Евгений Михайленко

Кейс: Внедрение автоматизированной системы управления бизнесом на НПЗ

Предпосылки:

Крупный НПЗ в одной из стран СНГ. Управление выстроено по принципу «а-ля начало 80-х». То есть распоряжения отдаются или устно, или в виде бумажных приказов, отчетность об их исполнении также устная или в виде служебных записок. Система управления проектами практически отсутствует, компьютеры связаны в единую сеть, но никакого софта, за исключением 1С, позволяющего организовать слаженную совместную работу, нет, в лучшем случае, используется (и то не всегда) электронная почта.

Задача:

Организовать управление бизнесом с использованием современных технологий и информационных систем. Бюджет средний, сроки сжатые.

Предложенные решения (очень тезисно и сокращенно):

Объявить тендер на закупку соответствующего программного обеспечения. Поставщику выставлены следующие требования к софту:

1. Интеграция программного обеспечения с электронной почтой:

1.1. Возможность формирования задач непосредственно из электронных писем;

1.2. Автоматическая рассылка напоминаний о сроках на почту сотрудников;

1.3. Обязательна возможность вставить в тело задачи электронную переписку, электронные документы, презентации и тому подобные материалы;

1.4. Эффективная система навигации внутри платформы и возможность поиска по темам, проектам, адресатам, архивам и т.д.;

1.5. У ключевых менеджеров должна быть возможность отправить сообщение всем пользователям на электронную почту одновременно.

2. Интеграция программного обеспечения с приложениями MS OFFICE, а также иными распространенными программными продуктами, разными форматами данных, которая должна выражаться в:

2.1. Необходимо наличие возможности вставлять в тело задачи в соответствующем сообщении документы MS OFFICE;

2.2. Возможность вставлять в тело задачи файлы иных форматов (видео, тексты, картинки, фото, скриншоты, отчеты 1С и тому подобное);

2.3. Возможность копировать сообщения из программного продукта непосредственно в приложения MS OFFICE без промежуточной конвертации;

2.4. Возможность распечатки любого фрагмента или сообщения из системы (для пользователей, имеющих доступ к конкретным задачам).

3. Древовидная форма представления сообщений в задачах с возможностью создавать записи с вложениями в них на разных уровнях задач.

4. Должны быть следующие возможности доступа к программному обеспечению и задачам в нем:

4.1. Возможность работы с системой всех сотрудников компании, которые могут иметь отношение к групповой работе с задачами;

4.2. Возможность одновременной работы необходимого количества сотрудников;

4.3. Разграничение уровней доступа к различным задачам (возможность инициатору задачи определять, кто имеет доступ к конкретным задачам);

4.4. Возможность руководителю непосредственно видеть задачи всех своих подчиненных;

4.5. Возможность удаленного доступа к системе;

4.6. Возможность работы с программным обеспечением с мобильных устройств.

4.7. Техническая невозможность исполнителя редактировать текст и параметры задачи, а также удаления задачи или ее частей в поставленной ему задаче;

4.8. Система должна регулярно автоматически бекапироваться во избежание потери информации при аварийной ситуации.

5. Алгоритм постановки задачи должен включать следующие возможности:

5.1. Установить инициатора задачи (может не совпадать с тем лицом, которое непосредственно ставит задачу);

5.2. Установить заинтересованных в задаче лиц (для их информирования о наличии и ходе исполнения задачи);

5.3. Устанавливать одного или нескольких исполнителей по задаче. При этом, всем лицам, указанным в п.п. 5.1.-5.3. при запуске задачи должно направляться на почту автоматически сгенерированное сообщение соответствующего содержания;

5.4. Устанавливать сроки выполнения задачи (при необходимости – их переноса и корректировки);

5.5. Устанавливать приоритет задачи (низкий, средний, высокий);

5.6. Возможность закрытия задачи должна быть только у ее инициатора или назначенного им лица;

5.7. Необходима также поддержка функции приостановить задачу (если в дальнейшем она будет возобновлена);

5.8. Возможность удаления ошибочно поставленных задач.

6. С точки зрения функций программного обеспечения как базы данных, должно быть обеспечено следующее:

6.1. Система сохраняет все записи и приложенные документы.

6.2. При закрытии/завершении задачи, она не удаляется, а переносится в неактивные, при этом, доступ к задаче остается прежним (для тех же лиц, которые имели доступ к задаче, когда она была активна);

7. В плане организации и навигации между существующими задачами сортировка задач должна быть возможна по следующим параметрам:

7.1. Поставленные мной / поставленные мне / те, в которых я для информации;

7.2. По важности / по дате постановки / по дате завершения / по исполнителю / по инициатору.

8. С точки зрения интерфейса:

8.1. Интуитивный, понятный и не перегруженный излишними функциями интерфейс;

8.2. Запуск системы должен автоматически осуществляться одновременно с почтой, желательно в отдельной вкладке того же почтового клиента;

8.3. Выделение цветом или отметкой тех задач, в которых есть обновления, которые пользователь еще не видел, напоминание о сроках задач.

8.4. Если в Вашей компании трудятся люди разных национальностей, говорящие на разных языках, необходим также и мультиязычный интерфейс с возможностью переключения между языками.

9. Работа со статистикой:

9.1. Необходима возможность создавать статистические отчеты (по срокам; по исполнителям и так далее).

10. Наличие «защиты от дурака». Система должна максимально ограничивать возможность ошибки путем невозможности для пользователей осуществления некорректных действий. Для этого применяется ряд технических способов, в том числе, защита от редактирования определенных частей документов, не подразумевающих их изменения (редактируемые поля форм), невозможность логических ошибок (например, установить срок исполнения задачи задним числом и так далее) и другие способы.

Победителем конкурса был определен программный продукт «1С Битрикс 24».

На этом этапе мы по ряду причин покинули проект, а дальнейшей его реализацией занималась компания, которая на ранних этапах выступала нашим субподрядчиком, официальный представитель компании 1С в данной стране, но дальнейшую судьбу проекта мы отследили.

Результаты, итоги и выводы

Просто сухая статистика, постараемся писать без эмоций, итак, поводим итог, за 6 месяцев с момента подведения итогов тендера:

1. Интеграция программного обеспечения с электронной почтой – реализовано на 20%.

2. Интеграция программного обеспечения с приложениями MS OFFICE, а также иными распространенными программными продуктами – реализовано на 25%.

3. Древовидная форма представления сообщений в задачах с возможностью создавать записи с вложениями в них на разных уровнях задач – не реализовано вообще.

4. Возможности доступа к программному обеспечению и задачам в нем – реализовано менее чем на 50%.

5. Алгоритм постановки задачи – реализовано на 20%.

6. Функции софта как базы данных – реализовано на 80%.

7. Организации и навигация между существующими задачами – реализовано на 70%.

8. Интерфейс – реализовано на 50%.

9. Работа со статистикой – реализовано на 50%

10. Наличие «защиты от дурака» — реализовано на 70%.

Средний коэффициент реализации, таким образом, составил менее 43,5%. За 6 (шесть) месяцев!!! При том, что субподрядчик подписался под обязательствами осуществить все указанные работы и сдать их заказчику за 1 (один) месяц. Качество работы службы техподдержки производителя программного обеспечения можно оценить на 2 балла… по стобальной шкале, лучше бы ее не было вообще.

Выводы делайте сами. Мы для себя сделали выводы и про разработчика софта, и про его техническую поддержку, и про его официальных представителей.

Об эффективном внедрении изменений в компании Вы можете узнать на вебинаре Евгения Михайленко «Проверенные практикой эффективные технологии управления бизнесом и увеличения продаж»! Начало 27 ноября в 11-00. Успейте записаться по почте — education@mihico.ru или через форму на странице — http://mihico.ru/meropriyatiya/obshhij-vebinar/

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.