Евгений Михайленко

Пример оптимизации структуры и процессов компании

Отрывок из книги Е. Михайленко Архитектура высокоэффективного бизнеса. Как перестать быть заложником обстоятельств и заставить бизнес работать на себя.

С самого начала, опять же, оговорюсь, что нет и быть не может универсальных решений. Одна из самых больших ошибок в оптимизации бизнес-процессов — пытаться подогнать конкретную ситуацию в конкретной компании под некие шаблонные универсальные решения.

Все, что будет отражено в настоящей главе, разработано для отдельного конкретного бизнеса, его особых условий, в его уникальном внешнем окружении и со своей внутренней структурой. Смысл данной главы — не дать некие общие шаблоны, которые годятся для применения в любой ситуации, а обрисовать, как строится система взаимосвязей в бизнес-процессах конкретного бизнеса, отразить, как выглядят бизнес-процессы компании и на наглядном примере показать, как они системно описываются и внедряются.

Я намеренно пошел на существенное упрощение приводимой ниже системы бизнес-процессов, уменьшение количества и укрупнение детализации отдельных функций по отношению к реальности, дабы не перегружать книгу не столь существенными деталями.

Шаг 1. Определяем внешние функции бизнеса (что бизнес предлагает рынку), в нашем конкретном случае это следующие услуги:

1. Услуги в области проектирования:
 Проектирование инженерных систем и сетей, градостроительное проектирование и планирование, технологическое проектирование объектов производственного назначения, технологическое проектирование объектов инфраструктуры транспорта, связи и коммуникаций, строительное проектирование и конструирование, проектирование инженерных систем и сетей, разработка ТЭО и ПСД на все виды проектирования.

2. Общестроительные и строительно-монтажные работы:
 Обустройство временной инфраструктуры, все виды земляных работ, все виды фундаментных работ, возведение зданий и сооружений, прокладка коммуникаций и подключение к инженерным сетям, монтаж внутренних инженерных сетей, внутренние и наружные отделочные работы, ввод обьектов в эксплуатацию.

3. Услуги в области монтажа:
 Монтаж закрытых и наружных электроустановок, монтаж КИПиА во всех типах зон, монтаж заземления.

4. Услуги в области пуско-наладочных работ (ПНР):
 ПНР электрооборудования, ПНР КИПиА, ПНР систем заземления.

5. Услуги в области эксплуатации, технического обслуживания и ремонта:
 Все виды работ и услуг, связанных с эксплуатацией, техническим обслуживанием и ремонтом промышленных обьектов, зданий и сооружений, а также электроборудования и КИПиА, обучение персонала заказчика работе и обслуживанию эксплуатируемого электрооборудования и КИПиА.

6. Услуги электролаборатории (ОТК) с выдачей отчетов:
 Приемосдаточные испытания электроустановок, эксплуатационные испытания электроустановок, сличительные испытания электроустановок, контрольные испытания электроустановок, визуальный осмотр электрооборудования и электроустановок.

7. Услуги учебного центра по подготовке, переподготовке и повышению квалификации в области строительства, энергетики на производственных объектах и объектах повышенной опасности:
 Подготовка, обучение и проверка знаний инженерно-технического и рабочего персонала по вопросам промышленной безопасности с выдачей квалификационного удостоверения с присвоением группы допуска и выдачей квалификационного удостоверения, обучение по безопасности и охране труда с выдачей квалификационного удостоверения.

8. Услуги по аутсорсингу и аутстаффингу (временному предоставлению персонала):
 Управленческий персонал, высококвалифицированный персонал, (в том числе, экспаты), производственный персонал, обслуживающий персонал, любой иной необходимый персонал.

В результате первого шага мы определились с тем, что мы делаем. Переходим к следующему вопросу, как мы это делаем.
Итак, начнем двигаться снизу вверх, от отдельных бизнес-процессов к структуре. При построении системы необходимо пользоваться следующим принципом:
определяем что мы делаем (для основных бизнес-процессов это конечный рыночный продукт, для вспомогательных – внутренний продукт)
->
определяем как мы это делаем (карты бизнес-процессов)
->
определяем кем мы это делаем (организационная структура бизнеса)

Шаг 2. В соответствии с функциями определяем перечень бизнес-процессов и группируем их по видам:

1. Коммерческие (продажи):
 Привлечение клиентов
 Организация участия в тендерах
 Прохождение аудитов, необходимых для клиентов
 Управление договорами с клиентами
 Переговоры с клиентами по вопросам заключения / изменения / пролонгации / расторжения договоров
 Развитие клиентской базы
 Повышение лояльности клиентов

2. Финансовые:
 Бюджетирование общее
 Бюджетное планирование
 Контроль плановых финансовых показателей
 Коррекция бюджета
 Обеспечение cash-flow
 Обеспечение сохранности активов и экономическая безопасность
 Организация финансового документодвижения
 Утверждение платежей и расходов

3. По управлению портфелем проектов:
 Руководство портфелем производственных проектов из головного офиса
 Оценка новых проектов
 Управление проектными и сайт-менеджерами
 Контроль и отслеживание хода реализации проектов, документации, подготовки производственных отчетов и т.д.
 Переговоры с клиентами по производственным вопросам
 Согласование счетов, выставляемых клиентам
 Планирование требуемых ресурсов (в том числе: трудовых, инструментов и так далее)
 Управление снабжением проектов инструментами, материалами, транспортировкой
 Посещение производственных площадок, в т.ч. оценка в целях запуска новых проектов

4. По управлению отдельными проектами:
 Планирование и структурирование реализации проекта
 Назначение и управление проектной командой
 Планировании и управление проектным бюджетом
 Планирование и исполнение календарного плана проекта
 Отслеживание хода реализации проекта
 Определение проектных рисков
 Обеспечение проекта достаточными ресурсами
 Встречи с клиентам по техническим вопросам

5. Административные:
 Обеспечение сохранности материальных активов
 Подведение итогов тендеров (в которых компания выступаем закупщиком)
 Решение бытовых вопросов в компании
 Техническое обеспечение работы офиса
 Транспортное обеспечение
 Организация работы учебного центра

6. Бухгалтерские:
 Выставление счетов
 Обработка заявок на наличные средства
 Контроль платежей
 Начисление и выплата з/п
 Расчеты по командировкам
 Осуществление платежей контрагентам
 Обработка полученных счетов
 Учет материальных расходов

7. По учету рабочего времени производственного персонала:
 Ведение ежедневного табеля
 Отчеты об отсутствии персонала, подготовка очтетов
 Обработка больничных листов
 Управление отпусками без сохранения заработной платы
 Составление ежемесячных отчетов
 Управление талонами на питание

8. Производственно-технические:
 Обеспечение всеми необходимыми для работы с клиентами данными и расчетами
 Оценка отчетов о ходе выполнения проектов и подготовка материалов к выставлению счетов
 Контроль точности отчетов
 Планирование ресурсов
 Создание и внедрение форм отчетности, заполняемой проектными и сайт-менеджерами

9. В области управления качеством:
 Оценка объема работ
 Контроль осуществления работ на соответствие стандартам/требованиям
 Подготовка отчетности к приемке по качеству
 Подготовка и осуществление плана ежедневных инспекций
 Отражение проведенных инспекций в соответствующей отчетности
 Обеспечение наличием сертификатов всего поставляемого оборудования
 Осуществление предварительных и послеустановочных измерений
 Проверка сделанных подключений и расключений

10. В области охраны труда:
 Обеспечение проведения вводных и повторных инструктажей для сотрудников
 Осуществление обучений и тренировок
 Организация и проведение профилактической работы по предупреждению производственного травматизма, созданию здоровых и безопасных условий труда, инспекция рабочих мест, аудит территории
 Участие в расследовании несчастных случаев
 Участие в рассмотрении писем, жалоб и заявлений работников по вопросам охраны труда
 Организация проведения обучения сотрудников для получения пропусков, учет движения пропусков на производственные площадки
 Информирование сотрудников компании об изменениях в законодательных и нормативных актах по охране труда
 Составление отчетности по установленным формам
 Обеспечение подразделений инструкциями, плакатами и другими наглядными пособиями по охране труда
 Контроль за своевременной выдачей средств индивидуальной защиты, инспекция материалов и механизмов (средства пожаротушения, страховочные пояса и электроинструменты и т.д.) на предмет безопасного использования
 Организация безопасного передвижения транспорта и доставка сотрудников до места проведения работ и обратно

11. В части услуг лаборатории:
 Входной контроль качества материала заказчика
 Входной контроль качества собственного материала
 Окончательный контроль качества выполненных работ
 Подготовка документации по качеству
 Промежуточный контроль качества выполняемых работ

12. В части документооборота:
 Ведение бумажного архива
 Ведение нормативной базы компании
 Ведение протоколов совещаний
 Ведение электронного архива
 Контроль за сроками поручений
 Контроль согласования
 Обеспечение обмена информацией
 Организация согласования, подписания и доставки документов
 Создание типовых форм документов

13. В снабжении:
 Закупка ТМЦ
 Выдача ТМЦ
 Прием ТМЦ
 Движение ТМЦ на складе
 Инвентаризации
 Обработка заявок на материалы и СИЗ (средства индивидуальной защиты)
 Списание ТМЦ

14. В сфере безопасности:
 Обеспечение информационной безопасности
 Обеспечение сохранности ТМЦ
 Проверка новых контрагентов
 Проверка принимаемых сотрудников
 Работа с внешними рисками
 Работа с внутренними рисками

15. В сфере кадров:
 Введение в должность новых сотрудников
 Ведение кадрового резерва
 Карьерное планирование сотрудников
 Медицинская страховка
 Мотивация персонала
 Hайм сотрудников
 Обучение сотрудников
 Отпуска
 Отчетность в государственные органы
 Оформление организационных изменений
 Получение обратной связи от сотрудников
 Оформление разрешения на работу иностранцев
 Внедрение и поддержание системы рационализации
 Увольнение сотрудников
 Урегулирование конфликтов
 Консолидированный учет рабочего времени

16. В IT
 Служба технической поддержки
 Взаимодействие с техническими аутсорсерами
 Закупки для ИТ нужд
 Информационная безопасность (организационная)
 Информационная безопасность (техническая)
 Обучение персонала работе с новым ПО
 Организация рабочих мест новых сотрудников (техническая)
 Плановое обслуживание оргтехники
 Проектные работы
 Создание инструкций и регламентов пользования ПО

17. В области обучения персонала:
 Подготовка, обучение и проверка знаний ИТР и рабочего персонала по вопросам промышленной безопасности с выдачей квалификационного удостоверения
 Обучение и подготовка правилам технике безопасности при работе в электроустановках напряжением до и выше 1000В с присвоением группы допуска и выдачей квалификационного удостоверения
 Обучение по безопасности и охране труда с выдачей квалификационного удостоверения

Далее определяем общие бизнес-процессы, которые относятся ко всем подразделениям (в которых владельцем может быть любое подразделение):
 Разработка новых и коррекция существующих бизнес-процессов
 Разные бизнес-процессы, пока не отнесенные к подразделениям (зарезервировано для бизнес-процессов, которые в ходе описания не приписаны к конкретному владельцу, но будут приписаны позднее)

Шаг 4. В соответствии с получившейся структурой составляем карты бизнес-процессов по каждому процессу в отдельности.

Обязательно следуем правилам описания бизнес-процессов, приведенным в предыдущей части настоящей книги! Еще раз перечислим на каких принципах описываются бизнес-процессы (БП):
1. Если нет описанного БП, то нет и такой функции. То, что не названо — не существует;
2. Нет БП и этапов без ответственных за них лиц;
3. Нет этапа без срока;
4. У каждого этапа есть физический результат;
5. Каждый этап закончен только после принятия результата следующим по БП подразделением;
6. Нет БП и этапов, которые никто не принимает;
7. БП пишутся под функции, а не под структуру или конкретных сотрудников, первичны функции, от них строятся БП, от БП структура, от структуры – персоналии сотрудников;
8. Все БП пишутся КАК ДОЛЖНО БЫТЬ, а не как есть по факту в текущий момент, необходимо вообще по возможности забыть о том, как есть сейчас, и в оставаясь в рамках реальности сконцентрироваться только на том, как должно быть.
9. БП обязательны к исполнению, если необходимо их менять – они немедленно меняются, но до изменения они строго соблюдаются.

В настоящей книге я, разумеется, не стану приводить схемы всех бизнес-процессов, поскольку ограничен разумным объемом издания. Но это и не страшно. Главное – понять, как эти схемы формируются и формализуются, как они действуют в условиях реального бизнеса.

Шаг 5. Определение организационной структуры бизнеса (структура создается последней исходя из того, что определено бизнес-процессами, которые в свою очередь, определяются функциями)

© 2015 — 2016, Ассоциация экспертов системного менеджмента «МихиКо». Все права защищены.