Отрывок из книги А. Кожемяко «Эра умных продаж — аудит своими силами.»

Запрашиваемые документы

Перед началом аудита команде следует запросить следующие документы:

1. Стратегия развития компании.

2. Отчет о прибылях и убытках.

3. Отчет о движении денежных средств.

4. План капиталовложений (инвестиционный план).

5. Маркетинговый план.

6. План продаж.

7. План управления товарными запасами.

8. Организационная структура.

9. Штатное расписание.

10. Доступ к клиентской базе.

11. Система оплаты труда (мотивационная схема) с указанием KPIs.

Без анализа документов аудит получится однобоким, а его результат – недостоверным. Нельзя полагаться на одно лишь экспертное мнение сотрудников отдела продаж и маркетинга, ведь «человеческий фактор» никто отменял (человеческий фактор – ни что иное, как способность людей «подмешивать» свое эго в анализ ситуации, искажая результаты). В отличие от цифр, у людей всегда есть цели, и эти цели совсем не обязательно совпадают с целями компании. Кроме того, люди могут просто не видеть тех взаимосвязей, которые способна выявить команда аудита путем сопоставления цифр с мнениями сотрудников компании, выявленными в ходе опросов.

Программа аудита

Программа аудита представляет собой список задач, которые необходимо выполнить команде, чтобы получить требуемую программу преобразований в коммерческом блоке.

Несомненно, качество рекомендаций зависит от многих факторов: опыта участников, открытости коллег, которые предоставляют необходимую информацию проектной команде аудита, стадии групповой динамики, в которой работает команда. Очень много зависит от лидера – как распределены обязанности в команде аудита, насколько качественно поставлена работа с заказчиком, насколько эффективно преодолеваются психологические факторы, мешающие работе – командное соглашательство, ошибка атрибуции, капитанизм, усталость от принятия решений… И, конечно, успех команды во многом определяет качество планирования и обратной связи в группе. Обо всем поговорим дальше.

Пока что «зацепим» лишь один важнейший момент, который следует учесть при планировании – трудозатраты на каждую задачу аудита. Прежде, чем осуществлять планирование, нужно «прикинуть» трудозатраты. Обычно «веса» принято оценивать в баллах от 1 до 10. Однако я рекомендую перенять опыт разработчиков системы планирования Scrum и производить оценку трудозатрат с использованием последовательности Фебоначчи. Ряд Фебоначчи – это последовательность чисел, в которых каждое последующее число равно сумме двух предыдущих: 0, 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34… Все дело в том, что человеческий мозг – не вычислительная машина, и ему трудно уловить разницу между, скажем, 5 и 6 или даже между 8 и 10. Получается, что вроде бы веса выбраны разные, а различие трудоемкости неявно, слабоуловимо… И ряд Фебоначчи прекрасно решает эту задачу! Как правило, для нашей оценки хватает чисел от 1 до 21, то есть 7 членов ряда – вполне достаточно.

Ниже привожу программу аудита с указанием фактора трудоемкости. В дальнейшем мы разберем всю технологическую последовательность аудита подробнее, подробно рассмотрим каждый пункт. Рассмотрение под микроскопом не обещаю, для этого одной книги явно не достаточно. Да и цель у нас иная – книга написана для практиков бизнеса, в задачу которых не входит разработка методологии. Им нужен результат. Поэтому, рассмотрим каждый пункт лишь с той степенью детализации, которая необходима сотрудникам компаний для проведения аудита. В этом я, как автор, вижу свою задачу.

© 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.