Кейс: Постановка учета юридических лиц и предпринимателей в Администрации

Предпосылки:

Дела очень давно минувших дней. Рубеж тысячелетий. Администрация северного города – столицы субъекта Федерации. Первые лазерные принтеры, повально пиратский софт, местами все-еще даже встречаются печатные машинки. Интернет уже есть и даже вполне развит, но 95% населения страны не понимает что это такое, с чем его едят и как с ним бороться.

Создаваемые юридические лица регистрируются местными органами самоуправления (впоследствии эта функция была передана налоговым органам). Вопрос регулируется одним-единственным Указом Президента, который, на самом деле, вместо внесения хоть какой-то ясности порождает только новые вопросы, на которые ответить не может никто.

Задача:

Есть некий набор «папочек с бумажками» существующих на территории города юридических лиц, валяются где-то в глухих катакомбах архива. Представляют собой коробки с разношерстными бумагами, никаких реестров, описей, номенклатур, учета нет в природе. Невозможно понять даже сколько вообще юрлиц было зарегистрировано.

Привести в порядок имеющиеся дела (по сути, создать их).

Наладить учет имеющихся материалов.

Организовать учет новых компаний и обработку вносимых изменений в существующие уставные документы.

Организовать вменяемый обмен информацией с налоговыми, статистическими и иными органами, внебюджетными фондами и т.д.

Что сделано (очень тезисно и сокращенно):

Проведена полная ревизия имеющихся документов и сформировано дело по каждому отдельному юрлицу;

Составлены (в нормальном электронном виде) один ключевой перечень юридических лиц с важнейшей краткой информацией о каждом (юр. адрес, уставной фонд, дата регистрации, сведения об исполнительных органах и т.д.) и отдельный перечень документов по каждому юрлицу (распечатка вклеена в каждую папку по каждой компании);

Проведены сверки с налоговыми и иными органами на предмет соответствия имеющийся информации о каждой компании;

Своими силами был создан программный продукт на основе MS Access (не забывайте когда происходило дело) который представлял из себя единый реестр всех юрлиц, возможность постоянно обновлять и корректировать его, отражающий всю информацию о каждой компании, позволяющий по нажатию кнопки мгновенно формировать и распечатывать все необходимые документы: Постановление Администрации о регистрации (внесении изменений в уставные документы, ликвидации и т.д.), Свидетельство о регистрации и все иные необходимые документы;

Четко и ясно была прописана процедура действий для сотрудников Администрации в каждом возможном случае (регистрация компании, внесение изменений и т.д.) в виде пошаговых инструкций, как мы их называем, «для дурака»: проверить у заявителя вот такие документы, взять у него вот это, дать ему вот это, сказать вот это, вот тут нажать кнопочку «распечатать» и т.д. Чтобы ошибиться при работе по такой инструкции действительно нужно обладать интеллектом табуретки;

Организована автоматическая с использованием защищенных электронных сетей (это в те то времена) регулярная сверка имеющейся информации с заинтересованными органами (статистика, налоговая, фонды и т.д.).

Результаты и выводы

Выполнение задачи считаем 100%. Заказчик в лице Администрации счастлив, мы полностью удовлетворены результатом нашей работы. Ошибок и сбоев в ходе всей эксплуатации выстроенной нами системы выявлено не было вообще.

Впоследствии, как я отметил в начале, с введением в действие Налогового кодекса РФ данная функция перешла к налоговым органам и снята с Администрации. Передача дел прошла безупречно и в минимальные сроки, налоговая инспекция приняла дела без замечаний.

Потом во все налоговые инспекции был спущен обязательный для всей страны регламент по исполнению данных функций и началось как обычно в России… Бедные предприниматели и бизнесмены в Москве еще долго будут вздрагивать при упоминании 46-й налоговой инспекции (которая выполняла эту функцию для всей Москвы), в регионах все было не лучше.

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.