Дебиторская задолженность – это деньги вашего предприятия, используемые вашими должниками. Почему этими деньгами пользуется кто-то, а не вы? Почему кто-то безнаказанно может не только долго и бесплатно пользоваться вашими деньгами, но и вообще никогда их не заплатить?

Если контрагент вашего предприятия – недобросовестный, то здесь всё ясно. Прямой путь в арбитражный суд для принудительного взыскания задолженности. Исключениями являются те случаи, когда вам не хватает нужных документов, подтверждающих наличие долга.
Если же контрагент и не отказывается заплатить, и всё же не платит, то это означает только то, что вы ему это позволяете. Вы, конечно же, не говорите ему: «Можешь не платить». Но именно вы предоставили клиенту возможность использовать ваши деньги.

Какими упущениями пользуются дебиторы

1. Даже если с клиентом заключён договор, предусматривающий начисление пени за просрочку платежа, то зачастую штрафные санкции намного дешевле банковского кредита. Очень часто в договорах штрафные санкции вообще не упоминаются, а расчёт делается на 395-ю статью Гражданского кодекса, предусматривающую начисление пени в соответствии с действующей учётной ставкой Центрального банка. Совсем смешно выглядят «популярные» штрафные санкции в размере 0,01% от суммы задолженности за каждый день просрочки платежа, то есть 3,65% годовых. Поэтому вашим дебиторам выгодно пользоваться вашими деньгами.

2. Убожество договоров о сделках. У одного из предприятий, которому я оказывал консалтинговые услуги, была неприлично большая просроченная дебиторская задолженность. Анализ типового договора, применяемого этим предприятием, показал, что должники правомерно могут задерживать платежи на полгода. При этом к ним не могут быть применены санкции. И хотя фактически задолженность является просроченной, доказать это невозможно.
Почему слишком часто отношения с контрагентами «регулируются» (без кавычек это слово здесь не употребить) убогими документами? Потому что вашим продавцам нужен факт заключения договора с клиентом, а не выручка и, тем более, не ваша прибыль. Им легче подписать «филькину грамоту», чем твёрдо отстаивать интересы предприятия и рисковать потерей в тот момент ещё потенциального клиента. А в результате ваши требования об оплате долга вырождаются в униженное уговаривание заплатить.

3. Отсутствие у вашего предприятия необходимых документов. Поинтересуйтесь в бухгалтерии все ли и своевременно ли поступают туда надлежащим образом оформленные со стороны клиентов акты приёмки-сдачи работ и накладные на поставки товаров. А если их вам «забыли» вернуть, и ваши работники не напряглись, чтобы добиться их возврата, то формально долга не существует. То есть из-за неконкретности обязанностей ваших работников, из-за отсутствия чётких правил сбора ими документов и долгов контрагенты бесплатно и безнаказанно пользуются вашими деньгами.

4. Наверно самое вопиющее упущение заключается в том, что дебиторов либо вообще не беспокоят, либо делают это так, что должник понимает: «Этим ещё долго можно не платить». У должника создаётся впечатление, что вашему предприятию не очень-то и нужны деньги. Почему? Ваши работники испытывают психологический дискомфорт. Им стыдно потребовать заработанные деньги. Зная внутренние проблемы вашего предприятия, они думают, что поступают нечестно, что они выпрашивают деньги за негодный товар. Они боятся обидеть представителей контрагента упрёком в необязательности. Поэтому лишь изредка, пересилив себя, они униженно мямлят и словно стоят с протянутой за подаянием рукой там, где обязаны требовать законно заработанные деньги.

5. Перечисление упущений можно продолжать и продолжать. Задумайтесь над этой проблемой! Вы обнаружите множество упущений, позволяющих должникам пользоваться вашими деньгами. Эта диагностика поможет вам понять, что надо менять для скорейшего возврата своих денег. Именно возврата, так как поставив товар или оказав услугу клиенту, вы дали ему деньги в долг.

Технология решения проблемы

Решая задачу минимизации дебиторской задолженности не надо заставлять работников, нахмурив брови грубить должникам. Вам надо не только вернуть свои деньги, но и не испортить отношения с клиентами заинтересованными в повторных покупках ваших товаров и услуг. Снабдите своих работников технологией истребования задолженности. Она должна включать в себя:

Детальные технологические инструкции, в которых описано: что, как, когда и почему надо делать, а также психологические аспекты. В них должны быть этапы от вежливого напоминания должнику, до применения законных мер принудительного взыскания.

Документарное обеспечение, включая комплект качественных типовых договоров на поставку ваших товаров и оказание услуг.

Подробное разъяснение юридического и экономического смысла ключевых пунктов вашего типового договора со ссылками на нормативные акты.

Положение о подготовке и сборе документов, необходимых не только для бухгалтерского учёта, но и для обращения в арбитражный суд или в коллекторское агентство.

Методическое пособие «Как преодолевать отговорки и защитные нападки клиентов».

А также другие материалы специфичные для вашего бизнеса.

***

Разработайте сами или закажите разработку и внедрение технологии истребования дебиторской задолженности. Эта инвестиция окупается очень быстро. Вы сможете развивать бизнес за счёт своих денег, а не кредитов банков. Вы будете пользоваться прибылью, а не любоваться цифрами в финансовой отчётности.

Вы сомневаетесь? Вы считаете, что у ваших клиентов «громкие имена» и у них работают крутые специалисты, с которыми вашим работникам не справиться? Бросьте! Ваши работники вооружённые технологией дадут фору любым должникам с раздутыми от спеси щеками.

Не откладывайте разработку технологии истребования дебиторской задолженности. Вы заработали свои деньги, так заберите их у должников!

© 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.