗАЧЕМ?»

Любой отчет или презентация — это анализ, результат анализа. Для эффективного анализа нужно понимать задачи, то есть, начиная любой анализ или составление отчета, необходимо понимать «ЗАЧЕМ?» Про этот волшебный вопрос я уже писал (здесь).

То есть перед тем, как делать какой-либо отчет или презентацию или строить график, нужно понять ЗАЧЕМ? Это все? Об этом волшебном вопросе уже есть отдельная заметка, и здесь без него никак!

Вычленение ВАЖНОГО помогает отсечь весь сор, не имеющий серьезного прикладного значения. А с другой стороны, понимание ВАЖНОГО для компании, поможет сфокусировать и отчет и презентацию именно на этом, и это залог того, что отчет будет востребован, будет полезен, и вы не услышите фразы «it’s waste of my time»! Я эту фразу слышал, и мне хватило одного раза, чтобы навсегда изменить свой подход к таким вещам.

Причин возникновения этих барьеров несколько. Это и банальное отсутствие технических навыков — сейчас очень редко сталкиваюсь с таким. Или навыков структурирования и систематизации, упрощения. Это и системное понимание бизнеса, бизнес задач — что, в общем, тоже не так часто встречается, как можно было бы подумать.

Но чаще всего — это образ мышления, отношение к задаче и рабочие взаимоотношения между руководителем и сотрудником… а точнее, между сотрудником и руководителем! Именно такая очередность должна быть (про начальника, которому нужна помощь тоже писал — здесь). Под взаимоотношениями я имею в виду формулировку задач, уточнение задач, навыки работы с черновиками/проектами отчетов и презентаций и т.п.

Так что же с форматом?

Формат — дело далеко не первое! Формат «отчета» определяется задачами, которые он призван решать и условиями, в которых эти задачи будут решаться. Отчет — это такой же инструмент.

А еще он определяется пользователем! Одним нравится и понятно одно, другим другое.

Другими словами, универсального формата «отчета» не может быть по определению!

Универсален может быть только подход, который заключается в выявлении задач и выявлении важного. Ну и еще, конечно, подход использования различных инструментов визуализации, некоторые стандарты, отработанные годами и легко воспринимаемые всеми. Устоялись, одним словом, и особой необходимости быть революционером на этом поприще я лично не вижу, да и практика подсказывает ;) Помню начали использовать Маримекко графики, через некоторое время плюнули, приходилось дольше объяснять суть и правила чтения графика, чем выводы из него.

Мысль переросла в действие!

Все эти мысли и некоторые обсуждения этого года подтолкнули к разработке курса развития навыков построения КЛЁВОГО отчета. Пришло время поделиться знаниями, навыками и наработками в этой области… Готовлю обучение при участии друзей из бизнеса, которым очень благодарен за вклад!

Новые публикации на тему отчетности (в широком смысле) еще последуют. Уж очень много в этой теме разных аспектов всплыло.

Следите за новостями ;) и поделитесь с теми, кому это может быть актуально.

© 2017, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.

No votes yet.
Please wait...