Как вы ставите задачи своим подчиненным, агентствам, подрядчикам? А как ваши руководители или клиенты ставят задачи вам? Да, очень много тренингов на эту тему. Есть ряд принципов постановки задач, и самым раскрученным является SMART. И многие из нас все это знают и как-то используют в своей работе и в жизни (ремонт, заказ мебели и т.п.)

НО ПОЧЕМУ же это часто НЕ РАБОТАЕТ? Почему поставив задачу и получив результат, мы не получаем того, что ожидали? Или почему мы получаем то, что требует дополнительных и часто значительных усилий по доработке? Или почему, мы вроде сделали, что нас просили, но «заказчик» недоволен?

Причин может быть масса, и многие склонны полагать, что эти «дебилы», которым я поставил задачу, просто не умеют работать, не имеют опыта и т.п. Да, и такое бывает, но есть и еще кое-что, нам мой взгляд, более важное и главное, что чаще приводит к «плохим» результатам, нежели некомпетентность исполнителей. Давайте разберемся.

ПРО ЗАДАЧИ и ЗАДАЧКИ. В чем разница?

Я как-то давно разделил для себя задачи на 2 большие части: ЗАДАЧИ и ЗАДАЧКИ. В моем понимании, ЗАДАЧКА — это то, когда достаточно четко понятно, что нужно сделать. Точнее, это четко сформулировано, как нам кажется. Например, «подпрыгни», «купи хлеб», «сделай уроки», «построй график с динамикой показателя Х…». А ЗАДАЧА — это некоторая цель, желание, потребность, дилемма, требующая решения, когда сразу нет четкой ясности что делать, но есть понимание ЗАЧЕМ это нужно, для чего. Например, «В доме должно быть всегда тепло», «нужен праздничный ужин», «нужно выбрать концепцию продукта, которая….».

ПОЧЕМУ НЕ РАБОТАЕТ?

Вот история история. Был я начинающим аналитиком в одном агентстве. Пришел как-то руководитель одного отдела и попросил меня: «иди к Ире, попроси её достать из системы вот такие данные, сведи их вот в такую табличку и дай мне через два дня». Все вроде почти по SMART и конкретно. Я пошел к Ире. Рыли систему 2 дня, не можем найти этих данных, нашли кривой и долгий метод достать что-то аналогичное, на которое требовалось недели две. Пришел к этому начальнику, рассказал о ситуации. Он дал мне новое задание: «Иди к Илье, он лучше разбирается, сделай то же самое». Пошли, порылись — все тоже самое. Вернулся к начальнику, рассказал. Он в бешенстве спустился сам к этим компьютерам с системой и начал рыться…. и… и… не нашел! Он раньше тоже работал с системой и знал, точнее был уверен, что такая возможность в системе есть. Но система с тех пор обновлялась много раз. И вот после этого публичного фиаско и недели упорной работы нескольких людей он объяснил ЧТО и ЗАЧЕМ ему нужно. После этого мы помогли ему за пару часов и нашли то, что он даже и не ожидал. Выполняя Задачку мы потеряли время. Работая над ЗАДАЧЕЙ мы нашли решения и сами подобрали правильные инструменты и определили задачки.

ЗАДАЧКУ поставить проще и быстрее, чем сформировать понимание ЗАДАЧИ. Начальнику пришлось потратить больше времени, чтобы объяснить суть, сформировать у нас понимание его целей, потребностей. Но в итоге он получил результат, тот который хотел (даже лучше), а в случае ЗАДАЧЕК он остался ни с чем.

В бизнесе, нам чаще приходится сталкиваться с нестандартными задачами, искать и находить решения, которые могут быть достаточно сложными и многоЗАДАЧКАными. Но эффективность поиска таких решений обеспечивается только пониманием целей и потребностей. То есть постановкой ЗАДАЧ, а не ЗАДАЧЕК. ЗАДАЧКИ хороши для четких, стандартных, понятных действий — «Купи Хлеб!», «Обеспечь карандаши, маркеры и ручки в переговорных» и т.п.

Особенно важно понимать Цели и Потребности и иметь/формировать четкую ЗАДАЧУ в сфере анализа, исследований, управления, проектной деятельности. Нельзя просто попросить сделать график или провести фокус группу. Важно понимать ЗАЧЕМ вы это просите, что нужно понять, узнать, проверить, разработать…

Подход SMART не заточен на формирование понимания сути и смысла. В этом его слабость.

Если вы попросите аналитика сделать график показателя Х, вы его получите. Но зачем это вам? Аха, вы хотите понять причины роста выручки, чтобы использовать этот опыт еще где-нибудь (и вы думаете, что именно этот показатель влияет на выручку и хотите это проверить). Поставьте ЗАДАЧУ, объясните суть, и просто укажите, чтобы при анализе на этот показатель Х тоже посмотрели. Попробуйте, вы будете удивлены, насколько компетентны ваши аналитики, когда они понимают суть ;)

РЕЗЮМЕ

Возвращаюсь к истории и Вывод который я сделал тогда и он очень помог мне в рабочей жизни.

Когда я получаю ЗАДАЧКУ, я превращаю ее в ЗАДАЧУ (вопрос ЗАЧЕМ ключевой. смотрите пост про вопрос ЗАЧЕМ? здесь). А когда я ставлю Задачки, обязательно объясняю ЗАДАЧУ. Но чаще, я объясняю ЗАДАЧУ и мы вместе обсуждаем Задачки.

В рамках проектов по Экспертному сопровождению исследований я уделяю основное время именно выявлению и формулированию ЗАДАЧ и формированию этого понимания на стороне агентства. Бывает достаточно трудно действительно четко сформулировать эти задачи, но это того стоит. Когда есть понимание, ты четко понимаешь что делать с исследованием, что в нем должно быть.

Формулируйте или Уточняйте ЗАДАЧИ, не экономьте на этом. Результат будет.

© 2017, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.