Евгений Михайленко
Когда необходимо переходить к системному управлению проектами
Отрывок из книги Е. Михайленко «Архитектура высокоэффективного бизнеса. Как перестать быть заложником обстоятельств и заставить бизнес работать на себя.»
Если Ваша компания активно рассматривает инструменты для системного управления проектами, Вы, вероятно, достигли стадии, на которой разрозненные проекты, спрос на ресурсы, и управление сроками привели к недостаткам существующей системы отчетности и к неэффективности бизнес-процессов. Типичные проблемы для такой ситуации:
• неверные или неэффективные решения по расстановке приоритетов,
• отнимающий большое количество времени сбор данных для управленческих отчетов,
• проблемы коммуникации, конфликты интересов, борьба за сферы влияния,
• отсутствие ответственных или неопределенная ответственность за конечный продукт,
• нехватка ресурсов и недостаток контроля в распределении и использовании ресурсов,
• отсутствие полной картины происходящего в компании, разрозненная и разобщенная информация о проектах,
• отсутствие измеримых и четко зафиксированных целей проектов в привязке к стратегии компании,
• неэффективное инвестирование,
• отсутствие эффективной системы контроля за исполнением как каждого проекта в привязке к стратегии компании,
• непоследовательный подход к планированию и управлению проектами.
Организации, которые успешно внедряют системное управление проектами, получили большинство или все из ниже перечисленных преимуществ:
• Стратегическое выравнивание по портфелю проектов. Выравнивание ресурсов в соответствии со стратегическими приоритетами является сложной задачей для любой организации. При помощи сбора информации о всей деятельности компании, как имеющей отношение к проектам, так и не имеющей, расстановка приоритетов и принятие решений может осуществляться достаточно эффективно. Четкая иерархия всех проектов в компании по приоритетности позволяет эффективно выделять и перераспределять ресурсы между проектами. Отмена проектов, имеющих низкую эффективность или заведомо неисполнимых, и исключение неконтролируемой деятельности – ключевые преимущества, которые можно получить при системном управлении портфелем проектов.
• Улучшение взаимодействия между подразделениями компании (различными компаниями в холдинге). Если процессы и инструмент для управления портфелем проектов просты в использовании, то они позволяют эффективно взаимодействовать командам из различных подразделений компании. Широкое использование инструмента для системного управления портфелем проектов позволяет в режиме реального времени отслеживать состояние каждого проекта в отдельности и всего портфеля проектов в общем, что дает руководителям и проектным менеджерам гарантию того, что бизнес-цели достигаются, причем достигаются должным образом.
• Совершенствование процесса принятия решений и отчетности. Эффективное системное управление портфелем проектов предоставляет мощные инструменты для бизнес-анализа и возможности составления отчетности, а также является единым источником достоверной информации. Это дает возможность получать более точную и свежую информацию для принятия управленческих решений. При системном подходе каждый участник не только знает и понимает свои цели, задачи и роль в рамках компании, но и четко понимает за что и какую ответственность несет как он лично, так и другие участники процесса. Повышается эффективность коммуникаций и снижается вероятность конфликтов интересов и борьбы за ресурсы.
• Рационализация процессов и шаблонов. Реализация общей системной структуры управления проектами с применением Stage-Gate подхода и несколькими ключевыми показателями (экономическое обоснование, план-график проекта, отчеты о статусах и так далее), позволяют стандартизировать общие процессы, в тоже время оставляя возможность выбора для отдельных проектов индивидуальной методологии в соответствии с потребностями.
• Повышение эффективности бизнеса. Использование инструментария системного управления портфелем проектов позволяет сделать реализацию процессов в компании более предсказуемой и позволяет устранить неструктурированное хранение и обработку данных.
• Повышение эффективности инвестирования в проекты. При системном подходе к управлению, когда каждый проект рассматривается с точки зрения приоритетности в рамках стратегии компании и связи с другими проектами, исчезает вероятность инвестировать в заведомо бесполезные, убыточные проекты или инвестировать в проекты, неприоритетные для компании.
Как видите, эти преимущества системного управления проектами крайне убедительны. Важно понимать, что даже само внедрение системного управления проектами является самостоятельным проектом.
Наиболее распространенной причиной неудач при внедрении системного управления проектами в компаниях является пренебрежение внедрением отработанных формализованных бизнес-процессов одновременно с внедрением инструмента по системной работе с портфелем проектов или недостатком финансирования. Также критическую важность имеет и то, какое техническое решение Вы используете, поэтому крайне важно найти такое техническое решение, которое может предоставить сочетание проверенного практического опыта управления портфелем проектов и всеобъемлющее, гибкое решение, которое будет без лишнего сопротивления принято сотрудниками Вашей компании. Также важна и твердая решимость первых лиц компании в необходимости внедрения этой системы и желание дойти в этой решимости до необходимого логического конца терпение и готовность к изменениям. Полумеры не дадут ожидаемого положительного эффекта. Как мы уже отмечали ранее, эффективность всей системы будет равняться эффективности самого слабого звена.
© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.
Leave A Comment
You must be logged in to post a comment.